INTRODUCTION

Ce document présente la nouvelle plateforme sécurisée de partage de documents Kleos Connect. Nouvelle fonctionnalité majeure livrée avec Kleos 5.0.20 le 29 aout 2016.

NOTE : des films commentés sont présents au sein de ce document pour vous expliquer comment mettre en place et exploiter ces nouvelles fonctionnalités. Pour les visualiser, il vous suffit de cliquer sur les liens s’affichant dans le guide.

Des sessions de formations en ligne gratuites sont accessibles sur notre site Internet pour vous former sur ces nouveautés:
http://formation.wkf.fr/lamylog-kleos/

Vous êtes maintenant plus de 3.200 à utiliser Kleos en France et nous vous en remercions.

Lamy Logiciels

UTILISATION DE KLEOS CONNECT

Kleos vous donne désormais accès à sa nouvelle plateforme d’échange sécurisés de documents.

Cette plateforme web, permet d’échanger avec les parties extérieures de ses dossiers directement depuis Kleos en limitant les échanges d’Emails.

En effet, au lieu d’envoyer des Emails avec des pièces jointes lourdes, vos contacts recevront des Emails de notifications. Vos contacts n’auront alors qu’à cliquer sur ces liens pour se rendre sur un site web protégé pour accéder aux documents que vous souhaitez partager.

CONFIGURATION DE KLEOS CONNECT

Kleos Connect se configure en quelques clics. Voici comment procéder.

Pour bénéficier de cette fonctionnalité de partage de document il faut bénéficier du module « Collaboration Portal » présent dans la « Gestion de contrats ».

Voici un petit film vous expliquant comment activer dans la Configuration ce module pour vos utilisateurs : Cliquez ICI

 

Il est également possible de personnaliser les informations de contacts dans les Emails de notifications qui seront envoyés aux personnes extérieures au cabinet. Pour cela CLIQUEZ ICI

Ici vous pourrez renseigner :

– Le nom de votre cabinet (tel qu’il apparaitra dans les Emails aux personnes extérieures)

– Le numéro de téléphone contact (le même pour tous les Emails envoyés aux personnes extérieures)

– L’adresse Email contact (la même pour tous les Emails envoyés aux personnes extérieures)

                                     

 

Une fois que vous avez activé le module vous pouvez depuis Kleos :

1. Partager des documents,
2. Ajouter des commentaires à vos documents partagés,
3. Accepter/refuser des documents ajoutés par des contacts extérieurs au cabinet.

PARTAGER UN DOCUMENT

VIDEO D’UTILISATION 1 CLIQUEZ ICI
VIDEO D’UTILISATION 2 CLIQUEZ ICI
VIDEO D’UTILISATION 3 CLIQUEZ ICI

Pour partager un document avec une ou plusieurs personnes extérieures au cabinet sélectionnez, depuis le dossier Kleos souhaité, un ou plusieurs documents.

 

Cliquez sur le bouton « Partager »

Sélectionnez ensuite les personnes du dossier avec qui partager les documents. Modifiez leurs adresses Email à la volée si nécessaire.

Partager un document avec une partie extérieure au cabinet va générer une notification par Email automatique.

NOTE : les membres du cabinet ne recevront PAS de mails de notifications. Seules les personnes extérieures, ne disposant pas de Kleos, recevront des Emails automatiques de notification. Pour les membres du cabinet, les notifications seront directement accessibles depuis Kleos.

Cette personne pourra alors, directement depuis un lien présent dans l’Email de notification qu’elle aura reçu, accéder au document partagé. La personne sera redirigée automatiquement vers le site web sécurisé.

Afin d’accéder au(x) document(s) partagé(s), les personnes extérieures au cabinet auront besoin de créer un compte sur la plateforme Kleos Connect lors de leur première connexion.

                                              

 

Des informations basiques seront demandées :

– Nom,
– Prénom,
– Adresse email,
– Mot de passe (X2)

NOTE : La personne extérieure sera la SEULE à connaitre ses identifiants de connexion à Kleos Connect, en aucun cas vous n’y aurez accès.
Si une personne extérieure oublie ses identifiants elle pourra alors très simplement les réinitialiser.

Si cette personne dispose déjà d’un compte alors elle aura juste à se connecter avec ses identifiants personnels préalablement créés pour accéder au contenu partagé.

 

                                            
                                Image : Page de connexion à Kleos Connect pour une personne disposant déjà d’un compte.

