Automatyczna synchronizacja Kleos z Kalendarzem I Zadaniami (Google / Office 365)

01/10/2018

 

Opis
Kleos 6.3 wprowadza użytkownikowi możliwość automatycznej synchronizacji spotkań i zadań od zewnętrznych dostawców do Kleos i odwrotnie.
Ta funkcja jest dostępna dla kont Google i Office 365.

Procedura
Przejdź do Ustawienia > Ogólne> Konfiguracja i wybierz Synchronizacja z Google / Office 365 . Domyślnie Kleos pokazuje ikonę znaku zapytania, gdy nie ma konfiguracji:

User-added image

Wybierz dostawcę zewnętrznego (np.: Google)

User-added image

Wprowadź dane uwierzytelniające, aby umożliwić firmie Kleos interakcję z zewnętrznym dostawcą.
UWAGA: przeglądarka internetowa jest osadzona w oknie:

User-added image

W następnym oknie Kleos musimy ustawić opcje synchronizacji:

User-added image

Użytkownik może:

  • Sprawdzić , czy synchronizacja jest aktywowana przy użyciu prawidłowego konta
  • Wybrać synchronizację spotkania, zadania lub jedno i drugie
  • Wybrać zewnętrzny kalendarz i zewnętrzną listę zadań do zsynchronizowania
  • Wybrać termin i typ zadania (który zostanie ustawiony domyślnie dla przychodzących rzeczy w Kleos od zewnętrznego dostawcy)
  • Ustawić datę początkową synchronizacji (co oznacza, że Kleos zaimportuje / wyeksportuje elementy utworzone od tej daty). Pamiętaj, że ta reguła jest ważna tylko dla pierwszej zbiorczej automatycznej synchronizacji).


Kleos podkreśla również, że powtarzające się spotkania i zadania grupowe nie będą brane pod uwagę podczas automatycznej synchronizacji.
Po prawidłowym ustawieniu opcji i kliknięcie OK Kleos ostrzega użytkownika, że od tej chwili ręczna synchronizacja nie będzie już dostępna:

User-added image
Po skonfigurowaniu synchronizacji automatycznej na stronie konfiguracji ikona zmienia się, wyświetlając teraz znacznik wyboru:

User-added image

AUTOMATYCZNA SYNCHRONIZACJA W CZASIE REALNYM
Po skonfigurowaniu automatycznej synchronizacji każde spotkanie i zadanie (z Kleosa lub od zewnętrznego dostawcy) są importowane / eksportowane w czasie rzeczywistym.
Z ogólnej zakładki Kalendarz lub Zadania użytkownik może zobaczyć, że automatyczne zsynchronizowanie zostało poprawnie uruchomione przy pomocy zielonej ikony chmury:

User-added image

Kiedy automatyczna synchronizacja jest aktywna, pracownik może:

  • Tworzyć w Kleosie nowy termin / zadanie, które zostanie automatycznie wyeksportowane do zewnętrznego dostawcy
  • Tworzyć w zewnętrznym dostawcy nowe spotkanie / zadanie, które zostanie automatycznie zaimportowane do Kleosa
  • Edytowac spotkanie / zadanie w Kleos lub u zewnętrznego dostawcy. Każda zmiana zostanie zastosowana w docelowym Kleos / zewnętrznym kalendarzu lub liście zadań
  • Usuwać spotkanie / zadanie w Kleos lub u zewnętrznego dostawcy. Każde usunięcie zostanie zastosowane w docelowym Kleos / zewnętrznym kalendarzu lub liście zadań 

Należy pamiętać, że tworzenie / edycja / usuwanie pozycji jest stosowane w czasie rzeczywistym dla każdego spotkania, a system aktualizuje co 5 minut listę zadań, aby sprawdzić, czy doszło do jakiejkolwiek modyfikacji.
Uwaga: synchronizacja w czasie rzeczywistym działa podobnie, jeśli tworzenie / edycja / usuwanie odbywa się z aplikacji Kleos na urządzeniach mobilnych (Android i iOS).

Kleos 6.3 oferuje pełne zarządzanie właścicielem i uczestnikami scenariusza synchronizacji podczas tworzenia spotkania.
Reguły, które zostały zastosowane, są następujące:

