Kleos for Outlook: installatie en activering (zelfs wanneer Kleos nog niet open staat)

Indien u de vorige versie van Kleos for Outlook al gebruikt heeft op uw computer of laptop: wanneer u een upgrade naar Kleos 6.5 uitvoert, zal het installatieprogramma automatisch de oude versie verwijderen en de nieuwe versie van de Kleos for Outlook installeren.

 

Indien u Kleos for Outlook (opnieuw) moet installeren op uw computer of laptop, dan kunt u deze hier downloaden: https://kleos.wolterskluwer.com/netherlands

 

GOED OM TE WETEN :

– Kleos for Outlook is compatibel met Outlook 2010, 2013-2016 en 2019

– Kleos for Outlook is ook compatibel met Outlook 365, maar alleen met de desktoptoepassing, niet met de webversie

 

Bij het openen van Outlook wordt de Kleos for Outlook add-in automatisch gestart en weergegeven als een kader rechts in Outlook.

 

Wanner u voor de eerste maal inlogt kunt u uw land selecteren:

 

 

Om in te loggen in Kleos for Outlook gebruikt u dezelfde inloggegevens als die u in Kleos gebruikt.

Om het u gemakkelijker te maken, kunt u instellen dat Kleos for Outlook automatisch inlogt bij het starten van Outlook. Selecteer hiervoor de optie “Automatisch aanmelden bij opstarten“:

 

Indien u dit selecteert, zal Kleos for Outlook automatisch opstarten en verbinding maken bij het openen van Outlook, tenzij u zich expliciet uitlogt uit Kleos for Outlook. Om uit te loggen uit Kleos for Outlook klikt u op uw naam (linksonder in het Kleos for Outlook-paneel) en kiest u log uit.

Kleos for Outlook: opslagdossier: automatisch voorstel, recente zaken of handmatig zoeken

Dit is een van de belangrijkste vernieuwingen in Kleos 6.5: Ieder keer dat u een e-mail selecteert in Outlook, probeert Kleos for Outlook automatisch een relevant opslagdossier te vinden.Hiertoe worden verschillende gegevens doorzocht en wordt één of meerdere dossiers voorgesteld indien: Voor inkomende en uitgaande e-mails:

  • De e-mail deel uit maakt van een thread (draad) => de thread wordt geïdentificeerd en hetzelfde dossier wordt voorgesteld
  • Uw verwijzing naar het dossier in Kleos wordt vermeld in het onderwerp van de e-mail
  • De referentie van een dossierpartij wordt vermeld in het onderwerp van de e-mail

Alleen voor inkomende e-mails:

  • Als de afzender een partij is in een dossier, controleert Kleos for Outlook diens e-mailadres en zoekt naar dossiers met partijen met dat e-mailadres
  • Als de ontvangers als partijen betrokken zijn in dossiers, zal Kleos for Outlook het e-mailadres controleren en het dossier voorstellen waarin ze werden gevonden

 

Alleen voor uitgaande e-mails:

  • Afzender als interne partijen van een dossier. Kleos for Outlook controleert of het e-mailadres van de afzender overeenkomt met de e-mailadressen van een medewerker (Kleos-gebruiker) die bij een dossier betrokken is.
  • Ontvangers als externe partij in een dossier. Kleos for Outlook controleert of de e-mailadressen van de ontvangers overeenkomen met de e-mailadressen van een partij in een dossier in Kleos.

Als er geen overeenkomende dossier(s) worden gevonden (of de “score” is te laag):

  • Kleos for Outlook stelt voor de e-mail in een van de ‘recente dossiers’ op te slaan.