LA PLATEFORME KLEOS CONNECT

VIDEO D’UTILISATION 2 CLIQUEZ ICI

Le site Kleos Connect est organisé en 3 pages principales :

Le bureau Kleos Connect: regroupe la liste des activités sur Kleos Connect. (historique de l’activité sur le site web).

Les dossiers : la liste des dossiers partagés par le cabinet avec les personnes extérieures. Chaque dossier regroupera le ou les documents partagés.

Les documents : la liste des documents partagés par dossier avec visualisation.

                           

 

Le bureau Kleos Connect (page d’accueil) récapitulant toutes les actions effectuées sur le portail par le client et l’avocat responsable.

La personne extérieure pourra se rendre dans les dossiers partagés, et pour chacun visualiser tous les documents partagés.

Pour chaque document partagé les visualiser directement depuis Kleos Connect (pré visualisation). Les formats pré visualisables sont les suivants :

– Excel
– Word
– PowerPoint
– PDF
– Images

                                           

 

La personne extérieure peut:

     – Envoyer un document au cabinet,

     – Ajouter des commentaires sur un document partagé,

En effet il est possible, depuis le dossier partagé, pour une personne extérieure d’envoyer un document au cabinet (exemple : annotations sur version de document).

Les documents envoyés par une personne extérieure au cabinet depuis Kleos Connect ne sont pas directement importés dans Kleos, le membre du cabinet doit d’abord les accepter. Pour cela, ceux-ci transitent, depuis le dossier Kleos concerné, dans un répertoire de document temporaire.

Ce répertoire temporaire regroupera tous les documents reçu pour un dossier, et permettra à l’avocat d’accepter ou d’en refuser l’import dans Kleos.

Pour envoyer un document au cabinet c’est très simple. La personne extérieure se rend dans un dossier puis clic sur le bouton « Envoyer un document ». elle pourra ensuite glisser déposer dans la page web depuis son bureau Windows un document OU cliquer sur le bouton « Choisir Fichier » et ajouter le fichier souhaité. 

 


Un commentaire accompagnant l’ajout de document pourra être laissé pour indiquer à l’avocat quel est l’objectif de l’ajout du document.

LES ACTIONS & NOTIFICATIONS DANS KLEOS

VIDEO D’UTILISATION 3 CLIQUEZ ICI

Coté Kleos, depuis le dossier d’origine, lors de l’ajout d’un document par une personne extérieure, un nouveau répertoire apparaitra depuis la liste des répertoires à gauche de votre écran.

Vous recevrez une notification depuis le dossier Kleos vous indiquant qu’un nouveau document vous a été envoyé par une personne extérieure au cabinet. Disponible depuis le répertoire « Téléchargé par les parties externes » (arborescence répertoire à gauche de votre écran).

 

Si vous l’acceptez, depuis la barre de bouton en haut à droite de votre écran, alors ce document rejoindra la liste des documents du dossier et sera donc consultable par tous.

 

Si vous le « supprimé » alors le document disparaitra du répertoire et de votre dossier Kleos. Il aura été refusé à l’import.

A chaque fois qu’une personne extérieure fera des modifications sur un document partagé, une notification apparaitra à l’écran pour vous informer d’une activité.

 

Lorsque vous passerez votre souris sur le centre de notifications (icône cloche),

 

Depuis chacune des notifications vous pourrez soit en visualiser le contenu, soit la supprimer de la liste des notifications. Chaque utilisateur du cabinet disposant des droits d’accès à Kleos Connect aura des notifications propres sur les documents qu’il a partagés avec des personnes extérieures au cabinet.

Kleos affichera la fenêtre de partage correspondante. Depuis celle-ci vous pourrez décider qui des membres du cabinet recevront les notifications, depuis « option de partage ».

 

 

La fenêtre de partage s’affichera alors, depuis l’onglet « Notifications » vous pourrez choisir qui, au sein de votre cabinet, sera notifié des actions effectuées sur Kleos Connect. 

 

 

Par exemple vous pouvez décider de notifier toutes les personnes du cabinet intervenant dans la gestion d’un dossier précis. Cela peut, lors de l’absence d’un des intervenants au dossier, de permettre un bon suivi client.

Depuis le 3eme onglet « Historique » vous aurez accès à toute l’activité passée par document : partage, notification, commentaire…

 

 

 

 

05/01/2017