Kleos pro Outlook: instalace a spuštění (i pokud není spuštěn Kleos)

Pokud jste již dříve používali předchozí verzi Kleos pro Outlook, tak se při aktualizaci Kleosu na verzi 6.5 automaticky aktualizuje i doplněk.

 

Pokud potřebujete nainstalovat doplněk na jiném PC nebo jej přeinstalovat, navštivte stránku:  https://kleos.wolterskluwer.com/czechrepublic/

 

POZNÁMKA:

  • doplněk je kompatibilní s verzemi Outlook 2013-2013-2016-2019,
  • doplněk je také kompatibilní s Outlook 365 (ale pouze s aplikací klasické plochy, nikoliv online verzí),
  • pro instalaci/aktualizaci je třeba mít oprávnění administrátora.

 

Při spuštění Outlooku se automaticky spustí i doplněk, který se zobrazí v pravé části okna. Tento panel je možné vypnout kliknutím na ikonu Kleosu v horní liště.

 

Při prvním spuštění můžete zvolit zemi:

 

Pro přihlášení do Kleosu pro Outlook použijte stejné přihlašovací údaje jako do aplikace Kleos.

 

Pro zjednodušení je zde možnost zaškrtnout Automatické přihlašování a při každém spuštění Outlooku se doplněk přihlásí:

 

Automatické přihlašování bude probíhat do doby, než se sami odhlásíte. To lze provést kliknutím na své jméno a volbou Odhlášení.

Kleos pro Outlook: cílová kauza: automatický návrh, poslední kauzy nebo manuální hledání

Pokaždé, když vyberete email v Outlooku, Kleos pro Outlook se pokusí najít relevantní související kauzu.

Nabídka souvisejících kauz je zobrazena v následujících případech.

 

Pro příchozí a odchozí emaily:

  • email je součástí vlákna => vlákno je identifikováno a je navržena kauza,
  • v předmětu je uvedena spisová značka kauzy,
  • v předmětu je uvedena spisová značka strany kauzy.

 

Pouze u příchozích emailů:

  • pokud se emailová adresa shoduje s emailem strany kauzy, jsou zobrazeny všechny kauzy s touto stranou,
  • pokud jsou příjemci stranami v kauze, doplněk dle jejich emailu navrhne související kauzy.

 

Pouze u odchozích emailů:

  • pokud je odesílatelem člen kanceláře v Kleosu, porovná doplněk jeho email se členy kanceláře u kauz,
  • pokud je příjemcem nečlen kanceláře, doplněk zkontroluje, jestli neodpovídá nějaké straně u kauzy v Kleosu.

 

Pokud nebyla nalezena žádná odpovídající kauza (nebo je vyhledávání příliš obecné):

  • Kleos pro Outlook navrhne uložení emailu do jedné z posledních kauz,
  • je možné kauzu vyhledat i ručně.

Kleos pro Outlook: cílová složka: automatický návrh

 

Po výběru kauzy (automatickém nebo ručním) nabídne Kleos pro Outlook i složku pro uložení emailu/dokumentů dle následujících pravidel:

 

  1. Vybraný email je součástí vlákna emailů, z nichž byl alespoň jeden uložen do Kleosu. Pak je nabídnuta stejná složka, jako u posledního uloženého emailu z tohoto vlákna.
  2. Ve vybrané kauze je již uložen nějaký email, i když není z aktuálního vlákna.
    • Vybraný email je odeslaný. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení odeslaného emailu.
    • Vybraný email je přijatý. Doplněk navrhne složku naposledy použitou pro uložení přijatého emailu.
  3. Pokud není v navržené kauze žádný uložený email, navrhne Kleos pro Outlook výchozí složku pro ukládání emailů dle nastavení. Z tohoto důvodu přibyly v nastavení 2 nové položky (Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/Moje preference/Dokumenty).

 

 

Pokud není navržená složka vhodná, je možné vybrat jinou složku tlačítkem Změnit:

 

 

Pak lze zvolit ze složek v kauze nebo vytvořit novou složku.

Kleos pro Outlook: vytvoření nové složky v kauze

 

Při výběru složky v kauze je možné rovnou vytvořit vhodnou novou složku (pokud je to povoleno v nastavení).

 

Do okna se zadá její název:

Stisknutím klávesy Enter nebo kliknutím myši mimo textové pole se název uloží. Změnit pozici složky v rámci stromové struktury je možné přetažením myši.

Kleos pro Outlook: uložení příchozího emailu

 

Jednoduše klikněte na email a Kleos pro Outlook se pokusí vyhledat související kauzy dle výše uvedených pravidel:

Pokud není navržená kauza vhodná, je možné tlačítkem Změnit vybrat jinou, a to výběrem z posledních kauz nebo vyhledáváním:

 

Po výběru kauzy jsou možné dvě varianty:

 

  1. Email nemá přílohy NEBO chcete uložit email jako celek

 

Zde stačí kliknout na uložit nyní.

 

Doplněk zobrazí potvrzení o uložení:

Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu.

 

  1. Email má přílohy a ty chcete spolu s emailem uložit jako samostatné dokumenty

 

Zvolte možnost Uložit přílohy jako samostatné dokumenty.

 

Zde máte pak možnosti:

  • odškrtnout položku, kterou nechcete importovat,
  • změnit složku pro uložení,
  • přejmenovat přílohy kliknutím na název.