Kleos for Outlook : automatisch voorstel van het dossier waar de mail wordt opgeslagen

Nadat een dossier (automatisch of handmatig) is geselecteerd voor het opslaan van de e-mail, stelt Kleos for Outlook altijd een map voor om de e-mail en/of bijlage(n) in op te slaan, met de volgende uitgangspunten:

 

  1. Geselecteerde e-mail in een thread die al in Kleos is opgeslagen. Als de geselecteerde e-mail deel uitmaakt van een thread, stelt Kleos for Outlook de map voor van de laatste e-mail van dezelfde thread die in Kleos is opgeslagen.
  2. In het geselecteerde / voorgestelde dossier is er ten minste één e-mail opgeslagen maar niet in dezelfde thread van de geselecteerde e-mail.
    • De geselecteerde e-mail in Outlook is een verzonden e-mail. Kleos for Outlook zal de laatste map voorstellen die werd gebruikt om een ​​verzonden e-mail op te slaan in het voorgestelde dossier.
    • De geselecteerde e-mail in Outlook is een ontvangen e-mail. Kleos for Outlook zal de laatste map voorstellen die werd gebruikt om een ​​ontvangen e-mail op te slaan in het voorgestelde dossier.
  3.  In het voorgestelde dossier is er nog geen e-mail opgeslagen. In dit scenario zal Kleos for Outlook de standaardmap voorstellen die door de gebruiker in de Kleos-configuratie is geconfigureerd. Hiervoor zijn 2 nieuwe instellingen toegevoegd in het tabblad Documenten in Configuratie / Algemeen / Mijn voorkeuren (voor inkomende en uitgaande e-mails).

 

Als de voorgestelde map niet overeenkomt met uw wensen, kunt u een andere map selecteren door op de knop Wijzigen, rechts van de mapnaam, te klikken:

 

U bladert vervolgens door de bestaande mappen van het dossier om er een te selecteren (en maakt eventueel een nieuwe map in het dossier).

Kleos for Outlook: maak een nieuwe map in het opslagdossier

De nieuwe Kleos for Outlook biedt de mogelijkheid om, op het moment zelf, snel een nieuwe map in een dossier aan te maken.

Nadat u een dossier heeft geselecteerd, klikt u op Wijzigen achter de naam van de voorgestelde map.

 

Door dit te doen, kunt u bladeren door de bestaande mappen van het dossier, maar kunt u er ook  voor kiezen om een nieuwe map te maken

 

Er verschijnt een leeg tekstvak waarin u de mapnaam kunt intypen. Klik vervolgens op <enter> of klik buiten het veld om de nieuwe map op te slaan. Verplaats vervolgens de nieuwe map naar de gewenste locatie: sleep deze naar de gewenste locatie binnen de boomstructuurweergave.

De nieuwe map kan nu worden gebruikt voor het opslaan van e-mails en bijlagen in het dossier.

Kleos for Outlook : een inkomende e-mail indelen

Klik in Outlook op een ontvangen e-mail. Kleos for Outlook zal automatisch proberen om een ​​passend dossier te vinden volgens de regels die hierboven in dit document zijn beschreven.

 

Als er een dossier wordt gevonden, wordt deze in het Kleos for Outlook-paneel weergegeven:

 

Als het door Kleos for Outlook voorgestelde dossier niet het dossier is waarin u de e-mail wilt opslaan, kunt u klikken op Wijzigen en een ander dossier selecteren.

 

Als er geen overeenkomend dossier wordt gevonden kunt u één van de recente dossiers selecteren of een dossier zoeken (typ minimaal 3 tekens om te zoeken)

 

Wanneer uiteindelijk een dossier is geselecteerd, zijn er 2 situaties mogelijk:

 

SITUATIE 1: de e-mail heeft geen bijlage of u wilt de e-mail + bijlagen als één bestand opslaan

Wijzig eventueel de doelmap en klik vervolgens op Nu opslaan

 

Het Kleos for Outlook-paneel toont een bevestiging dat de e-mail is het Kleos-dossier is opgeslagen.

 

En u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document.

