Cette fonctionnalité (introduite avec Kleos 6.2 en mars 2018) a pour objectif de vous aider dans la réalisation de vos bordereaux de communication de pièces.

Rassemblez vos pièces dans un “conteneur”, organisez les dans l’ordre souhaité, appliquez un tampon, créez une page d’index et générez votre bordereau au format .PDF (en un seul ou plusieurs fichiers), avec des signets.

Si le module est activé, vous voyez apparaître « Nouveau conteneur »  dans l’onglet Documents des dossiers.

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Si le bouton Nouveau conteneur n’apparait pas, vous devez obtenir et/ou activer le module.

Vous trouverez les informations nécessaires dans la section Activer ou obtenir la fonctionnalité E-Tampon en bas de cette page.

La fonctionnalité E-Tampon repose sur le concept de “conteneur”.

 Un conteneur rassemble plusieurs documents et permet de les transformer en PDF, d’y ajouter un tampon et de constituer un index (bordereau)

Un conteneur peut être crée en plusieurs étapes, enregistré en brouillon afin de le finaliser ultérieurement.

 

Les conteneurs en format final (c’est à dire dont les fichiers de sortie ont été générés au moins une fois) et ceux au format brouillon sont visibles, dans chaque dossier, depuis le nouveau menu en bas à gauche de votre écran « Conteneurs (assembleur de doc.) » :

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Depuis ce menu, vous pouvez créer un nouveau conteneur, le modifier ou en supprimer (supprimer un conteneur ne supprimera pas les fichiers de sortie s’ils ont été générés)  :

 

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C’est une étape obligatoire pour générer le(s) fichier(s) de sortie au format .PDF et le bordereau.

Pour créer un conteneur, sélectionnez un ou plusieurs documents de votre dossier (pour sélectionner plusieurs documents, maintenez la touche « Ctrl » de votre clavier et cliquez sur les fichiers que vous souhaitez intégrer).

Une fois votre sélection faite, cliquez sur le bouton « Nouveau conteneur».

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La fenêtre d’un conteneur se présente de la façon suivante :

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Lors de la création d’un nouveau conteneur ou lors de l’ajout d’un nouveau document, Kleos effectue une pré-conversion PDF à la volée.

Durant cette opération, qui dépend de la taille et du nombre, chaque document est précédé d’une flèche verte, puis du symbole PDF.

Durant la pré-conversion vous pouvez modifier les réglages (document final, tampon) mais  ne pouvez pas enregistrer le conteneur ni générer les PDF de sortie.

La fenêtre d’un conteneur vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • Ajouter un nouveau fichier/document à votre bordereau en construction, dans le cas où vous n’auriez pas pré sélectionné tous les fichiers requis,
  • Effacer des fichiers de votre bordereau en construction (en fait il s’agit de les retirer du conteneur, les fichiers ne sont évidemment pas supprimés),
  • Trier/ordonner les différents documents de votre bordereau en construction (Monter / Descendre),
  • Pré visualiser le contenu des différents fichiers afin de vérifier que vous ajoutez bien le fichier souhaité, depuis le panneau de droite,
  • Définir les paramètres des fichiers de sortie et du bordereau via l’onglet Document final,
  • Définir les paramètres de tamponnage via l’onglet Tampon,
  • Enregistrer le conteneur et Générer les fichiers de sortie

Si des conteneurs existent déjà dans votre dossier, Kleos propose de commencer la numérotation des documents du nouveau conteneur par le dernier numéro trouvé +1

Vous pouvez également forcer le numéro du 1er document du conteneur (n° 999 maximum).

Tous les autres documents du conteneur seront numérotés automatiquement à partir de ce numéro.

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Dans la colonne « Nom dans le doc. final » vous pourrez indiquer un nom différent de celui du fichier d’origine.

Il s’agit du nom exact que doit porter votre pièce, il sera notamment utilisé dans le bordereau et dans les signets qui seront insérés dans les PDF de sortie.

 

Cliquez directement dans la colonne pour modifier le nom final (vous ne pouvez pas modifier le nom d’origine).