 

 

Po kliknutí na Uložit nyní zobrazí doplněk potvrzení.

Pak je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu.

Kleos pro Outlook: výběr více emailů najednou

 

Pomocí klávesy CTRL je možné v Outlooku vybrat více emailů. Kleos pro Outlook pak zobrazí poslední kauzy, políčko pro hledání a počet vybraných kauz:

Vyberte kauzu nebo ji vyhledejte (pomocí minimálně 3 znaků). Je možné také změnit cílovou složku. Pak je možné email uložit.

 

Následně je možné provést další kroky, jak je uvedeno níže v tomto dokumentu.

 

POZNÁMKA: při výběru více emailů

  • neuplatňuje se automatické hledání kauzy,
  • nelze uložit přílohy jako samostatné dokumenty.

Kleos pro Outlook: vytvoření nového emailu (volitelně s použitím šablony)

 

Vytvořit email je možné pomocí standardního postupu v Outlooku (Nový e-mail). V pravé části okna se zobrazí panel Kleos pro Outlook, kde je možné vybrat z posledních kauz nebo kauzu vyhledat.

 

 

Pro výběr jiné kauzy klikněte na <. Kleos pro Outlook nabídne složku pro uložení, kterou je možné změnit.

 

Můžete použít i šablonu emailů z Kleosu – zobrazeno je posledních 5 použitých šablon, nebo vhodnou šablonu vyhledat.

 

Šablona pak vyplní všechny informace, které jsou v ní nastaveny: příjemci, předmět nebo text zprávy.

 

POZNÁMKA:

– pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaké příjemce, NEBUDE použito nastavení příjemců ze šablony,

– pokud jste před výběrem šablony již zadali nějaký předmět, NEBUDE použito nastavení předmětu ze šablony,

– pokud jste již vyplnili nějaký text do těla zprávy, bude k němu text ze šablony přidán.

 

Je možné přidat příjemce emailu ze stran kauzy. Prostě klikněte na emailovou adresu pro přidání jako příjemce nebo zvolte pole pro kopii a slepou kopii.

 

Je možné přímo přidat i dokumenty z kauzy:

 

Vybrat můžete jeden nebo více dokumentů najednou. U nich se pak zobrazí panel se stavem stahování ze serveru – zelené zaškrtávátko potvrzuje úspěšné stažení.

 

POZNÁMKA: pro zjednodušení výběru dokumentů je možné v nich filtrovat dle typu:

Po výběru příloh můžete pokračovat s textem těla emailu a máte skoro vše již připravené!

 

UPOZORNĚNÍ PŘED ULOŽENÍM: pokud se chystáte využít možnosti přidat schůzku nebo činnost, zvolte možnost Další kroky po uložení.

 

Pak klikněte na Odeslat a uložit

 

Pokud jste zatrhli navázání dalších kroků, Kleos pro Outlook nabídne možnost vytvořit schůzku, úkol nebo činnost.

Kleos pro Outlook: další kroky po uložení emailu (schůzka, úkol, činnost)

Po uložení nového nebo přijatého emailu máte možnost přidat nové položky do Kleosu přímo z Outlooku – schůzku, úkol, předání k vyřízení nebo vložení činnosti.

Tyto další kroky jsou nabízeny různými způsoby dle kontextu.

 

  1. uložení příchozího nebo odeslaného emailu

Tyto činnosti lze používat opakovaně a stejně tak lze email uložit do více kauz:

 

  1. vytvoření a uložení nového emailu:

V tomto případě musíte explicitně zvolit možnost dalších kroků:

 

 

Pokud je tato možnost povolena, doplněk otevře okno, které zahrnuje:

  • na levé straně shrnutí emailu,
  • na pravé straně možné kroky.

 

Průběh přidávání dalších kroků je pro obě varianty stejný.

 

Přidání schůzky (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl email uložen)

 

POZNÁMKA:

  • Typ události: Kleos nabídne výchozí typ události, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/Moje preference/Události.
  • Schůzka je automaticky přiřazena vám.

 

 

Přidání úkolu (automaticky přiřazeného ke kauze, kam byl email uložen)

 

POZNÁMKA:

  • Typ úkolu: Kleos nabídne výchozí typ úkolu, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/Moje preference/Úkoly.
  • Vlastníkem úkolu jste vy jako přihlášený uživatel, což je možné změnit.

 

Přidání činnosti (automaticky přiřazené ke kauze, kam byl email uložen)

 

POZNÁMKA:

  • Zde jsou k dispozici pouze činnosti s časovými a paušálními fakturačními položkami.
  • Typ činnosti: Kleos nabídne výchozí typ činnosti, který byl přiřazen v nastavení (jiný pro import dokumentu a jiný pro vytvoření dokumentu). Viz Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/Moje preference/Činnosti.
  • Vlastníkem činnosti jste vy jako přihlášený uživatel.

 

Předání k vyřízení

Kleos pro Outlook: odpověď nebo přeposlání uloženého emailu

 

Všechny funkce související s vytvářením emailů jsou k dispozici i pro odpověď nebo přeposlání.

Navíc, pokud odpovídáte na email již uložený v Kleosu, bude vám pro uložení automaticky nabídnuta kauza, ve které byl zdrojový email uložen.

 

Nahoru