Kleos Guide d’utilisation – Agenda

15/03/2017

 

Agenda
Avec le module Agenda, vous pouvez gérer votre propre agenda avec des rendez-vous et événements, ainsi que celui de vos collègues de Bureau.

Consulter l’agenda

Vous ouvrez votre agenda en cliquant sur l’icône ‘Agenda’ dans la barre de menu:

 

Le planificateur

Le planificateur est affiché au milieu de l’écran et montre tous les événements pour le jour choisi:

 

 

Les jours contenant des événements sont représentés en gras.

Vous pouvez également consulter un autre jour ou plusieurs jours en même temps dans le planning journalier.

  • Pour consulter un jour donné dans le planning journalier: cliquez sur le jour que vous souhaitez consulter.
  • Pour consulter un nombre de jours consécutifs: glissez le curseur sur les jours à afficher ou cliquez sur le premier jour à afficher. Tenez la touche Shift enfoncée et cliquez sur le dernier jour à afficher.

 

 

Mes tâches

Vous pouvez également gérer vos tâches à partir du planificateur:

  • Cliquez sur la barre Mes tâches à droite du planificateur.

 

 

  • ou cliquez sur le flèche  au-dessus de Mes tâches.

Les agendas affichés seront déplacés vers la gauche pour afficher votre liste des tâches.

  • Cliquez sur pour ajouter une nouvelle tâche.
  • Cliquez sur  pour éditer une tâche.

Pour fermer la fenêtre de la tâche:

  • Cliquez une nouvelle fois sur le flèche si vous avez cliqué dessus pour ouvrir votre liste des tâches.

 

Créer un nouveau rendez-vous

Déplacez votre curseur sur l’icône « Agenda » et sélectionnez « Nouveau.

 

L’écran événement s’ouvre:

 

  Si vous sélectionnez une plage de dates et d’heures dans le Planning journalier avant d’appuyer sur le bouton Nouveau, la date et les heures de début et de fin seront déjà complétées.

  • Complétez les données de l’événement.
  •  Cliquez sur OK pour sauvegarder le nouvel événement

Le système vérifiera si toutes les données ont été complétées. Si cela n’est pas le cas, le nouvel événement ne pourra être sauvegardé.

Le système affichera un message d’avertissement au cas où le nouvel événement chevaucherait un événement existant.

                                                        

 

Rechercher un événement

  • Cliquez sur Rechercher pour rechercher des événements.

     

 

Vous pouvez choisir des événements sur base journalière, hebdomadaire ou mensuelle, ainsi qu’utiliser des filtres de recherche supplémentaires tels qu’Agenda ou Général.

 

 

Une fois vos critères de recherche définis, cliquez sur Rechercher pour retrouver tous les événements qui satisfont à ces critères. Les résultats sont affichés dans la liste Evénements.

 

 

Lorsque vous cliquez sur Planificateur, l’agenda journalier avec tous vos points d’agenda sera affiché à l’écran.

  • Cliquez sur Liste pour obtenir la liste de tous les points d’agenda du jour sélectionné.
  • Cliquez une fois de plus sur Planificateur pour retourner à la Liste des résultats ou vice-versa.

 

Synchronisation Outlook

La fonction Synchronisation Outlook vous permet d’exporter des tâches et des rendez-vous Kleos vers Outlook et vice-versa. Un nombre de fonctions Outlook avancées ne sont pas disponibles dans Kleos, tandis qu’une série de données Kleos (telles que les références dossier) ne sont pas connues dans Outlook. Toutefois, l’information de base est soutenue par les deux programmes et les données Kleos peuvent être exportées par l’intermédiaire d’Outlook vers des PDA et programmes similaires au moyen de logiciels tiers. Cliquez sur Synchroniser pour synchroniser votre agenda Kleos avec votre agenda Outlook et vice-versa. Vous trouverez le bouton dans le planificateur, la liste des Tâches et la liste des Evénements.

 

Chaque synchronisation se déroule entre le répertoire Kleos et un répertoire des tâches ou des rendez-vous Outlook.

Remarque: La synchronisation n’est pas affectée par l’agenda que vous avez ouvert (le vôtre ou celui d’un autre membre du bureau) ni par la période affichée dans le planificateur. Tous vos futurs rendez-vous et tâches Kleos seront synchronisés avec vos futurs rendez-vous et tâches Outlook. Les rendez-vous passés seront synchronisés à condition qu’ils tombent endéans la période spécifiée dans l’option de synchronisation ‘Nombre de jours dans le passé’.

Pour lancer la synchronisation:

  • Cliquez sur Synchroniser pour ouvrir l’écran de synchronisation.
  • Sélectionnez un Répertoire de l’Agenda en Outlook pour synchroniser vos agendas.
  • Sélectionnez un Répertoire des Tâches en Outlook pour synchroniser vos tâches.
  • Pour synchroniser des événements situés dans le passé, spécifiez le nombre de jours dans le passé.
  • Cliquez sur OK pour lancer la synchronisation.

                                                       

La synchronisation est exécutée dans l’ordre suivant:

  • Les tâches et événements créés en Outlook pendant la période traitée sont ajoutés au répertoire Kleos.
  • Les tâches et événements créés en Kleos pendant la période traitée, et qui manquent en Outlook, sont ajoutés au répertoire Outlook.
  • Les tâches et événements qui existent dans les deux environnements sont mis à jour si nécessaire.

