Alors que la situation liée au COVID-19 (coronavirus) évolue dans le monde entier, de plus en plus d’entreprises, y compris des cabinets d’avocats, demandent à leurs employés de travailler depuis chez eux.

 

Grâce à Kleos, vous êtes mieux préparé que jamais au télétravil. Grâce à une connexion Internet ininterrompue et à l’accès aux fichiers, continuez à fournir des services aux clients sans compromettre la qualité, à interagir et à collaborer efficacement avec votre équipe, à éliminer les temps d’arrêt et être productif où que vous soyez.

 

Voici cinq conseils pour réussir à travailler depuis chez vous :

 

1.     Assurez-vous que vous pouvez travailler dans les mêmes conditions qu’au bureau

 

Avez-vous accès à tous vos documents et données (anciens et actuels) ? Ou serez-vous contraints de vous envoyer des fichiers par e-mail ou d’appeler des collègues pour obtenir des informations ?

 

Avant toute mesure de confinement, assurez-vous que vous avez accès aux dossiers et aux données dont vous aurez besoin. Ne laissez rien au hasard.

 

Avec Kleos, vous avez accès 7 j/7 et 24 h/24 à tous vos documents, e-mails, événements, dates d’échéance, tâches, contacts, feuilles de temps et factures, sans avoir besoin de connexions réseau compliquées.

 

Tout est synchronisé et stocké dans le Cloud, vous pouvez donc être sûr à 100 % que vous avez accès aux dernières versions des documents que vous consultez. La transmission de données étant cryptée et protégée par mot de passe, tant que vous avez un accès à Internet, vous pouvez vous connecter depuis n’importe quel appareil – un avantage qui peut s’avérer utile si le télétravail s’impose à tout moment !

 

La connexion peut représenter un problème, surtout lorsque plusieurs appareils à la maison sont connectés au réseau Wi-Fi. Supprimez les appareils, applications et mises à jour inutiles qui consomment une grande partie des données de connexion. En faisant de simples modifications telles que le passage d’Outlook en mode hors ligne, la désactivation de la fonction d’enregistrement automatique dans Microsoft Office 365 et/ou d’autres applications, la limitation des appels vidéo uniquement lorsque c’est nécessaire, vous bénéficierez d’une connexion fluide.

 

Pour en savoir plus sur la recherche d’informations sur Kleos, cliquez ici.

 

Pour éviter l’envoi de mails et valider facilement des documents grâce à « la bannette A suivre », cliquez ici.

 

2.     Programmez votre journée

 

À la maison, essayez de ne pas céder à la tentation du multitâche. Prévoyez du temps ininterrompu pour accomplir vos tâches une par une. S’arrêter pour répondre à quelqu’un qui frappe à la porte ou pour préparer le déjeuner peut vous déconcentrer lorsque vous travaillez sur une affaire. Si vous savez à quelles heures vous êtes le moins productif (par exemple, le matin au réveil des enfants), réservez ce temps pour répondre aux appels téléphoniques ou pour les rendez-vous, et travaillez le reste de la journée. Voici quelques conseils supplémentaires pour prévoir du temps ininterrompu dans votre emploi du temps quotidien :

 

  • Prévoyez du temps interrompu, pendant lequel vos collègues savent que vous êtes libre pour parler des affaires
  • Essayez de résister aux distractions qui vous entourent. Pour cela, prenez de courtes pauses pour retrouver votre énergie et votre concentration.
  • Prévoyez une heure de pause raisonnable dans votre emploi du temps pour vous aider à rester concentré toute la journée

 

Pour en savoir plus sur les tâches dans Kleos, cliquez ici.

 

3.     Maîtrisez votre emploi du temps

 

Après avoir établi votre emploi du temps, assurez-vous de bien le respecter pour donner la priorité au travail facturable, même lorsque vous êtes à la maison.

 

Kleos peut vous aider à suivre votre temps de travail, depuis n’importe quel appareil. Vous n’aurez donc plus à attendre d’être de retour au bureau pour enregistrer votre temps. Par exemple, avec Kleos, vous pouvez inscrire le temps de travail directement à partir de votre calendrier pour vous assurer que chaque heure est comptée.

