Comment Activer/Désactiver le compte support

 

Description

Afin de vous donner plus de contrôle sur le compte support de nos équipes Kleos, nous avons mis en place un nouveau point d’accès facilement accessible quel que soit l’endroit où vous vous situez dans l’application. Depuis le menu AIDE en haut à droite de l’écran vous pouvez en un clic activer ou désactiver l’accès de nos équipes à votre Kleos et ainsi gérer la confidentialité de vos données.

 

 

Kleos affiche une nouvelle icône « Compte support Kleos » en bas à droite de votre session si le compte support est actif, et que donc nos équipes peuvent se connecter à votre Kleos. Cela vous permet d’être informé en temps réel de l’accessibilité de votre base à nos équipes.

 

 

Kleos affiche un message d’information lorsque vous passez votre souris sur l’icône de l’utilisateur support.

 

Note : si vous désactivez le compte support Kleos alors cette icône n’apparaitra pas en bas à droite de votre écran.

 

25/04/2018

 

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Comment bloquer l’accès à ma comptabilité pour les autres utilisateurs

 

1. Description
L’utilisateur a créé sa propre comptabilité dans Kleos et souhaite définir des autorisations pour que personne d’autre que lui n’ait accès à sa comptabilité.

2. Solution
Aller dans Configuration > Comptabilité > Comptabilités.
Sélectionner la comptabilité souhaité > bouton Plus… > Autorisation.

 

Cocher la case Définir autorisations.
Cliquer sur chaque utilisateur et décocher l’option Autoriser.

 

 

Sur l’utilisateur en question il est nécessaire de laisser la case Autoriser activée afin qu’il ait accès à sa comptabilité.

 

 

17/05/2018

 

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Comment être sûr que les membres du bureau ne puissent voir que leurs propres activités et pas celles des autres membres ?

 

1. Description
Il est possible de bloquer l’accès aux membres du bureau afin qu’ils ne puissent accéder ou voir que leurs propres activités.  

2. Solution
Aller dans Configuration > Bureau > Contrat & Autorisations > Gestion des droits.

 

Dans la 1ère colonne (UTILISATEURS/GROUPES), sélectionnez un utilisateur.
Dans la 2ème colonne (DOMAINES) cliquez sur le module Activité.
Dans la 3ème colonne (FONCTIONNALITÉS…) désactiver l’option Accès au module Activités.

Vous pouvez aussi sélectionner un GROUPE.
NOTE : Si vous sélectionnez un groupe, sachez que toutes les personnes de ce groupe se voient refuser l’accès. Vous pouvez vérifier via les GROUPES DU BUREAU (juste au-dessus de contrat & autorisations) qui appartient à un groupe particulier.

 

 

Le résultat pour l’utilisateur est qu’il ne pourra plus sélectionner d’autres membres du bureau lors de la recherche d’activités. Le champ avec “Membres du bureau” sera grisé avec seul lui-même en tant qu’utilisateur.

 

 

14/06/2018

 

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Kleos 6.3 – La synchronisation automatique (Google et Office 365)

 

1. Description
Kleos 6.3 introduit à l’utilisateur la possibilité de synchroniser automatiquement les rendez-vous et les tâches d’un compte Google ou Office 365, et vice versa.

2. Procédure
Il faut tout d’abord configurer la synchronisation automatique:
Allez dans Configuration > Généralités > Configuration Générale > Google/Office 365 sync.

Par défaut Kleos montrera l’icône point d’interrogation si aucune configuration n’est en place.

 

 

Kleos proposera une nouvelle fenêtre ou il faudra choisir le fournisseur (ex : Google).

 

 

Rentrez vos identifiants Google.
Note : le navigateur Web est intégré dans la fenêtre de Kleos.

 

 

Cliquez sur Autoriser.

