Comment convertir plusieurs fichiers en un seul PDF

19/02/2018

 

1. Description
Je souhaite convertir plusieurs fichiers en 1 seul PDF.

2. Procédure
À partir de l’onglet général Documents ou depuis l’onglet Documents du dossier:
Sélectionner les documents à convertir > clique droit de la souris > PDF > Enregistrer en PDF ou bouton Plus… > PDF > Enregistrer en PDF

 

 

 

La fenêtre de création s’ouvre. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les fichiers à convertir en PDF. Cliquez OK pour valider.

 

 

 

Dans la fenêtre suivante il est possible de modifier le titre du fichier, ajouter une description et voir l’aperçu en cliquant sur la loupe.
Cliquez OK pour valider.

 

 

 

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Comment importer en masse des répertoires de documents dans Kleos

15/03/2017

 

1. Description
Vous pouvez, depuis votre bureau Windows, importer des répertoires de documents dans Kleos. L’arborescence de répertoires sera conservée dans votre dossier Kleos et tous les documents seront importés.

Limitations :

  • Le poids maximal d’un fichier à importer est de 40Mo,
  • Le poids maximal de tous les fichiers d’une arborescence de répertoires est de 500Mo,
  • Le niveau maximum de sous répertoires est de 10.
  • Le nombre maximum de documents en 1 seul import de répertoires est de 200.
  • Pratiquement tous les formats de fichiers sont acceptés (doc, xls, pdf, img, jpg…).


2. Solution
À partir du dossier souhaité, allez dans Documents.
Dans l’onglet Importer, sélectionnez Import de répertoires.

 

 

 

Une fenêtre vous demandera de sélectionner le répertoire parent (ou le sous-répertoire) souhaité.

 

 

Kleos vous affichera une fenêtre récapitulant les répertoires et les documents à importer.
Cochez/décochez les répertoires à recréer dans votre dossier Kleos.
Vous pouvez par exemple choisir de n’importer que les documents dans Kleos sans recréer les niveaux de répertoires.
Vous pouvez aussi choisir de ne pas importer le répertoire parent, pour cela, décochez Importer le répertoire parent.
Choisissez le Répertoire de destination et cliquez sur Importer.

 

 

En bas de page le poids total (en Mo) des documents & répertoires avant import et aussi le nombre total de documents qui seront importés dans le dossier.

 

Cliquez Oui pour confirmer.

 

 

Cliquez OK pour valider.

 

 

Les nouveaux répertoires sont visibles dans Kleos :

 

 

 

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La Gestion des Documents et des Emails

28/07/2017

 

Création des Documents et des Emails

Il existe plusieurs façons de créer un nouveau document ou un nouvel email dans Kleos :
1. Depuis le bureau Kleos
Positionnez votre souris du l’icône  . Un menu contextuel apparaitra. Dans la liste des choix proposés il suffira de cliquer sur   ou sur 
Sélectionnez depuis la liste le modèle de document à créer. Il ne vous reste plus qu’à renseigner le dossier de rangement dans le champ « dossier », puis cliquez sur « Ok » pour créer et enregistrer votre nouveau document.

 


 

2. Depuis un dossier
Vous pouvez également créer un nouveau document ou un nouvel email depuis vos dossiers dans Kleos, pour cela, depuis l’onglet  , cliquez sur le bouton    puis sur  ou .
Pour cette dernière situation, vous avez deux boutons, le premier que nous venons d’évoquer qui vous permet d’envoyer un mail sans forcément y joindre de pièce et un bouton    qui lui vous permet de sélectionner plusieurs pièces avant de cliquer sur celui-ci.
La fenêtre de choix de modèle de document à créer s’ouvrira alors. Il ne vous restera qu’à choisir le modèle souhaité.

 

 

 

Cliquez sur « Ok » pour créer et enregistrer ce nouveau document.
Dans le cas de l’envoi de mail, vous pouvez choisir le destinataire à l’aide des boutons A, CC ou CCI en utilisant les flèches (possibilité d’indiquer manuellement le nom et l’adresse email) ainsi que des pièces en utilisant le  .

 

 

IMPORTATION DES DOCUMENTS ET DES EMAILS

Vous avez deux possibilités pour intégrer tous types de document dans Kleos, que ce soit un document Microsoft Office, du PDF, des images ou des mails.

1. Le « drag and drop » (glisser déposer)
Un document provenant de l’Explorateur Windows (votre disque local, un disque réseau, une clef USB…) ou un email de votre Outlook peuvent être intégrés dans Kleos par glisser/déposer.

Sélectionner un mail avec le bouton gauche de la souris et maintenir ce dernier enfoncé. Descendre le pointeur de souris dans la barre des tâches Windows et se positionner un instant sur KLEOS, ce qui le fait réapparaitre. Relâchez le bouton de la souris une fois au-dessus du dossier.

