Tato stránka obsahuje nejdůležitější novinky v Kleosu 6.6 vydaného v červnu 2019.

 

 

Pro více informací o všech novinkách si můžete stáhnout rozšířenou PDF verzi (pod tímto shrnutím).

 

Email: vylepšení pro Outlook

Email: vylepšení při použití Outlooku jako výchozího editoru

Kleos Connect: snadný přístup do kauzy přímo z notifikace

Kleos Connect: externí strana může stáhnout více dokumentů najednou

Fakturace: číslování dokumentů i s alfanumerickými znaky

 

Email: vylepšení pro Outlook

 

V březnové aktualizaci Kleosu 6.5 byl představen úplně nový doplněk Kleos pro Outlook.

 

Na základě poznatků od uživatelů je ve verzi 6.6 připraveno několik vylepšení.

 

Přidání popisu při odesílání emailu

 

Po výběru kauzy stačí kliknout na Popis pro zobrazení daného pole.

 

 

 

Přidání popisu k emailu při jeho importu do Kleosu

 

Po výběru kauzy je možné přidat popis emailu kliknutím na tlačítko Popis.

 

 

 

Přidání popisu přílohy při importu emailu

 

Pokud jsou přílohy ukládané jako samostatné dokumenty, je možné ke každé z nich přidat popis.

 

 

 

Popis je možné přidat, upravit nebo smazat.

 

 

Okamžitý převod Word dokumentu na PDF

Pokud přidáváte z Kleosu dokument formátu DOCX, objeví se při přejetí myši možnost „Jako PDF“.

 

Po kliknutí na toto tlačítko se automaticky provede převod na PDF.

 

 

 

Po dokončení převodu je k emailu jako příloha přidána PDF verze dokumentu.

 

Poznámka: konverze dokumentu může nějakou chvíli trvat (v závislosti na velikosti dokumentu), proto odesílejte email až po ujištění, že je u něj přiloženo PDF.

 

 

Uložení návrhu emailu (a volitelné předání k vyřízení)

Při vytváření emailu se objeví nová možnost Uložit jako návrh:

 

 

V tomto případě není email odeslán, ale je uložen do Kleosu, odkud může být upraven, odeslán nebo smazán.

 

Poznámka: pro vyvarování se nesrovnalostí mezi Outlookem a Kleosem, je návrh emailu uložen pouze v Kleosu (a ne v Outlooku)!

 

Proto, abyste návrh později lépe našli, doporučujeme přidat další kroky PŘED uložením.

To vám umožní přidat schůzku nebo zaevidovat činnost, ale také předat K vyřízení. Tímto zpřístupníte email kolegům, kteří jej mohou dopsat a odeslat.

 

Nahoru

 Email: vylepšení při použití Outlooku jako výchozího editoru

 

V březnové aktualizaci Kleosu 6.5 se objevila možnost použít Outlook jako výchozí editor emailů.

 

Nyní je tato funkce rozšířena pro případy (pokud je to uvedeno v nastavení):

 

  • Vytvoření nového emailu z Kleosu
  • Otevření emailu z Kleosu

 

POZNÁMKA: pro nastavení Outlooku jako výchozí editor emailů jděte do Nastavení/Obecný/Obecné konfigurace/Moje preference/Dokumenty a tam zaškrtnout “Použít Microsoft Outlook pro emaily”.

 

 

Nahoru

Kleos Connect: snadný přístup do kauzy přímo z notifikace

 

Kleos Connect vám umožňuje jednoduše sdílet dokumenty z Kleosu s externími stranami.

 

Externí strany mají přístup ke sdíleným dokumentům přes zabezpečený portál a mohou dokumenty i nahrávat nebo k nim přidávat komentáře.

 

Pokud externí strana nahraje dokument nebo přidá komentář, jste o tom spraveni v notifikačním centru Kleosu:

 

 

Při kliknutí na notifikaci se objeví možnost pro úpravu možností sdílení. Nově je v tomto okně ikona lupy. Při kliknutí na lupu se otevře související kauza přímo na záložce Dokumenty.

 

 

Nahoru

Kleos Connect: externí strana může stáhnout více dokumentů najednou

Při prohlížení sdílených dokument na portálu Kleos Connect je nyní možné vybrat více dokumentů (až 100), a ty pak stáhnout:

  • Stáhnout vybrané => stáhne pouze vybrané dokumenty
  • Stáhnout vše => stáhne všechny nasdílené dokumenty

 

 

 

Kleos Connect sloučí všechny dokumenty do jednoho .zip souboru, který je možné uložit na disk.

 

Nahoru

Fakturace: číslování dokumentů i s alfanumerickými znaky

V Kleosu verze 6.6 bude možné do číslování fakturačních dokumentů (faktury, dobropisy, zálohy) přidat i alfanumerické znaky. Aktuálně je možné mít v číslování pouze čísla.

Dle nastavení fiskálního subjektu je možné mít číslování dle deníku, dle fiskálního roku nebo bez ohledu na fiskální rok.

 

 

Číslování dle deníku

V nastavení deníku je možné kromě klasického počítadla zadat i číslování alfanumerickým vzorcem.

V případě výběru alfanumerické varianty je logika číslování stejná jako u číslování kauz – Kleos navíc zobrazí náhled výsledku v reálném čase.

 

 

 

Ve výchozím nastavení obsahuje vzorec jedno povinné počítadlo, ale je možné tlačítkem Přidat přidávat další prvky, jako text nebo datum.

 

 

Na příkladu níže je vzorec tvořený:

  • Volným textem „AAA“ s oddělovačem „-“
  • Počítadlem se třemi řády
  • Volným textem „/“
  • Datem ve formátu yyyy (celý rok)

Náhled výsledku se zobrazí vpravo dole.

 

 

Aby bylo možné vzorec nastavit nebo upravit, nesmí být deník použitý u žádného fakturačního dokumentu. Není tedy možné upravovat vzorec nebo počáteční číslo deníku, který obsahuje faktury.

 

Číslování dle fiskálního roku

Zde je postup stejný jako v případě číslování dle deníku.

 

 

Číslování bez ohledu na fiskální rok

Číslování lze nastavit přímo v nastavení fiskálního subjektu a postup je stejný jako v případě číslování dle deníku.

 

 

Použití vzorce číslování ve fakturačním procesu

Jakmile je vzorec pro deník, fiskální rok nebo subjekt nastaven, je při vytváření fakturačního dokumentu použito číslování nastavené ve vzorci.

Příklad: vytváříme fakturu, kde je číslování nastaveno jako v případě příkladu u deníku. Pokud uložíme fakturu jako závěrečnou, přiřadí ji Kleos číslo dle nastaveného vzorce a následně zvýší počítadlo o jeden.

 

 

Pokud je vytvořena faktura v deníku, který podporuje alfanumerický vzorec, je možné manuálně přepsat číslo faktury kliknutím na symbol tužky. Zde je pak možné zadat text o 20 alfanumerických znacích. Upozornění: v případě manuální úpravy čísla faktury se počítadlo nezvýší automaticky o jednu a automatické číslování nevytvoří souvislou a jedinečnou číselnou řadu.

 

 

Nahoru