 

SITUATIE 2: de e-mail heeft bijlage(n) die u wilt opslaan als afzonderlijke bestanden in Kleos

 

Selecteer Bijlage als apart document bewaren

 

Dan kunt u voor de e-mail zelf en voor elke bijlage:

  • aangeven of u het wel of niet wilt opslaan
  • de voorgestelde map wijzigen
  • de bijlagen hernoemen (klik in de naam en u kunt deze bewerken)

 

 

Klik vervolgens op Nu opslaan en de bestanden worden opgeslagen in het Kleos-dossier.

Het Kleos for Outlook-paneel toont wederom de bevestiging dat de bijlage(n) en/of e-mail is opgeslagen.

En u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document.

Kleos for Outlook: selecteer meerdere e-mails tegelijk

Selecteer meerdere e-mails in Outlook. Kleos for Outlook toont dan de recente dossiers, het zoekveld en het aantal geselecteerde e-mails:

 

Selecteer een dossier of zoek een dossier door minstens 3 tekens in te typen.

Nadat u een dossier hebt geselecteerd, kunt u de map waarin de bestanden moet worden opgeslagen wijzigen. Klik daarna op Nu opslaan

 

Het Kleos for Outlook-paneel toont weder de bevestiging en u kunt aanvullende stappen uitvoeren zoals verderop beschreven in dit document

 

 

GOED OM TE WETEN:

– bij het selecteren van meerdere e-mails

  • wordt er geen automatische dossier-matching gestart
  • kunt u bijlagen niet opslaan als afzonderlijke bestanden

Kleos for Outlook: maak een nieuwe e-mail aan (optioneel met behulp van een template)

 

Om een ​​nieuwe e-mail te maken, klikt u op de gebruikelijke knop in Outlook (“Nieuwe e-mail”)

Er verschijnt een lege e-mail. Kleos for Outlook zal de recente dossiers laten zien en voorstellen er een te zoeken.

 

Selecteer één van de recente dossiers, of zoek er een door ten minste drie karakters in te typen in het zoekveld. Nadat u een dossier heeft geselecteerd, verschijnt in Kleos for Outlook een scherm dat u helpt de e-mail samen te stellen:

 

Het geselecteerde dossier verschijnt, klik op < om een ander dossier te selecteren

 

Kleos for Outlook stelt een map voor waarin de e-mail zal worden opgeslagen. Klik op Wijzigen indien nodig. U kunt ook een nieuwe map maken.

 

Klik op Gebruik een template van Kleos om door de lijst met vijf recent gebruikte e-mailmodellen te bladeren, of zoek een e-mailmodel op.

 

Het e-mailmodel wordt vervolgens gebruikt en vult (afhankelijk van het e-mailmodel): de ontvanger, het onderwerp en het tekstveld in.

 

GOED OM WETEN:

– Indien u handmatig ontvangers (Aan, Cc of Bcc) hebt ingevoerd voordat u het e-mailmodel uitvoerde, worden er geen ontvangers aan toegevoegd

– Als u handmatig een onderwerp hebt ingevoerd voordat u het e-mailmodel uitvoerde, wordt het onderwerp niet door het e-mailmodel bijgewerkt

– Als u handmatig een tekst hebt ingevoerd, wordt de tekst van het e-mailmodel hieraan toegevoegd

 

Klik op Voeg ontvangers toe om geadresseerden te selecteren die uit het dossier komen.

Klik eenvoudigweg op het e-mailadres om een ​​ ontvanger te selecteren, of CC BCC die verschijnt wanneer u met uw muis over het e-mailadres gaat.

 

Klik indien nodig op voeg bijlagen toe. U bladert dan door de documenten van het dossier.

 

U kunt één of meerdere bijlagen selecteren.

Er verschijnt een voortgangsbalk, waarna het document wordt toegevoegd aan de bijlagen in Outlook (een groen vinkje geeft aan dat het downloaden van het document uit Kleos is voltooid).

