Konfiguration von Zusatzfeldern

 

 

Grundsätzlich ist Kleos eine Standardsoftware, die Sie so einsetzen, wie Sie sie von uns erhalten. Sie enthält im Auslieferungszustand alle nötigen Funktionen Rund um die tägliche Arbeit in einer Anwaltskanzlei.

Aber natürlich hat jede Kanzlei eigene Bedürfnisse und besondere Anforderungen, die z.B. aus der Organisation und den Fachgebieten erwachsen. Um dieser Tatsache gerecht zu werden, bietet Kleos Ihnen die Möglichkeit persönliche Zusatzfelder anzulegen.

Diese Felder und die darin enthaltenen Daten werden genauso der Datenbank hinzugefügt, wie die Daten aus den Standardfeldern auch. Somit können auch Zusatzfelder mit der erweiterten Suche durchsucht oder in Dokumentvorlagen verwendet werden.

Sie können in Kleos Zusatzfelder für Akten und Beteiligte anlegen. Diese Möglichkeit steht Ihnen in den Einstellungen an verschiedenen Stellen zur Verfügung.

Allgemein zu verwendende Zusatzfelder, die in allen Akten und Beteiligten zur Verfügung stehen sollen, können Sie über Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder für Akten oder Einstellungen > Allgemein > Zusatzfelder für Beteiligte anlegen.

 

 

 

 

 

Folgende weitere Möglichkeiten haben Sie, um Zusatzfelder zu erstellen:

  • Einstellungen > Beteiligte > Profile. Ein Profil besteht aus einem Set von Feldern, die immer angelegt werden, wenn das jeweilige Profil einem Beteiligten hinzugefügt wird. Zusatzfelder, die auf der Ebene eines Profils angelegt werden, stehen nur für die Beteiligten zur Verfügung, zu denen das Profil hinzugefügt wurde.
  • Einstellungen > Akte > Aktentyp. Wenn Sie einem Aktentyp Zusatzfelder hinzufügen, stehen diese Felder in allen Akten dieses Typs automatisch zur Verfügung.
  • Einstellungen > Akte > Beteiligungsarten. Entsprechend den Zusatzfeldern zum Aktentyp, können auch zu den verschiedenen Beteiligungsarten gezielt Zusatzfelder angelegt werden. Sobald Sie einen Beteiligten dieses Typs dann zu einer Akte hinzufügen, stehen Ihnen diese Zusatzfelder zur Verfügung.
  • Einstellungen > Beteiligte > Beziehungstypen. Beziehungstypen beschreiben die Verknüpfung zwischen zwei Beteiligten. Auch dazu können Zusatzfelder angelegt werden, die typischerweise spezielle Merkmale dieser Verknüpfung enthalten.

Wie üblich in Kleos, ist das Fenster zur Definition von Zusatzfeldern an allen Einstiegspunkten gleich.

 

 

 

 

 

Über das Menü “Definition Zusatzfelder” fügen Sie neue Gruppen und Felder hinzu. Diese werden dann links in der Übersicht angezeigt. In der rechten Fensterhälfte werden die Eigenschaften festgelegt und angezeigt.

Alle Zusatzfelder müssen einer Gruppe zugeordnet werden. Klicken Sie auf Hinzufügen > Gruppe hinzufügen und vergeben Sie einen Namen für die Gruppe. Der Zweck der Gruppen besteht darin, die Zusatzfelder thematisch zusammengefasst und organisiert in Kleos darzustellen.

Zur Anlage von Zusatzfeldern empfehlen wir die folgenden Hinweise zu beachten:

  • Legen Sie den Typ des Zusatzfelds Kleos bietet die folgenden Typen an:
    • Alphanumerisch
    • Numerisch
    • Datum
    • Vorschlagsliste (Einträge können überschrieben werden)
    • Bool’scher Ausdruck
    • Dezimalzahl
    • Auswahlliste (Einträge können nicht überschrieben werden)
  • Geben Sie dem Feld einen aussagekräftigen Namen. Es ist zwar möglich, an verschiedenen Stellen den gleichen Namen mehrmals zu verwenden, wir raten davon aber dringend ab, u.a. weil es dadurch zu Problemen kommen kann, wenn Sie das Feld als Platzhalter bei der Dokumenterstellung nutzen möchten.
  • Geben dem Zusatzfeld unter “Text” ebenfalls einen aussagekräftigen Namen. Sobald Sie einer Gruppe mehr als ein Zusatzfeld hinzugefügt haben, können Sie die Reihenfolge der Felder über die Pfeiltasten verändern.

Einmal hinzugefügte Zusatzfelder können jederzeit verändert oder gelöscht werden. Beachten Sie aber bitte, dass beim Löschen auch alle Daten, die Sie bisher über dieses Feld erfasst haben, mit gelöscht werden. Daher will dieser Schritt gut überlegt sein.

Deswegen empfiehlt es sich, die Anlage von Zusatzfeldern im Vorfeld zu durchdenken und zu planen:

  1. Überlegen Sie sich, welche weiteren Daten Sie in welchem Bereich von Kleos gerne erfassen möchten.
  2. Legen Sie dann fest, in welcher Form Sie die Daten erfassen möchten (Datum, Vorschlagsliste, Auswahlliste, etc.)
  3. Planen Sie dann, wie Sie die Felder am sinnvollsten zu Gruppen zusammenfassen können.

Entsprechend dieses Entwurfs legen Sie dann die Gruppen und Felder in Kleos an.

 

 

 

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Full Kleos Manual
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