Kleos Guide d’utilisation – Dossiers (1)

15/03/2017

 

Dossiers
Grâce au module Dossiers, vous pouvez gérer tout le cycle de vie d’un dossier depuis sa création jusqu’à son archivage. Le dossier contient toutes les informations et tous les documents sur un dossier spécifique traité par le Bureau.

Introduction

Lorsque vous ouvrez le module Dossiers, vous devez d’abord rechercher un ou plusieurs dossiers avant de pouvoir les utiliser.

 

 

  • Cliquez sur Derniers accès pour retrouver rapidement les derniers dossiers créés ou édités. Les 25 derniers dossiers seront affichés dans la liste des dossiers.
  • Vous pouvez également rechercher un dossier en définissant un ou plusieurs critères de recherche et en cliquant ensuite sur Rechercher.

Après avoir cliqué sur Dernier accès ou Rechercher, l’écran dossiers s’ouvrira.

Cet écran est subdivisé en deux grandes parties:

  • une Liste de dossiers au milieu de l’écran
  • un Aperçu du type de dossier dans la partie droite de l’écran

La barre des tâches en haut de l’écran affiche toutes les tâches que vous pouvez effectuer dans cet écran.

 

 

La barre des tâches

La barre des tâches regroupe toutes les opérations possibles sur des dossiers.

Vous pouvez exécuter les opérations suivantes:

  • Rechercher un dossier en cliquant sur Recherche avancée ou en sélectionnant un filtre de recherche
  • Créer un dossier en cliquant sur Nouveau
  • Ouvrir un dossier en cliquant sur Ouvrir
  • Editer un dossier en cliquant sur Plus, Editer
  • Dupliquer un dossier en cliquant sur Plus, Dupliquer
  • Ajouter un sous-dossier en cliquant sur Plus, Ajouter un sous-dossier
  • Archiver un dossier en cliquant sur Plus, Archiver
  • Rouvrir un dossier en cliquant sur Plus, Rouvrir
  • Supprimer un dossier en cliquant sur Supprimer
  • Créer un rendez-vous en cliquant sur Nouveau rendez-vous
  • Créer une tâche en cliquant sur Nouvelle tâche
  • Créer un document en cliquant sur Nouveau document
  • Créer un e-mail en cliquant sur Nouvel e-mail
  • Créer une note en cliquant sur Nouvelle note
  • Créer un mémo en cliquant sur Nouveau mémo
  • Créer un mémo téléphonique en cliquant sur Nouveau mémo téléphonique
  • Revenir à la liste des derniers accès en cliquant sur Dernier accès.
  • Imprimer un dossier en sélectionnant Imprimer

 

La liste de dossiers

Le résultat de cette recherche de dossiers, qu’on appelle liste de dossiers, contient tous les dossiers qui correspondent à votre recherche. Cette liste ne sera pas supprimée tant que vous ne quittez pas Kleos ou n’effectuez pas une nouvelle recherche.

 

L’aperçu des types de dossiers

Dans cette partie de l’écran, vous pouvez consulter les dossiers groupés par types de dossier. Le système vous présente deux schémas listant tous les types de dossiers utilisés par le Bureau.

Dans le premier tag cloud, la taille des caractères utilisés pour le type de dossier illustre l’importance relative dans le Bureau.

 

Au plus le caractère est grand, au plus le Bureau gère des dossiers de ce type. Lorsque vous cliquez sur le nom d’un type de dossier le système recherchera tous les dossiers de ce type et les affichera dans la Liste des dossiers.
                                                                      

 

Le deuxième tag cloud donne la même information sous forme d’histogramme. Double-cliquez sur une barre de l’histogramme, le système recherchera tous les dossiers de ce type et les affichera dans la Liste des dossiers.

Créer un nouveau dossier

Cliquez sur Nouveau dossier dans le menu contextuel.

 

 

  • ou cliquez sur Nouveau dans l’écran de la liste des résultats.

     

 

L’écran Type de dossier s’ouvre (Quand votre cabinet travaille seulement avec une type de dossier, cet écran ne s’’ouvre pas). 

 

 

  • Sélectionnez le type de dossier que vous désirez utiliser pour le nouveau dossier en cliquant dessus.
  • Cliquez sur OK. L’écran Dossier s’ouvre.