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Si vous ajoutez à votre conteneur un fichier/document qui a déjà été ajouté à un autre conteneur, Kleos vous l’indiquera via une icône alerte (triangle orange) présente sur le fichier concerné :

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Cette fenêtre d’alerte (non bloquante) vous indiquera :

  • Le nom du conteneur comprenant ce fichier,
  • Le dossier concerné si c’est un dossier différent de celui dans lequel vous vous situez,
  • Le répertoire de classification de ce bordereau,

Dans l’onglet Document final vous devez indiquer :

  • Le nom de votre conteneur (Ex : Bordereau N°1), qui servira également à nommer les fichiers de sortie.
  • Le répertoire dans lequel seront rangés les fichiers PDF en sortie dans votre dossier

Vous pouvez également décider :

  • de grouper les documents dans un seul fichier .PDF en sortie
  • ou de générer un fichier .PDF séparé pour chacun des fichiers présents dans le conteneur. Pour cela cochez la case : « Générer 1 PDF par document » :
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Si vous ne cochez pas cette option alors  Kleos générera un seul fichier .PDF pour toutes les pièces du conteneur (plus précisément : un ou plusieurs PDF selon la taille de sortie choisie).

 

 

L’option « Taille max. des PDF » vous permet de choisir dans une liste la taille maximale de chaque fichier de sortie :

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Différentes tailles standards sont proposées pour votre fichier de sortie, et ce afin de correspondre notamment aux tailles acceptées par les plateformes d’échange électroniques (e-Barreau, Télérecours):

 

  • 4Mo pour les communications e-Barreau vers le Greffe,
  • 10Mo pour les communications e-Barreau entre avocats,
  • 32Mo pour les communication vers un Tribunal Administratif (Télérecours),
  • 40Mo pour échanger de gros fichier (hors plateforme d’échanges juridiques)

 

Si vous choisissez « 4Mo » comme taille maximale de sortie et que la taille totale de l’ensemble des documents du conteneur dépasse 4Mo, Kleos procédera de la façon suivante (xxxx désigne le nom du conteneur) :

  • Un document xxxx_Partie01.pdf sera généré, comportant de 1 à n documents jusqu’à ce que la taille cumulée (y-compris l’éventuel bordereau et/ou le tampon sur les pièces) approche 4Mo
  • Si l’inclusion du document n+1 entraine le dépassement de la taille de 4Mo, Kleos génère un document xxxx-Partie02.pdf dans lequel il inclut le document n+1 jusqu’à ce que la taille cumulée dans xxxx-Partie02.pdf atteigne 4Mo, et ainsi de suite.

La taille de chaque partie ne dépassera donc jamais la taille choisie.

 

NB : choisir une taille maximale de sortie n’a d’effet que si l’option “Générer 1 PDF par document” n’est pas cochée.

Kleos e-tampon ne découpe jamais une pièce en deux.

Si vous insérez dans votre conteneur un document dont la taille dépasse la taille maximale choisie, alors vous obtiendrez une alerte et vous ne pourrez pas enregistrer ou générer, sauf si vous changez la “Taille max. des PDF” ou si vous retirez du conteneur le document trop volumineux.

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Si vous tentez, malgré cette alerte, de générer le fichier .PDF de sortie, Kleos bloquera l’opération et affichera la fenêtre suivante :

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Astuce : cliquez sur le petit triangle, juste à gauche de la croix orange, pour savoir précisément quel est le document concerné.

 

Selon la taille de de sortie choisie, Kleos découpe le fichier .PDF de sortie en plusieurs fichiers, mais ne découpera jamais une pièce en deux. Les fichiers sont conservés en entier

L’index des documents (le bordereau en tant que tel) est la liste de tous les documents présents dans le conteneur. Cet index peut être placé :

  • en 1ère page du premier fichier .PDF de sortie
  • en tant que Document séparé (PDF)
  • Il peut aussi ne pas être généré du tout (Pas d’index). Cette option est notamment utile si vous gérez les bordereaux à part et utilisez Kleos E-Tampon surtout pour assembler, tamponner vos pièces et générer les PDF en sortie.
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L’index généré se base sur un modèle à choisir  dans la liste déroulante “Modèle d’index”.