Des conflits peuvent surgir lors de la synchronisation. C’est entre autres le cas lorsque des données obligatoires telles que la date de fin d’une tâche manquent. Dans ce cas, le système affichera une liste avec les tâches et événements conflictuels et vous demandera de compléter l’information requise pour pouvoir résoudre le conflit.

Si le conflit est dû à des données obligatoires qui manquent, le système affichera l’événement ou la tâche avec la donnée manquante. Complétez l’information manquante et confirmez cette saisie de données. Si le conflit est dû à un désalignement des données, le système vous demandera quelle version vous souhaitez conserver (Kleos ou Outlook) et quelle version doit être effacée. Sélectionnez la version correcte et cliquez sur OK pour confirmer l’alignement des données.

 

 

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Tâches & Échéances

27/12/2018

 

Echéances – Introduction au concept d’échéances
Les échéances sont un nouveau type de tâches à haute importance disposant d’une date de fin critique.

Configuration des échéances dans votre Kleos
Pour configurer/mettre en place les échéances dans votre Kleos il convient de se rendre dans la Configuration de votre base, puis dans le menu « Agenda et tâches »

                 

 

Cliquez sur le bouton « Nouveau » afin de définir vos échéances. Depuis la fenêtre de création définissez le champ «Type » sur « Echéances » et remplissez toutes les informations nécessaires :

 

 

 

Depuis cette fenêtre il est possible d’ajouter des tâches liées :

 

 

NOTE: les nouvelles échéances créées seront visibles depuis la section Echéances.
La fenêtre de création d’une nouvelle échéance comprend des champs additionnels comparé à une tâche :

  • L’information « Dossier » est obligatoire,
  • Il est possible de définir des tâches automatiques depuis l’échéance.

 

Créer une échéance

La fenêtre de création d’une nouvelle échéance comprend des champs additionnels comparé à une tâche :

  • L’information « Dossier » est obligatoire,
  • Il est possible de définir des tâches automatiques depuis l’échéance.

 

 

Visualisation des échéances dans la section des tâches
Depuis la section des tâches, une sous-section sur la partie gauche de votre écran permet d’afficher que les échéances (afin de mieux les différencier) ou bien un affichage mélangé tâches & échéances.

 

 

Depuis la « Recherche avancée » des taches, un nouveau champ vous permet de rechercher par type « Echéances » :

 

 

Visualisation des échéances depuis l’onglet « Tâches » du dossier 
De même depuis le dossier que vous avez indiqué les échéances et ses tâches liées seront visualisables.

 

 

Visualisation des échéances dans l’agenda
Il est possible, avec une configuration rapide, de choisir d’afficher ses échéances dans son agenda. Depuis
Configurations > Généralités > Onglet Tâches 

 

 

Ainsi les échéances s’afficheront dans toutes les différentes vues de votre agenda :

Note : une échéance sera affichée sur toute la durée du rappel (nombre de jours avant échéance).
Note : Si vous avez activé la fonctionnalité « Activer l’affichage des échéances dans l’agenda » (vu précédemment) alors les rapports d’agenda sont également impactés : les échéances seront regroupées par RDV/événements.

En vue « Semaine de travail » 

 

 

En vue « Liste » 

 

 

NOTE : cette fonctionnalité ne fera qu’activer l’affichage des échéances dans l’agenda. L’affichage sera conservé depuis les taches, l’onglet taches du dossier ou le bureau Kleos.

                
Ajouter ou modifier une échéance dans l’agenda 
Une échéance affichée depuis l’agenda en vue « Liste » peut être modifiée depuis le bouton « Modifier »
Les 2 boutons « Nouveau » permettent de créer une nouvelle échéance :

                   

 

 

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Echéances & Tâches liées

28/12/2018

 

Une section « Tâches liées » est disponible depuis la fenêtre de nouvelle échéance. Il est possible de pré configurer quelles tâches seront nécessaires pour compléter une échéance.

 

Définir des tâches liées

En cliquant sur le bouton « Ajouter » vous pouvez sélectionner les taches à configurer et pour chacune le nombre de jours avant la date de fin. 

Vous pourrez à tout moment modifier le type de tâche, le nombre de jours avant, supprimer une tâche etc.

La génération automatique des tâches liées depuis une échéance

Lorsque vous entrez une nouvelle échéance, si des tâches sont pré définies elles seront alors automatiquement générées. Leur date d’échéance/de fin seront automatiquement calculées en utilisant le nombre de jours renseignés depuis l’échéance.

Si une tâche est renseignée avec « O jours avant » alors elle ne sera pas générée (un message vous en informera)

Kleos vous affichera les taches liées depuis la section générale des tâches :

 

 

Modifier la date de fin d’une échéance disposant de tâches liées

Si vous devez modifier la date de fin d’une échéance disposant de taches liées, Kleos recalculera alors la date de fin des tâches liées :

Tâches? Ajout de l?information du créateur et de la date de création

14/01/2019

 

Dans cette version de Kleos nous avons ajouté 2 nouvelles informations pour les tâches :

  • Qui a créé la tâche
  • A quelle date a été créée

Ces informations sont présentes dans les tableaux des tâches dans toute l’application :

Dans l’onglet tâches du dossier :

 

 

Dans la section des tâches générale :

 

 

Dans le panneau des tâches du bureau :

 

 

Dans la tâche elle-même vous retrouverez aussi les informations du créateur et la date de création :

 

 

 

 

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