                                           

 

L’écran dossier contient trois onglets:

  • Généralités
  • Données supplémentaires
  • Information supplémentaires et notes

 

Généralités

Les données générales suivantes doivent être complétées pour un nouveau dossier:

  • Référence – La référence est automatiquement complétée par le système. Vous pouvez modifier cette référence si nécessaire.
  • Nom – Introduisez un nom pour le nouveau dossier. Outre les données obligatoires, vous pouvez également définir les données suivantes pour un nouveau dossier.
  • Description – Brève description du dossier.
  • Date des faits – Date des faits associés à l’ouverture du dossier. Exemple: Dans un dossier se rapportant à un accident de la route, ceci sera la date de l’accident. L’introduction de cette information a principalement pour but de détecter si aucun autre dossier n’a été ouvert pour le même accident, ce qui pourrait donner lieu à un conflit d’intérêts. Le système vous avertira lorsque la même date des faits a déjà été utilisée dans un autre dossier mais vous permettra de sauvegarder le dossier.
  • Langue – La langue dans laquelle le dossier sera traité. Vous êtes libre de modifier la langue proposée par le système.
  • Type – Le type de dossier que vous avez sélectionné pour ce dossier.
  • Détenteur- Le Détenteur est le membre du Bureau qui détient le fichier papier du dossier. Cliquez sur Modifier pour sélectionner le détenteur du dossier. Un emploi avisé de cette fonctionnalité vous permettra de localiser rapidement le dossier dans le Bureau.
  • Catégories: Vous pouvez cataloguer le dossier à l’aide d’un ou de plusieurs mots-clés, également appelés catégories. Les catégories sont structurées de façon hiérarchique et vous permettent d’effectuer des recherches avancées. Cliquez sur Ajouter pour ajouter une ou plusieurs catégories au dossier.
  • Parties – Cliquez sur Ajouter partie pour ajouter des parties au dossier.
  • Membres du cabinet – Cliquez sur Ajouter membre du cabinet pour ajouter les membres du cabinet qui sont impliqués dans le dossier.

  En fonction du type de dossier que vous avez choisi, certaines parties ou certains membres du cabinet devront obligatoirement être complétés. Si tel est le cas, vous verrez la Partie obligatoire (comme ‘Client’) suivie du bouton ‘Créer’. Tant que vous n’avez pas désigné cette partie, vous ne pourrez pas sauvegarder le dossier.

 

Données complémentaires

Les champs qui sont affichés dans cet onglet varient en fonction de ce qui a été défini dans la base de données de votre Bureau. Certains champs peuvent être disponibles dans tous les dossiers tandis que d’autres ne sont visibles que dans certains types de dossier.

 

Informations complémentaires et Notes

Dans l’onglet Notes, vous pouvez introduire des notes relatives au dossier. Les notes sont une forme de Post-Its électroniques sur lesquels vous pouvez noter toutes sortes d’informations.

Pour créer une Note:

  • Cliquez sur dans la partie supérieure droite de la section Notes pour créer une nouvelle note.
  • Cliquez dans la note et introduisez votre texte.
  • Cliquez sur OK pour sauvegarder votre note.

                                             

 

Pour éditer une Note:

  • Dans la liste des Notes, cliquez sur la note que vous souhaitez éditer.
  • Cliquez sur    dans la partie supérieure droite de la section Notes pour éditer la note.
  • Introduisez vos modifications.
  • Cliquez sur OK pour sauvegarder vos modifications.

Pour effacer une Note:

  • Dans la liste des Notes, cliquez sur la note que vous souhaitez effacer.
  • Cliquez sur  dans la partie supérieure droite de la section Notes pour effacer la note.

 

 

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Kleos Guide d’utilisation – Dossiers (2)

 

Ajouter un membre du cabinet dans un dossier

Vous ajoutez un membre du cabinet à un dossier donné en cliquant sur le bouton “Ajouter membre du cabinet” dans la fenêtre “Dossier”.

 

Dans la fenêtre, vous choisissez le rôle du membre du cabinet en cliquant une seule fois sur le rôle concerné. Ensuite, vous sélectionnez du côté droit de l’écran la personne que vous souhaitez ajouter au dossier en tant que membre du cabinet.

