Denna sida ger en översikt över de mest relevanta funktionerna som nyligen blivit tillagda eller förbättrade i Kleos 6.7, med planerad release i november 2019.

 

 

Upptäck de nya funktionerna Ärendeöversikt och Ärendebudget

 

 

 

 

Huvudsakliga förbättringar i Kleos 6.7

 

 

ÄRENDEN: Ärendeöversikt

IDENTITETER: Hantera behörigheter på identiteter

AKTIVITETER: Ärendebudget

DOKUMENT: Kopiera flera dokument från ett ärende till ett annat

DOKUMENT : Ange ägare för ett dokument

DOKUMENT : Lägg till signatur i ett dokument (PDF)

 

 ÄRENDEN: Ärendeöversikt

 

 

Ärendeöversikten ger dig en översiktsbild över viktig information i ditt ärende direkt när du öppnar det.

 

Översikten inkluderar grafer som visar ekonomisk översikt, senaste och nästa steg (möten och uppgifter), senast ändrade dokument och anteckningar.

 

Ärendeöversikten är den första fliken i ett ärende (vänster om ”Allmänt”) och illustreras av denna ikon:

 

 

 

 

 

 

Översikten består av fem paneler, från vänster till höger: Senaste dokument, Möten, Uppgifter, Ekonomisk översikt och Anteckningar

 

BRA ATT VETA:

 

  • Åtkomst till panelerna tar hänsyn till din åtkomst i Kleos
  • Varje panel har en ’+’- knapp som låter dig skapa nya poster

 

Senaste document

 

Visar de dokument som senast skapades/ändrades/importerades i ärendet.

 

Dubbelklicka på ett dokument för att redigera det.

 

För att se fler dokument, klicka på knappen Mer som kommer att leda dig direkt till dokumentfliken i ditt ärende.

 

Använd knappen + för att skapa ett nytt dokument.

 

Du kan också importera ett dokument genom att dra och släppa det i denna panel.

 

Möten

 

Visar senaste och kommande händelser i kalendern.

 

Håll musknappen över en post för att se fler detaljer, eller klicka på posten för att redigera.

 

Klicka på knappen Mer för att se ytterligare information.

 

En ny kalenderpost kan skapas genom knappen +.

 

Uppgifter

 

Visar de senast slutförda uppgifterna i ärendet och en lista över kommande uppgifter.

 

Klicka på en post för att redigera uppgiften.

 

Klicka på knappen Mer för att se ytterligare information.

 

En ny uppgift kan skapas genom knappen +.

 

Ekonomisk översikt

 

 

 

 

Stapeldiagrammet till vänster visar summan av arvoden, kostnader och utlägg i ärendet samt vad som är fakturerat och inte.

 

Grafen till höger visar antalet registrerade timmar, samt vad som är fakturerat och inte.

 

BRA ATT VETA:

 

  • Du kan använda knappen + för att skapa en ny aktivitet eller faktura.
  • Om en ärendebudget har ställts in visas denna (se sektionen om Ärendebudget i detta dokument).

 

 

 

 

Anteckningar

 

Visar de anteckningar som lagts till i ärendet.

 

Klicka på en anteckning för att redigera den, eller på knappen + för att skapa en ny.

 

Inställningar för Ärendeöversikten

 

Klicka på denna knapp i nedre högra hörnet…

 

 

 

 

Inställningsmenyn för ärendeöversikten kommer att öppnas:

 

 

 

 

Här kan du:

 

  • Ställa in om du önskar att ärendeöversikten ska öppnas som standard när du öppnar ett nytt ärende (lämna då rutan tom), eller om fliken Allmänt ska öppnas (som tidigare var standard i Kleos)
  • Visa eller dölj Ekonomisk översikt (beroende på dina behörigheter kan du sakna åtkomst till denna vy)
  • Visa eller dölj Anteckningar i ärendet

 

 

topp

IDENTITETER: Hantera behörigheter på identiteter

 

 

Kleos 6.7  gör det möjligt att i speciella situationer begränsa synligheten av identiteter för andra medarbetare.

 

För att aktivera funktionen för en medarbetare (eller grupp av medarbetare)

 

Gå till Inställningar/Kontor/Avtalsinformation/Behörighetsinställningar i Kleos. Välj en medarbetare eller grupp och området Identitet. Markera för valet Hantera behörighet på identiteter.

 

Notera: Oftast har bara medarbetare med administratörsrättigheter i Kleos åtkomst till denna meny.

 

 

 

 

För att ange specifik behörighet till en identitet

 

Välj en identitet. Under knappen Mer… klickar du på Behörighet.