 

 

GOED OM TE WETEN:

U kunt een document zoeken door minimaal 3 tekens in te voeren in het zoekveld. Om het selecteren van de bijlagen te vereenvoudigen, kunt u de soorten documenten filteren die moeten worden weergegeven zodat u dit selectiescherm krijgt:

 

 

Nadat u de bijlagen heeft geselecteerd, kunt u de inhoud van de e-mail typen.U bent dan bijna klaar om de e-mail op te slaan en te verzenden! BELANGRIJK: als u van plan bent na de verzending van de e-mail een afspraak, urenregel of een andere vervolgstap uit te voeren, selecteer u Vervolgacties na opslaan

 

 

Klik daarna op Verzend en bewaar

 

Wanneer u Vervolgacties na opslaan hebt aangevinkt, zal vervolgens worden voorgesteld om een agendapunt, een taak, een urenregel of een opvolgactie te maken. Deze keuzes worden hieronder beschreven.

Kleos for Outlook : aanvullende stappen na het verzenden van een e-mail

 

Na het opslaan van een bestaande of nieuwe e-mail in een Kleos-dossier, kunt u optioneel toevoegen: een afspraak, taak, opvolging (doorgeefluik) of urenregel.

Deze “Aanvullende stappen” worden, afhankelijk van het scenario, op verschillende manieren voorgesteld.

 

Scenario 1: opslaan van een inkomende of reeds verzonden e-mail

De volgende stappen zijn systematisch beschikbaar en kunnen meerdere keren worden uitgevoerd. De e-mail kan ook opnieuw worden opgeslagen in een ander dossier:

Scenario 2: een nieuw e-mailbericht verzenden en bewaren:

In dit geval moet u er expliciet voor kiezen om aanvullende acties uit te voeren. Na het opslaan en verzenden selecteert u de gewenste vervolgacties.

 

Als de optie is geselecteerd, opent Kleos for Outlook een venster met:

  • Aan de linkerkant: een samenvatting van de verzonden e-mail.
  • Aan de rechterkant: de mogelijke volgende stappen. 

 

 

De methode om de vervolgstappen uit te voeren is dezelfde voor beide scenario’s.

 

Een nieuw afspraak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de e-mail is bewaard)

 

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling (“Afspraak toegevoegd”).

 

GOED OM TE WETEN :

– Type afspraak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

– De afspraak wordt automatisch toegewezen aan de ingelogde gebruiker. In Kleos kunt u dit eventueel aanpassen

 

Een taak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de e-mail is opgeslagen)

 

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt de mededeling “Taak toegevoegd”.

GOED OM TE WETEN :

– Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

– De taak wordt standaard toegewezen aan de ingelogde gebruiker, maar kan desgewenst aan een andere gebruiker worden toegewezen

 

Een urenregel toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de e-mail is bewaard)

 

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling “Tijd geregistreerd”.

 

 

GOED OM TE WETEN :

– Alleen op tijd gebaseerde, of vaste activiteiten zijn hier mogelijk (dus geen reiskosten e.d.)

– Werksoort (type): Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

– De urenregel wordt standaard toegewezen aan de ingelogde gebruiker, maar kan desgewenst in Kleos aan een andere gebruiker worden toegewezen

 

Toevoegen doorgeefluik

 

Wanneer deze opvolging wordt opgeslagen, verschijnt de mededeling “opvolging aangemaakt”.

 

GOED OM TE WETEN:

– Er kan vanuit Kleos voor Outlook geen prioriteit op status aan de opvolgactie worden meegegeven. Dit kunt u eventueel wel vervolgens in Kleos doen door de opvolging aan te passen.

Kleos for Outlook : een in Kleos opgeslagen e-mail beantwoorden of doorsturen

 

De functies met betrekking tot het aanmaken van een nieuwe e-mail zijn ook beschikbaar wanneer u een e-mail beantwoordt of doorstuurt.

Bovendien, als de mail waarop u antwoordt al in een Kleos-dossier is opgeslagen, zal de add-in automatisch voorstellen om het antwoord op te slaan in het dossier waar de originele mail werd bewaard (maar u kunt dit desgewenst wijzigen).

top