Configuration des données complémentaires

 

 

Les données complémentaires servent à personnaliser les informations présentes dans Kleos. Kleos va afficher les données complémentaires de la même façon que n’importe autre information standard. Par exemple vous pourrez effectuer des recherches d’information dans la base données Kleos en utilisant comme critère de recherche les données complémentaires que vous aurez définis.

Les données complémentaires sont applicables à vos dossiers et à vos contacts. Il faut les créer depuis la Configuration de votre base, Menu Généralités. Toutes les données complémentaires dossiers seront visualisables dans les dossiers, les données complémentaires contacts depuis vos fiches contacts.

 

 

 

 

 

 

 

Par ailleurs, si vous le souhaitez, vous pouvez créer des données complémentaires d’une autre façon. Les données complémentaires définies de cette façon ne seront disponibles que pour les dossiers et les contacts qui sont en accord avec le périmètre/scope de la définition des données complémentaires.

Ces données secondaires peuvent être définies dans les éléments suivants :

  • Les profils : les profils sont définis pour vos contacts. Vous pouvez ajouter autant de profils que voulu à vos contacts. Chaque profil contient un ensemble de données complémentaires qui seront créées lorsque le profil est assigné à un contact. Ces champs complémentaires ne seront visibles que pour les contacts disposant du profil attitré.
  • Les types de dossiers : Il est possible de définir des données complémentaires de dossiers liés aux types de dossiers. Ils ne seront visibles que depuis les dossiers du type de dossiers indiqué.
  • Les types de parties : il est possible de définir des données complémentaires pour les types de parties. Ils seront disponibles seulement pour les contacts définis sur le type de partie correspondant.
  • Les relations entre les parties et les contacts.

 

Toutes les fenêtres utilisées dans Kleos pour définir les données complémentaires partagent le même design :

 

 

 

 

 

 

 

 

Le menu en haut de la fenêtre de configuration permet d’ajouter des onglets et des champs. La liste des onglets et des champs existants est affichée sur la gauche. Sur la partie droite de l’écran s’affichent les caractéristiques du champ sélectionné.

Tous les champs complémentaires doivent être inclus dans un onglet. Cliquez sur « Ajouter » et entrez le nom du nouvel onglet.

 

Un onglet est un groupe de données complémentaires, organisées & affichées selon vos préférences. Vous ne pouvez définir de champs complémentaires tant qu’un onglet n’a pas été créé préalablement.

Il est recommandé d’adopter l’approche suivante pour définir les données complémentaires :

  • Définissez le type du nouveau champ complémentaire :
    • Le nom du champ complémentaire, (utilisez un nom descriptif de préférence). Il est possible, mais non recommandé, d’utiliser un nom similaire pour les données complémentaires contacts et dossiers. Exemple : « référence interne ».
    • Le nom qui servira à identifier la donnée complémentaire. La position de ce champ personnalisable en utilisant les flèches.
    • Définissez un critère de validation du champ (numérique, alpha numérique, texte, date…).

Vous pouvez ajouter, modifier, supprimer la configuration de vos données complémentaires à tout moment. Supprimer un champ complémentaire supprimera toutes les données relatives que vous avez pu entrer dans le temps. Vous pouvez déplacer un champ complémentaire vers un autre en dupliquant le champ d’origine, avant de le supprimer.

La définition des données complémentaires demande un peu d’organisation :

  1. Identifiez l’information que vous souhaitez ajouter dans votre Kleos.
  2. Identifier le contour de chaque donnée que vous souhaitez ajouter.
  3. Identifier le type et la règle de validation du champ complémentaire.
  4. Agrégez les données complémentaires dans des onglets.

Une fois fait, commencez à entrer de nouvelles données dans vos champs complémentaires.

 

 

 

 

 

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