 

Des modèles génériques  de bordereaux sont fournis (dans la liste déroulante, leur nom est précédé de Bible Lamy Kleos)

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Il est probable qu’il faille adapter les modèles génériques pour y ajouter vos propres personnalisations (votre cachet par exemple).

Les modèles d’index sont en fait des modèles (matrices) Kleos, qui comportent quelques champs spécifiques (nom du conteneur, n° et nom des pièces).

Si vous êtes familiarisé(e) avec la modification des modèles  (matrices) dans Kleos, voici une vidéo apportant des informations utiles pour importer un modèle de bordereau livré par Kleos et l’utiliser avec Kleos E-Tampon.

Dans le cas contraire, vous pouvez commander une prestation auprès du Service Commercial.

 

L’onglet Tampon de la fenêtre d’un conteneur permet de définir la forme et l’emplacement du cachet sur les pièces (si vous n’en voulez pas : décochez la case).

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Deux formes de tampons sont proposées :

  • Un tampon circulaire
  • Un tampon rectangulaire

Il est possible de personnaliser le contenu (texte) de la partie haute et basse :

  • « Texte tampon (haut) »: classiquement “Pièce N°” ou “PJ N°”. Ce texte sera également utilisé pour constituer les nom des signets qui seront ajoutés dans les PDF de sortie.
  • « Texte tampon (bas) » : 30 caractères maximum. Il contient en général le nom du cabinet ou le nom de l’avocat en charge du dossier.

La position du tampon sur la page est également configurable (en haut à droite, en bas au centre etc.).

Le tampon peut être appliqué, au choix, sur toutes les pages des documents, ou juste sur la 1ère page de chaque document.

 

BON A SAVOIR :

  • Le tampon sera  appliqué à tous les documents du conteneur et la position choisie sera la même sur tous les documents du conteneur.
  • Si vous choisissez l’option “chaque page”, alors chaque page de chaque pièce portera le n° de la pièce ainsi que le n° de page / le nombre total de page de la pièce.

 

Attention cependant : chaque page tamponnée augmentera le poids de celle-ci d’environ 7Ko. Cela aura un impact sur le poids de votre fichier de sortie.

 

La plupart des choix de personnalisation du tampon (textes, positionnement etc.) sont enregistrables pour vos futures utilisations (au moment de générer les fichiers de sortie).

 

Note : cette version de Kleos E-tampon ne permet pas d’importer votre propre tampon personnalisé. Seuls les tampons proposés sont utilisables.

 

Cliquez sur le bouton “Générer” en bas à droite de la fenêtre du conteneur afin de produire le (ou les) fichiers de sortie en PDF (cela enregistre également le conteneur).

L’opération peut prendre un certain temps, notamment si les fichiers sont nombreux, volumineux, ou comportent de nombreuses pages à tamponner.

 

A la fin de l’opération, la fenêtre de prévisualisation apparaît.

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Dans cet exemple, l’index figure en première page du premier PDF en sortie, qui comporte aussi les premières pièces.

La taille maximum choisie était 4Mo.

La taille totale dépassant 4Mo, Kleos a généré un 2ème PDF, qu’il est également possible de pré-visualiser.

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Vous pouvez alors cliquer sur “Précédent” pour revenir au conteneur, le modifier immédiatement n’importe lequel des paramètres (changer son nom, ajouter un document, changer le tampon, la numérotation etc…) et le générer à nouveau.

Ou sur “Fermer” pour quitter la prévisualisation et le conteneur.

 

Les fichiers de sortie sont enregistrés dans l’onglet Documents de chacun de vos dossiers Kleos dans le ‘répertoire’ indiqué dans le conteneur).

Ce sont des PDF, qui sont alors manipulables comme n’importe quel autre PDF géré dans Kleos

Bon à savoir : si vous générez plusieurs  fois les documents de sortie d’un conteneur, les versions précédentes des documents de sortie ne sont pas effacées.

Afin de ne pas alourdir le répertoire contenant les fichiers de sortie, nous vous recommandons de supprimer manuellement les version précédentes des fichiers PDF générés.

 

 

 

Afin de simplifier la navigation dans les fichiers PDF de sortie, un signet est automatiquement inséré pour chaque pièce.