 

När du get en eller flera medarbetare rätt att rätt att ändra behörigheter för en identitet dyker en ny flik upp på Identitetskortet där du kan bestämma vilken åtkomst som ska gälla för olika medarbetare.

 

BRA ATT VETA:

 

  • För närvarande går det inte att hantera behörighet när identiteten skapas. Du måste först spara den och därefter ange begränsad behörighet.
  • Behörighetsbegränsning kan enbart anges för externa identiteter, inte för interna medarbetare.

 

Om en identitet har gömts för andra medarbetare kommer den inte synas i Identitetslistan och inte dyka upp i sökresultat.

 

Åtkomst till en identitet med begränsad synlighet i ärenden

 

Om en användare har åtkomst till ett ärende där en identitet med begränsad synlighet är inblandad, kommer användaren ha åtkomst till identiteten från ärendet.

 

En varning kommer att dyka upp när du kopplar en identitet med begränsad synlighet till ett ärende.

 

 

topp

AKTIVITETER: Ärendebudget

 

 

För att lättare följa hur mycket tid eller summan av arvoden som har registrerats i ett ärende introducerar Kleos en funktion för att ange en ärendebudget och att varna när budgeten är nådd eller överskriden.

 

I fliken Allmänt i varje ärende finns två nya parametrar tillgängliga: Registrerade timmar och Registrerade arvoden. För dessa kan du ange en budget genom att klicka på inställningsknappen.

 

 

 

 

 

 

Du kan också ställa in budget från aktivitetsfliken i ditt ärende under valet Mer…/Alternativ.

 

 

 

 

 

 

 

Du kan här välja:

 

  • Budget för timmar: anger ett tak för antal registrerade timmar
  • Budget för arvoden: anger ett tak i kronor för registrerade arvoden
  • Varna vid: anger en gräns för när Kleos ska varna att budgeten håller på att uppnås
  • Räkna bara ofakturerade timmar/belopp: Anger om taket ska räknas på ofakturerade eller samtliga timmar och arvoden i ärendet”

 

 

Budget för REGISTERADE timmar/arvoden

 

De värden som har angetts framgår i fliken Allmänt i ärendet:

 

 

 

 

Du ser också vad som totalt har registrerats. Om siffror står i orange är de över den gräns du har angett i ärendet, men under budget:

 

 

 

 

… om siffrorna är röda har budget överskridits:

 

 

 

 

Varning när aktivitet skapas.

 

När en aktivitet registreras i ett ärende med ärendebudget varnar Kleos om den nya aktiviteten gör att budget överskrids. Varningen är inte blockerande.

 

 

Budget för OFAKTURERADE timmar/arvoden

 

När valet “Räkna bara ofakturerade timmar / belopp” har fyllts i räknas bara poster som inte har fakturerats mot budgeten.

 

 

topp

DOKUMENT: Kopiera flera dokument från ett ärende till ett annat

 

 

Du kan nu snabbt kopiera flera dokument från ett ärende till ett annat. Markera de dokument du vill kopiera och klicka på knappen Kopiera.

 

 

 

 

BRA ATT VETA:

 

  • Det går inte att kopiera mail och fakturadokument

 

 

topp

DOKUMENT : Ange ägare för ett dokument

 

 

Nytt i Kleos 6.7 är att det får att ange en specifik medarbetare som ”Ägare” av ett dokument.

 

Detta för att det går att göra skillnad på vem som skapat ett dokument, och vem som är ansvarig för dokumentet (=Ägaren).

 

Det nya fältet Ägare kan populeras i flera vyer i Kleos och när som helst:

 

  • När ett dokument skapas
  • När ett dokument checkas in
  • När ett dokument importeras
  • När du ändrar egenskaperna för ett dokument

 

 

 

 

BRA ATT VETA:

 

  • Ägare kan läggas till som kolumn i ärendets dokumentlista
  • Du kan använda Ägare som sökkriterium i detaljerad sökning bland dokument
  • Som standard är Ägare densamma som den som skapat dokumentet

 

 

topp

DOKUMENT : Lägg till signatur i ett dokument (PDF)

 

 

Du kan nu lägga till en bild i ett PDF-dokument (typiskt sett en bild av din handskrivna signatur).

 

Från dokumentfliken använder du knappen Signera. Knappen är endast tillgänglig för PDF-dokument och Word-dokument med en kopplad PDF-version.

 

 

 

 

Efter att du klicka på Signera kommer en ny (signerad) PDF att läggas till i den valda mappen.

 

 

topp