La fenêtre d’intégration de document s’ouvre :

 

 

 

Vous avez la possibilité d’indiquer un nom, une description pour ce document, et le dossier dans lequel il doit être stocké (si non renseigné) puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Vous pouvez également réaliser cette manipulation avec plusieurs éléments. Vous aurez alors la fenêtre « Gestion des imports » avec les fonctionnalités suivantes :

  • Sélectionner dossier/répertoire : permet d’indiquer dans quel dossier et quel répertoire vont les documents sélectionnés préalablement
  • Importer en masse : Importe en masse les documents en fonction des informations indiquées
  • Importer : La fenêtre d’intégration de chaque document s’ouvre tour à tour

    

1. Le bouton « importer »
Un bouton d’importation est accessible avec 3 possibilités :

 


 

1.  Import de document : pour importer un seul document en le récupérant sur le poste via le bouton
2.  Import de répertoire : pour importer tout un répertoire et le greffer dans l’arborescence du dossier
3. Import de mail : Avant tout, Kleos liste les emails présents sur le serveur de messagerie pour qu’ensuite vous puissiez choisir ce que vous souhaitez importer dans le dossier.

3. L’importation automatique
Vous pouvez créer un répertoire d’import automatique. L’ensemble des documents que vous allez y enregistrer ou déposer (vous-même, un autre utilisateur ou votre scanner…) va automatiquement déclencher le message d’import de Kleos.


 

Note :
Pour définir le répertoire automatique, cliquez sur    puis    et enfin . Dans l’onglet     cochez

 

 

et indiquer le chemin du répertoire que Kleos doit scruter, en cliquant sur le bouton 

VISUALISATION DES DOCUMENTS

Lorsque vous souhaitez uniquement consulter un document, sans objectif de modification, vous avez deux possibilités.
La première solution est le bouton  (présent aussi dans le clic droit). Votre document s’ouvrira alors en lecture seule sans lien avec Kleos.
La seconde possibilité est le volet de prévisualisation situé à droite de l’écran. Ce dernier apparaît  grâce au bouton 

À SUIVRE
Kleos permet d’envoyer des documents à corriger/relire entre utilisateurs d’un même cabinet au travers de la fonctionnalité
Depuis un dossier, sélectionnez le document souhaité dans la liste et cliquez sur  
Dans la fenêtre qui s’ouvre intitulée , dans la partie   cliquez sur le bouton  .
Vous aurez alors la possibilité de choisir la priorité à affecter au document (révision), la personne qui va le recevoir et le traiter et d’affecter un commentaire dans « Note ».



 

Ce document est donc accessible depuis le bureau de Kleos, via la fenêtre « A suivre » chez la personne ayant transmis le document ainsi que chez la personne l’ayant reçu.


 

Pour répondre après traitement du document, cliquez sur « A suivre » pour rouvrir la fenêtre de transfert. Les actions à effectuer sont :

 

1.

 

2.    afin de réaliser un nouvel envoi.

Une fois l’ensemble des actions réalisé et afin de retirer le document de ce parapheur électronique, il suffit alors de sélectionner le document en question et de  .

LES PETITS PLUS

Conversion PDF
Cette fonctionnalité vous permet de convertir le document Word en PDF et également de d’enregistrer plusieurs documents Word en un seul document PDF. Pour cela, une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton  (clic droit).

L’étape suivante vous sera proposée, elle permet de définir l’ordre dans lequel les documents pré sélectionnés s’afficheront dans le PDF.

 

 

Les boutons en bas à gauche permettent de définir l’ordre voulu des documents. Cliquez sur « Ok » une fois que la sélection est finalisée.

Il ne vous restera plus qu’à enregistrer le document PDF nouvellement créé au travers de la page de sauvegarde qui apparaitra.

 

 

 

Dupliquer un document
Il est possible dans Kleos de dupliquer un document afin d’en créer une copie pour le dossier dans lequel vous travaillez ou pour un autre.
Pour effectuer cette manipulation, faites un clic droit sur le document que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur . La fenêtre des propriétés du duplicata apparait. Vous pouvez ainsi le nommer, le classer et modifier le dossier de destination si nécessaire.

Propriétés d’un document 
L’accès aux propriétés permet de renommer ou de reclasser le document en question. Pour cela, sélectionner le document, allez dans  puis .

Copier vers/Transférer vers
Les deux fonctionnalités suivantes ont pour but de déplacer des documents.  déplace localement sous forme de copies. Quant à lui  permet de déplacer un document d’un dossier à un autre.

La lecture seule des factures
Après fusion d’une facture et enregistrement de cette dernière, le document Word se verrouille en lecture seule. Il est possible de retirer temporairement cette restriction. Pour cela, ouvrez les  du document Facture et dans la partie   , décochez .
Valider et double-cliquez sur le document pour l’ouvrir.

ATTENTION: ne modifiez pas les montants du document. Ils resteront inchangés dans Kleos.

Recherche de documents
Il est possible dans la thématique DOCUMENTS (hors dossier) d’effectuer une  afin d’utiliser une  différents critères.

 

 

 

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Comment Imprimer des documents en masse

15/03/2017

 

1. Description
Imprimer des documents en masse.
Attention : La limite est de 200 docs. Il est toutefois possible de faire la demande pour monter jusqu’à 400 docs, par base.

2. Résolution
A partir de l’onglet Documents du Dossier ou Facturation de Kleos s’il s’agit de documents de facturation, faites Ctrl +A sur le clavier afin de sélectionner tout ou sélectionnez seulement le nombre de documents souhaité.
Sélectionnez l’onglet Plus…

 

 

 

ou faites un clic-droit avec la souris et cliquez sur Imprimer.

 

 

 

Cliquez OK pour confirmer :

 

 

 

Attention : Il faut que les documents soient générés au préalable.

 

 

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