Tätigkeiten und Abrechnungsposten definieren

 

 

Um in Kleos zeitbasierte Rechnungen zu erstellen, müssen Sie zunächst einige Einstellungen vornehmen und das System an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dazu möchten wir Ihnen zunächst erläutern, wie Kleos in diesem Bereich aufgebaut ist.

Um mit “Tätigkeiten” zu arbeiten ist es erforderlich, „Tätigkeiten“, „Abrechnungsposten“ und „Honorartabellen“ zu definieren. Abrechnungsposten beschreiben spezifische Einzelelemente, die einem Mandanten in Rechnung gestellt werden können, z.B. Honorar, Auslagen und durchlaufende Posten.

Die Honorartabelle enthält (Stunden-)Sätze, die den Abrechnungsposten einen Geldwert zuweisen.

Der Unterschied von „Tätigkeiten“ und „Abrechnungsposten“ lässt sich am besten anhand eines Beispiels erläutern:

Sie möchten eine Dienstreise, die Sie im Auftrag Ihres Mandanten durchgeführt haben, abrechnen. Zu einer dieser Dienstreise gehören in diesem Beispiel drei Elemente:

– Fahrt mit dem PKW

– Zeit der Dienstreise

– Hotelübernachtung

Diese einzelnen Elemente bezeichnet Kleos als Abrechnungsposten und sie werden unter Einstellungen > Rechnungswesen > Abrechnungsposten-Typen angelegt.

 

 

 

 

 

Um nun alle drei Abrechnungsposten zeitgleich einer Akte hinzuzufügen, gehen Sie zu Einstellungen > Tätigkeiten > Tätigkeitstypen.

Hier legen Sie nun eine Tätigkeit „Dienstreise PKW mit Übernachtung“ an. Dieser Tätigkeit fügen Sie die Abrechnungsposten „Kilometer“, „Reisekosten Hotel“ und „Zeit“ hinzu.

 

 

 

 

 

 

Eine Tätigkeit ist in Kleos somit ein Container für einen oder mehrere Abrechnungsposten.

Abrechnungsposten können hinzugefügt, geändert und gelöscht werden. Honorartabellen können nur deaktiviert, aber nicht gelöscht werden.

Um Honorartabellen anzulegen oder zu bearbeiten gehen Sie zu Einstellungen > Tätigkeiten > Honorartabellen. Die Tabellen enthalten die (Stunden-)Sätze der Abrechnungsposten. Sie können so viele Honorartabellen anlegen, wie Sie möchten.

Dabei unterscheidet Kleos zwischen Standard-Honorartabellen, Nutzerdefinierten Honorartabellen und Abgeleiteten Honorartabellen sowie allgemeinen und speziellen Gebühren.

Jede Kanzlei kann für einen gegebenen Zeitraum immer nur eine Standard-Honorartabelle haben. In dieser Tabelle legen Sie die Stundensätze und Auslagen fest, die generell in Ihrer Kanzlei gelten sollen. Möchten Sie die Sätze irgendwann ändern, schließen Sie die aktuelle Tabelle durch Vergabe eines Enddatums (z.B. 31.12.2016) und legen Sie eine neue Standardtabelle mit einem direkt anschießenden Startdatum (z.B. 01.01.2017) an. In dieser Tabelle legen Sie nun die geänderten Sätze fest.

 

 

 

 

Falls Sie neben der Standardtabelle, die grundsätzlich für alle Akten verwendet wird, noch weitere Tabellen für bestimmte Tätigkeitsbereiche anlegen möchten, benutzen Sie hierfür die Nutzerdefinierten Honorartabellen. Auch hier definieren Sie die gewünschten Sätze für Honorar und Auslagen. Zusätzlich zur Standardtabelle können Sie hier in der Registerkarte „verknüpft“ aber auch noch Akten zu dieser Tabelle verknüpfen, die dann nach den nutzerdefinierten Sätzen abgerechnet werden. Natürlich können Sie die die Honorartabellen auch direkt in der Akte zuweisen und auch später noch ändern.

 

 

 

 

 

So, wie eine Nutzerdefinierte Tabelle eine Ausnahme zu einer Standard-Honorartabelle darstellt, ist die Abgeleitete Honorartabelle wiederum eine Ausnahme zur einer Nutzerdefinierten Honorartabelle.

Diese kommt dann zum Einsatz, wenn Sie eine grundsätzliche Honorarvereinbarung mit einem Mandanten getroffen haben, für einen bestimmten Fall aber z.B. den Auslagensatz der Fahrtkosten anders vereinbaren.

Dazu legen Sie eine Abgeleitete Honorartabelle an, deren einziger Inhalt der geänderte Kilometerpreis ist, alle anderen Gebühren werden automatisch aus der Ursprungstabelle in die Akte übernommen.

 

 

 

 

 

Allgemeine Gebühren werden für Abrechnungsposten-Typen vergeben. Z.B. kann die Kategorie „Kopien“ verschiedene Arten von Kopien enthalten (s/w, Farbe, aus Gerichtsakten, aus eigener Akte, Eine allgemeine Gebühr für „Kopien“ gilt für alle Abrechnungsposten in dieser Kategorie. Spezielle Gebühren dagegen gelten nur für einen spezifischen Abrechnungsposten.

Ein weiteres Beispiel wäre die Kategorie „Zeit“. Hier können Sie z.B. eine allgemein Gebühr für angefallen Zeit festlegend und abweichend davon eine geringere Gebühr für den spezifischen Tatbestand der Reisezeit.

 

 

 

 

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