TWORZENIE / EDYTOWANIE / USUWANIE SPOTKAŃ Z UCZESTNIKAMI W KLEOSIE

  • Jeśli użytkownik utworzy spotkanie z użytkownikiem w serwisie Kleos, zostaną utworzone dwa różne terminy w dostawcy zewnętrznym. Jeden zostanie utworzony w agendzie właściciela spotkania, a jeden zostanie utworzony w agendzie uczestnika.
  • Jeśli właściciel edytuje termin w Kleos, zmiany zostaną zastosowane w obu spotkaniach dostawcy zewnętrznego.
  • Jeśli jeden z uczestników edytuje spotkanie w Kleos, zmiany zostaną zastosowane w obu spotkaniach u zewnętrznego dostawcy (uczestnika + właściciela).
  • Jeśli właściciel usunie wydarzenie w Kleos OR u zewnętrznego dostawcy, usunięcie nastąpi w obu zewnętrznych kalendarzach.
  • Jeśli uczestnik skasuje spotkanie w Kleos lub w usługodawcy zewnętrznym, usunięcie spotkania będzie miało wpływ tylko na jego agendę (NIE właściciela).
  • Jeśli właściciel spotkania / zadania wyznaczy nowego właściciela, spotkanie zostanie usunięte z jego agendy zewnętrznej i zostanie dodane do zewnętrznej agendy nowego właściciela. 

TWORZENIE / EDYTOWANIE / USUWANIE SPOTKAŃ Z UCZESTNIKAMI W DOSTAWCY ZEWNĘTRZNYM

  • Jeśli użytkownik utworzy spotkanie z uczestnikiem w dostawcy zewnętrznym, w Kleos zostaną utworzone 2 różne spotkania, w których obaj będą właścicielami.
  • Jeśli właściciel edytuje termin w kalendarzu zewnętrznym z uczestnikiem, zmiana zostanie zastosowana w agendzie Kleos dla obu (właściciela + uczestnika)
  • Jeśli uczestnik edytuje spotkanie w kalendarzu zewnętrznym, zmiana zostanie zastosowana w obu spotkaniach w Kleos
  • Jeśli właściciel usunie termin w dostawcy zewnętrznym, usunięcie nastąpi na obu spotkaniach Kleos.
  • Jeśli uczestnik usunie spotkanie w kalendarzu zewnętrznego dostawcy, usunięcie nastąpi tylko we własnym kalendarzu w Kleos.

WYSZUKIWANIE IMPORTOWANYCH SPOTKAŃ I ZADAŃ BEZ SZCZEGÓŁÓW SPRAWY
Każde spotkanie i zadanie automatycznie importowane z zewnętrznego dostawcy nie zawiera szczegółów sprawy. Użytkownik może szybko filtrować wszystkie zaimportowane spotkania i zadania bez szczegółów sprawy i przypisywać im sprawę:
Poprzez wybranie opcji “Bez sprawy”, Kleos zwraca jako wyniki wszystkie spotkania i zadania bez szczegółów sprawy.

                                            User-added image

STATUS BŁĘDU PODCZAS AUTOMATYCZNEJ SYNCHRONIZACJI
Jeśli z jakichkolwiek powodów (wygasłe haslo, wygasly token itp) automatyczna synchronizacja  przestaje działać, należy sprawdzić status “chmurki” w sekcji Kalendarz I Zadania.

User-added image

Zielona chmura stanie sie czerwona.
Klient musi ponownie ustawić konfigurację, aby uruchomić synchronizację:
Po dwukrotnym kliknięciu tej czerwonej chmury użytkownik uzyskuje dostęp do konfiguracji synchronizacji.
Użytkownik musi kliknąć Wyloguj i ponownie skonfigurować konto zewnętrzne.

User-added image

 

 

 

Spotkania są duplikowane w w Kleosie po skonfigurowaniu automatycznej synchronizacji Google/Office 365

17/10/2018

 

1. Opis
Po konfuguracji automatycznej synchronizacji z Google/Office 365, klient zgłasza problem z duplikowanymi terminami spotkań.

2. Wytłumaczenie
Nie jest to błąd, duplikacja wynika z wcześniej wykonanej ręcznej synchronizacji program Outlook powiązanego z Google lub kontem Office 365.

Niestety, Kleos nie wie o wcześniejszej synchronizacji, więc wszystkie terminy zostaja zaimportowane z nowym ID, co nie powoduje konfliktu. Natomiast tworzy te same zadania z nowym ID.

Powielanie spotkań jest tymczasowe i odnosi sie tylko do wydarzeń już zsynchronizowanych (ręcznie) w Kleos.

 

 

Zadania – dodatkowa informacja “Stworzone przez” i “Data stworzenia”

14/01/2019

 

W najnowszej wesji KLEOSa, dodana została następująca informacja dotycząca zadań:

  • Kto stworzył zadanie
  • Kiedy zadanie zostało utworzone


Ta informacja jest dostępna w zakładce Zadania z poziomu Sprawy:

User-added image

Lub też z ogólnego poziomu Zadań:

User-added image

Widoczna jest też bezpośrednio z Zadań na głownym panelu strony startowej KLEOS:

User-added image

Kolejne miejsce, to widok z okna Zadań:

User-added image