Chaque signet porte le nom exact de la pièce :

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Autres informations pratiques et techniques

Les formats de fichier acceptés pour alimenter un conteneur sont les suivants :

  • Doc / Docx
  • Gif
  • Jpeg / Jpg
  • Pdf
  • Png
  • Bmp
  • Tiff / Tif (y compris les multi pages)
  • Txt
  • Xls/Xlsx (voir note ci-dessous)
  • Ppt/Pptx (voir note ci-dessous)

Note : Kleos E-Tampon utilise le convertisseur central de PDF de Kleos pour la plupart des formats.

Cependant, le convertisseur central ne supporte pas les  fichiers Xls/Xlsx (Excel) ni les Ppt/Pptx (Powerpoint)

Pour utiliser des fichiers Xls/Xlsx ou Ppt/Pptx avec Kleos E-tampon, veuillez installer le logiciel (gratuit)PDFCreator version 1.7.3 (et aucune version ultérieure) sur votre PC.

Chaque document d’un conteneur est en réalité dupliqué au moment de son insertion dans ce conteneur.

Et il l’est, dans sa version qui existe au moment de l’insertion.

 

DONC : Si un document est modifié après son insertion dans un conteneur, ces modifications ne seront pas répercutées automatiquement dans le conteneur et il y aura donc un ‘décalage’ entre le document source et celui présent dans le conteneur.

 

Pour prendre en compte les modifications apportées au document, il faut :

  1. retirer le document du conteneur
  2. l’y ajouter à nouveau
  3. et ensuite (re)générer les fichiers de sortie.

Evidemment, le ‘risque’ évoqué n’a de sens que pour les documents qui sont, par nature,  modifiables directement depuis Kleos (comme les documents Word, Excel ou Powerpoint).

 

Les autres types de documents en entrée, tels que les images et les PDF, ne sont pas susceptibles d’être modifiés.

 

Pour vous aider à déceler les documents qui pourraient être ‘en décalage de version ‘voici comment Kleos procède

  • Lorsque vous créez un nouveau conteneur : Kleos affiche la date et l’heure de dernière modification de chaque document (la colonne Ajouté le. contient donc, à ce moment, la date de modification du document…)
  • Lorsque vous ouvrez un conteneur existant : Kleos affiche  pour chaque document la date et l’heure à laquelle il a été ajouté dans le conteneur (colonne Ajouté le…)

 

  • Un conteneur peut contenir jusqu’à 100 fichiers/documents au maximum,
  • La taille totale cumulée des documents d’un conteneur ne peut pas dépasser 100Mo
    NB. La taille d’un fichier en entrée peut être différente de sa taille en fichier de sortie de par la conversion au format .PDF et/ou l’ajout du tampon,
  • La taille maximum par fichier est de 40Mo,
  • Le “poids” ajouté par le tampon est estimé à environ 7Ko par page tamponnée

La fonctionnalité fait partie du module “Gestion avancée des documents”.

 

Pour pouvoir utiliser ce module, vous devez :

  • soit disposer de l’édition BUSINESS de Kleos (qui inclut ce module)
  • soit avoir acquis séparément l’option “E-tampon” en contactant notre  service commercial.

Si votre cabinet ne dispose pas de ce module, contactez le Service Commercial.

 

Si vous disposez du module “Gestion avancée des documents”,  vous devez l’activer pour chacun des utilisateurs du cabinet (il faut disposer des droits Administrateur Kleos pour effectuer cette opération).

 

Pour activer le module, visionnez la vidéo ci-dessous…. (ou suivez le pas-à-pas situé plus bas).

Pour activer le module, passez dans la Configuration de votre Kleos, puis “Cabinet”, le sous-menu “Contrat & autorisations”, enfin cliquez sur “Gestion de contrat”.

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Dans la page affichant les modules, sélectionnez « Gestion avancée de documents » puis cochez la case située à gauche du nom des utilisateurs qui doivent bénéficier de la fonctionnalité.

Ceux-ci devront alors complètement quitter Kleos  puis le relancer pour voir apparaître  la fonctionnalité, dans l’onglet Documents des dossiers : bouton Nouveau Conteneur.

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 04/04/2018 -15:30