 

Pour en savoir plus sur la création d’activités facturables dans Kleos, cliquez ici.

 

  1. Continuez de donner la priorité au client

 

Il est préférable que les clients n’aient pas à vous courir après. C’est particulièrement vrai en cette période de pandémie. Restez en contact avec vos clients et rassurez-les en leur disant que vous travaillez sur leurs cas. Tenez-les informés de manière proactive de tout changement (lié ou non au coronavirus).

 

  • Organisez vos dates d’échéance et priorités dans un tableau de bord, de manière à améliorer votre gestion du temps, à respecter les délais et à définir des alertes pour vous permettre de rester concentré sur votre tâche – avant que vos clients ne vous appellent !
  • Remplacez les réunions en présentiel par des vidéoconférences à l’aide d’outils tels que GoToWebinar, Microsoft Teams, Skype, Google Hangout, Join.me, Whereby, etc.
  • Utilisez un portail de partage de fichiers sécurisé pour partager de manière proactive et plus rapide des accords, des messages et des factures, et ainsi réduire la communication par e-mail ou par téléphone. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un outil de partage de fichiers gratuit ou payant. Les outils gratuits n’étant pas toujours les plus sécurisés, il est préférable d’utiliser un outil qui nécessite la création d’un compte, pour vous comme pour les destinataires.

 

Tout cela contribue à satisfaire les clients et à donner une image plus professionnelle de votre entreprise !

 

Pour en savoir plus sur Kleos Connect, cliquez ici

 

  1. Prenez des mesures de sécurité

 

Le télétravail peut augmenter le risque de perte de données, mais vous pouvez contrer ce risque en promouvant une culture interne de responsabilité en matière de sécurité de l’information. Voici quelques bonnes pratiques à adopter :

 

  • Évitez les réseaux WiFi publics et ouverts. Si votre connexion n’est pas cryptée, vous risquez fortement d’être victime d’un vol de mot de passe ou de données.
  • Définissez un mot de passe très sécurisé sur votre routeur WiFi domestique (n’utilisez pas votre nom ou votre adresse)
  • Protégez l’accès aux ordinateurs et aux appareils que vous utilisez à la maison, ainsi qu’à tous les comptes dans les applications, en utilisant des mots de passe complexes et différents. Changez vos mots de passe relativement souvent.
  • Évitez d’annoncer la fermeture de vos bureaux par messages automatiques et ne publiez pas de photos sur les réseaux sociaux. Les cambrioleurs sauraient alors que la voie est libre !
  • Protégez l’accès aux fichiers avec des mots de passe et des paramètres d’accès utilisateur.
  • Prenez des précautions lors du transfert de fichiers. Si vous transférez des fichiers par e-mail, vous risquez de vous exposer à des virus et des logiciels malveillants. Grâce à une solution Cloud telle que Kleos, vous pouvez mettre en place un partage de fichiers sécurisé entre les employés et des tiers externes. Avec Kleos, la transmission de données est cryptée avec le certificat 2048-bit PKI et certifié par Norton. Les fichiers sont ainsi transférés en toute sécurité. En outre, Kleos est surveillé 7 j/7 et 24 h/24 pour la détection d’intrusions. La transmission de données cryptées bénéficie d’un suivi continu pour en détecter la vulnérabilité.

 

  1. Utilisez la nouvelle fonction d’intégration Skype de Kleos

 

Grâce à la nouvelle fonctionnalité de Kleos, vous pouvez désormais démarrer rapidement une discussion ou un appel en utilisant l’intégration de Kleos avec Skype.

 

Pour en savoir plus sur l’intégration de Kleos avec Skype, cliquez ici.

 

 

En conclusion, si vous devez passer en télétravail pendant une période prolongée, il est essentiel de prendre des mesures proactives pour en assurer le bon déroulement. Si vous parvenez à travailler dans les mêmes conditions qu’au bureau, vous pourrez générer de la valeur pour les clients, augmenter vos heures facturables et générer plus de revenus pour l’entreprise.