 

 

Kleos propose ensuite la fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les options de synchronisation. Vous pouvez :

  • Choisir de synchroniser les rendez-vous, les tâches ou les deux
  • Choisir le calendrier externe et la liste des tâches externes à synchroniser
  • Choisir un type de rendez-vous et de tâche (qui sera défini par défaut pour les éléments entrants dans Kleos du fournisseur externe)
  • Définir une date de début de synchronisation (ce qui signifie que Kleos importera / exportera les éléments créés à partir de cette date.) Veuillez noter que cette règle n’est valide que pour la première synchronisation automatique massive.

Une fois que les options sont correctement définies, cliquer sur OK

 

 

Note : Les rendez-vous récurrents et les tâches de groupe ne seront pas pris en compte lors de la synchronisation automatique.

Une nouvelle fenêtre avertit l’utilisateur qu’à partir de ce moment la synchronisation manuelle ne sera plus disponible:

 

Lorsque la synchronisation automatique est configurée, dans la page Configuration, l’icône est modifiée, affichant maintenant une coche:

 

 

SYNCHRONISATION AUTOMATIQUE EN TEMPS RÉEL

Depuis la section Agenda, vous pouvez voir que la synchronisation automatique fonctionne correctement, grâce à une icône de nuage verte:

 

 

Lorsque la synchronisation automatique est active, vous pouvez :

  • Créer un nouveau rendez-vous / tâche dans Kleos qui sera automatiquement exporté vers le fournisseur externe
  • Créer un nouveau rendez-vous / tâche dans le fournisseur externe qui sera automatiquement importé dans Kleos
  • Modifier le rendez-vous / la tâche dans Kleos ou dans le fournisseur externe. Chaque modification sera appliquée dans le calendrier Kleos / calendrier externe ou dans la liste des tâches.
  • Supprimer un rendez-vous / une tâche dans Kleos ou dans le fournisseur externe. Chaque suppression sera appliquée dans le calendrier Kleos / calendrier externe ou dans la liste des tâches.

NOTE : la création / modification / suppression des éléments est appliquée en temps réel pour chaque rendez-vous, tandis que le système mettra à jour toutes les 5 minutes la liste des tâches pour vérifier si une modification s’est produite.

Note:  la synchronisation en temps réel fonctionne de manière similaire si la création / modification / suppression est effectuée à partir des applications Kleos sur les appareils mobiles (Android et iOS).

 

28/06/2018

 

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Comment empêcher la création d’activités dans des dossiers archivés

 

1. Description
Dans Kleos 6.3 nous avons ajouté une nouvelle configuration afin de vous éviter de créer ou de modifier par erreur de nouvelles activités/de nouveaux temps dans des dossiers archivés. Cette nouveauté vise à vous éviter de faire des erreurs d’enregistrement d’activités dans les mauvais dossiers, et donc de ne pas facturer certains temps.

2. Procédure
Allez dans Configuration > Généralités > Configuration générale > Paramètres généraux > Onglet Activités.
Pour bloquer la création d’activités dans les dossiers archivés, cocher l’option Empêcher la feuille de temps dans les dossiers archivés.

 

 

Lorsque cette option est activée, si l’utilisateur tente de créer une activité dans un dossier archivé, il reçoit un message bloquant et ne peut pas continuer à moins de sélectionner un dossier actif.

                                 

19/07/2018

 

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Erreur de connexion: “Les données du membre du Cabinet ne sont pas disponibles”

1. Description
Lorsque l’utilisateur essaye de se connecter à Kleos, l’erreur ci-dessous s’affiche.

 

Si on vérifie dans Configuration > Cabinet > Contrat et autorisations > Gestion de contrat, l’utilisateur est bien actif:

 

Le compte utilisateur est aussi actif depuis Configuration > Cabinet > Membres du cabinet:

 

En effet, le souci vient du fait que l’utilisateur a été désactivé depuis l’onglet général Contacts.

 

 

2. Solution
Depuis l’onglet général Contacts, cliquez sur Recherche avancée.
Dans le champ Statut, sélectionnez Inactif.  

 

 

Sélectionnez l’utilisateur inactif > bouton Plus… > Réactiver :

 

 

Dans la fenêtre suivante confirmez en cliquant à nouveau sur Réactiver

 

 

21/01/2019

 

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