 

Vous confirmez ces actions en cliquant sur “OK” et le membre du cabinet choisi et son rôle seront affichés dans la liste “Membre du bureau”. Remarque: Vous pouvez supprimer les données des membres du bureau directement à partir du dossier. Quand vous glissez le curseur sur un membre du bureau, le bouton apparaît. Si vous cliquez sur le bouton, vous ouvrez l’écran de relations de membre du bureau et pouvez vous éditer et enregistrer immédiatement les données.

 

Ajouter une partie dans un dossier

Une partie représente une personne (Identité) qui est directement impliquée dans le dossier. Chacune des personnes (Identités) assume un rôle spécifique dans le dossier, comme par exemple client, partie adverse, tribunal, notaire, etc. Une seule et même identité peut assumer différents rôles dans différents dossiers. En plus des Identités, il est possible de définir des Identités liées pour chaque dossier. Une Identité liée est une personne qui est indirectement liée au dossier, telle que l’avocat d’une partie adverse, l’épouse d’un client, etc., et qui en tant que telle est liée à une des parties du dossier.

Vous ajoutez une partie à un dossier en cliquant sur le bouton “Ajouter partie”.

 

 

La fenêtre de dialogue “Ajouter une partie” s’ouvre:

 

 

Uniquement lorsque vous aurez choisi le type de partie, les champs additionnels pourront être complétés (voir rôles dans dossier). Deux buttons additionnelles apparaîtront. Si vous veillez ajouter les données additionnels, cliquez le bouton Suivant.

 

Insérer une nouvelle identité comme Partie

  • Cliquez sur le bouton “Nouvelle identité” dans la fenêtre de dialogue “Parties“. Une nouvelle fenêtre “Identité” apparaîtra.

    

 

Complétez les informations sur la nouvelle identité et indiquez ensuite le rôle de cette partie. Cliquez sur “suivant” et ensuite sur “fin” pour confirmer cette nouvelle identité comme partie.

Avant d’ajouter une nouvelle partie, le système vérifiera si toutes les données obligatoires ont été complétées. Si des données manquent ou ne sont pas valables, la partie ne sera pas ajoutée au dossier et un message d’avertissement apparaîtra sur l’écran.

Ajouter une identité liée

Cette opération permet de lier une personne à une identité qui est déjà liée au dossier (directement ou indirectement), comme par exemple l’épouse d’un client.

Pour ajouter une identité liée:

  • Cliquez sur l’identité à laquelle vous désirez ajouter une identité liée.
  • Cliquez ensuite sur Ajouter Identité liée.

L’écran Identité liée s’ouvre.

    

 

  • Cliquez sur l’identité que vous souhaitez lier dans la liste des contacts ou sélectionnez ou créez une autre identité. Vous pouvez également choisir ou créer une nouvelle identité.
  • Cliquez sur Suivant.
  • Sélectionnez un rôle pour l’identité liée en cliquant dessus. Pour les contacts existants, un rôle a déjà été défini. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ce rôle à ce stade.
  • Cliquez sur Suivant. Si nécessaire, vous pouvez également introduire des données complémentaires pour l’identité liée, comme une adresse principale, une adresse postale et des données complémentaires.
  • Cliquez sur Fin. L’identité liée est ajoutée au dossier.

 

15/03/2017

 

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Le Dossier Pro-Deo

27/03/2018

 

Le Dossier Pro-Deo

L’option Dossier Pro-Deo identifie un dossier pour lequel les frais de procédure sont payés par l’État. Vous pouvez définir cette option dans la fenêtre de modification du dossier. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez saisir la référence Pro-Deo reçue par le Bureau d’Aide Juridique.

 

 

 

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Rechercher un dossier Archivé

 

1. Description
Comment rechercher un dossier Archivé dans Kleos

2. Solution
Depuis l’onglet général Dossier, cliquer sur Recherche avancée.
Dans la case Archivé, sélectionner OUI. Kleos sortira la liste des dossiers Archivés uniquement.

 

 

Pour sélectionner les dossier Archivés et les dossiers actifs, sélectionnez TOUS.

 

15/01/2018

 

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