Einrichten von Benutzern und Zugängen

 

 

Im Rahmen Ihrer erworbenen Lizenzen können Sie selbst neue Kleos-Benutzer und Nutzerkonten anlegen. Dazu bietet Ihnen Kleos verschiedene Möglichkeiten.

Der Nutzerkontenassistent

Diese Funktion führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess zur Anlage eines neuen Kanzleimitarbeiters und erstellt dabei auch ein Kleos-Benutzerkonto mit Zugriffsrechten auf die unterschiedlichen Funktionsbereiche. Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Kanzlei > Kanzleimitarbeiter > Nutzerkonten-Assistent.

 

 

 

 

 

Zunächst füllen Sie die persönlichen Angaben zum neuen Mitarbeiter aus. Der Beteiligtencode ist kein Pflichtfeld, kann aber nützlich bei der späteren Arbeit mit Dokumentvorlagen sein. Aus diesen Angaben wir in Kleos ein neuer Beteiligter erstellt, der aufgrund seiner Definition als Kanzleimitarbeiter einige Besonderheiten aufweist. Z.B. kann er einer Akte als Bearbeiter zugewiesen werden (s. Parteien – Kanzleimitarbeiter)

Im nächsten Schritt vergeben Sie nun die Daten zum Nutzerkonto des Mitarbeiters, mit denen sich dieser von nun an in Kleos anmelden kann. Bezgl. des Passworts ist es zu empfehlen, dass jeder Kleos-Nutzer sein Passwort nach der ersten Anmeldung ändert und dieses neue Passwort auch niemandem mitteilt. Nut so kann die erforderliche Datensicherheit gewährleistet und Missbrauch vermieden werden. Bitte achten Sie auch darauf, dass eine gültige, durch den Nutzer abzurufende E-Mail-Adresse angegeben wird, da diese z.B. zur Wiederherstellung eines verlorenen Passworts benötigt wird.

 

 

 

 

 

Im nächsten Schritt vergeben Sie nun den Zugriff auf die unterschiedlichen Funktionsbereiche von Kleos, indem Sie jeden Bereich aktivieren, auf den der neue Nutzer Zugriff haben soll. Dabei zeigt Ihnen die Tabelle auch an, wie viele Lizenzen Sie schon vergeben haben und wie viele Ihnen insgesamt für den jeweiligen Bereich zur Verfügung stehen.

Je nachdem, welche Version von Kleos Sie benutzen (Essential, Professional, Business), stehen Ihnen unterschiedliche Funktionsbereiche zur Verfügung.

 

 

 

 

 

 

Klicken Sie zum Abschluss auf „Fertig“, wenn Sie nur diesen einen Benutzer anlegen wollen oder auf „Fertig & Weiter“ um im Anschluss gleich noch einen weiteren Benutzer zu erstellen.

Neuanlage eines Kanzleimitarbeiters

Sie können einen neuen Mitarbeiter auch über die Funktion + Neu im gleichen Fenster anlegen. Es öffnet sich das normale Beteiligtenfenster (s. Das Beteiligtenfenster), in dem Sie alle Informationen zum neuen Mitarbeiter hinterlegen können. Besonderheit ist die Registerkarte „Konto“, die Ihnen bei sonstigen Beteiligten nicht zur Verfügung steht.

Hier können Sie nun ein neues Nutzerkonto erstellen, so wie Sie es schon vom Nutzerkontenassistenten kennen oder ein bereits vorhandenes Nutzerkonto zuweisen.

 

 

 

 

 

 

Im Anschluss daran ist der Prozess abgeschlossen, allerdings hat der neue Benutzer nun noch keine Zugriffsrechte auf die einzelnen Funktionsbereiche.

Diese müssen Sie ihm nun in einem zweiten Schritt unter Einstellungen > Kanzlei > Verträge & Berechtigungen > Modulverwaltung zuweisen.

 

 

 

 

 

 

Kanzleimitarbeiter ohne Nutzerkonto

Es gibt auch Situationen, in denen es sinnvoll sein kann, einen neuen Kanzleimitarbeiter anzulegen, ihm aber kein Nutzerkonto und somit einen Zugriff auf Kleos zu erlauben.

Ein Beispiel dafür ist ein Unterbevollmächtigter oder ein Korrespondenzanwalt, der kein Mitarbeiter Ihrer Kanzlei ist, mit dem Sie aber regelmäßig zusammenarbeiten. Diesen möchten Sie nun zu Zwecken der statistischen Auswertung oder zur Erleichterung der Abrechnung den Akten in seiner Funktion zuweisen, ohne ihm allerdings gleichzeitig Zugriff auf das gesamte System zu gewähren.

In diesem Fall legen Sie diese Person wie oben beschrieben an, wählen unter „Konto“ allerdings die Option „Ohne Konto“.

 

 

 

Profile

Unter Einstellungen > Beteiligte > Profile können Sie vorhandene Profile einsehen und neue hinzufügen. Profile sind eine Sammlung von Feldern, die Sie selbst definieren können, um sie dann später bestimmten Beteiligten zuzuweisen.

Systemseitig sind zwei Profile voreingestellt: Abrechnungsmandant und Lieferant, de facto also ein Debitoren- und ein Kreditoren-Profil. In einem Profil enthalten sind Informationen, die man nur unter bestimmten Voraussetzungen braucht, die dann aber sehr wichtig sind, hier z.B. die Gäubiger-ID und die USt.-Nummer im Lieferantenprofil.

 

 

 

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Full Kleos Manual
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