Kleos Gebruikershandleiding – Tijdschrijven

15/03/2017

 

Activiteiten

Met de module Activiteiten kunt u de activiteiten beheren die door en in het Kantoor werden uitgevoerd.

Er bestaan twee soorten activiteiten:

  • Activiteiten die werden uitgevoerd in het kader van een dossier.
  • Activiteiten die behoren tot de interne werking van het Kantoor, zoals de deelname aan seminaries en cursussen, vergaderingen, enz.

Bijvoorbeeld:

  • Activiteit: twee uur durende vergadering die op het hoofdkantoor wordt gehouden om het dossier van een cliënt te bespreken.
  • Deze activiteit kan in de volgende acties worden opgesplitst:

       o Prestaties – vergaderuren die aan de cliënt moeten worden doorgerekend.

       o Kosten – kopies die werden genomen, reisonkosten die door de deelnemers werden gemaakt om de vergadering bij te wonen, lunch…

Prestaties en Kosten worden in Kleos geïdentificeerd onder de noemer Facturatieonderdelen.

Activiteiten zoeken

Wanneer u klikt op de knop Activiteiten in de menubalk van KLEOS, heeft u de mogelijkheid om één of meerdere activiteiten en acties te zoeken.

 

 

Het zoekscherm wordt geopend:

 

 

  • Datum
  • Datum waarop of datumbereik waarbinnen een activiteit plaatsvond.

       o Als er geen datumbereik wordt opgegeven, dan zullen alle activiteiten worden getoond die aan de andere zoekcriteria beantwoorden.

       o Als er alleen een startdatum maar geen einddatum wordt opgegeven, dan zullen alle activiteiten worden getoond die op of na de gekozen
startdatum plaatsvonden en die ook aan de andere gekozen zoekcriteria voldoen.

       o Als er alleen een einddatum maar geen startdatum wordt opgegeven, dan zullen alle activiteiten worden getoond die op of voor de gekozen
einddatum plaatsvonden en die ook aan de andere gekozen zoekcriteria voldoen.

  • Kantoorleden: De kantoormedewerker die de activiteit aanmaakte of uitvoerde.
  • Dossier: Het dossier waaraan de activiteit is gekoppeld.
  • Soort: De soort activiteit.
  • Status: De status van de activiteit: alle, gefactureerd, gemengd, niet factureerbaar, niet gefactureerd.

 

Nieuwe activiteit

Om een nieuwe activiteit aan te maken drukt u op Nieuwe activiteit in het contextmenu

 

 

of op Nieuw in de Activiteitlijst

                                    

 

Het activiteitenscherm wordt geopend:

 

 

  • Soort : Nadat u een activiteitsoort heeft gekozen zullen de overeenstemmende standaardwaarden en facturatieonderdelen worden weergegeven.
  • Dossier : Als de activiteit vanuit een dossier wordt aangemaakt, dan zal dit veld reeds ingevuld zijn. Voor activiteiten die niet aan een dossier kunnen worden gekoppeld, zoals het deelnemen aan een congres, hoeft u geen dossier te selecteren.
  • Door : Het kantoorlid dat de activiteit aanmaakte of uitvoerde. Uw naam zal als standaardwaarde worden weergegeven.
  • Prioriteit : Normaal of Dringend.
  • Tarief : Selecteer het tarief dat moet worden toegepast voor het berekenen van de kostprijs van de acties. Indien u geen specifieke tarieftabel kiest dan zal Kleos automatisch het correcte tarief selecteren op basis van het dossier dat werd geselecteerd.
  • Datum : Datum waarop de Activiteit startte. De huidige datum is de standaardwaarde.
  • Tijd : Uur waarop de Activiteit startte. De huidige tijd is de standaardwaarde. Deze informatie is facultatief, maar kan handig zijn wanneer u een chronologisch overzicht wenst van alle activiteiten van de dag om na te gaan of u niets bent vergeten in te voeren.
  • Factureerbaar : Dit vakje zal aangevinkt zijn wanneer er factureerbare acties werden gedefinieerd voor de gekozen activiteitsoort. Indien u de activiteit niet wenst door te rekenen dan dient u het vakje uit te vinken.
  • Duur : de tijdsduur van de activiteit.
  • Beschrijving : Standaard wordt hier de naam van de gekozen activiteitsoort weergegeven. U bent vrij een andere beschrijving in te voeren.

U kan steeds prestaties en kosten aan een bepaalde activiteit toevoegen, door op de respectievelijke knoppen te klikken en de desbetreffende gegevens in te vullen.

  • Klik op de knop Alles herberekenen indien u wijzigingen in de bedragen heeft doorgevoerd en dus de berekeningen wenst te vernieuwen opdat ze correct zijn.
  • Klik op OK indien u deze activiteit wenst te bewaren.
  • Klik op OK & Nieuw indien u een nieuwe activiteit wenst aan te maken.

 

top

Hoe een creditnota (rollback) te maken om een factuur te cancelen

28/02/2018

 

1. Overzicht
Ik wil een definitieve factuur cancelen dat verkeerd is ingeboekt.

2. Oplossing
Van het algemene tabblad Facturatie/ Declaratie of binnen in het dossier zoek voor de factuur om deze te cancelen.
Klik op de knop + Nieuw > Nieuwe Credit Nota met Rollback.

 

 

De hoeveelheid is automatisch ingevuld. Klik op Definitieve versie opslaan.

 

 

Klik op Ja om te valideren.

 

 

 

top

Hoe activiteiten bullk te verplaatsen van dossier naar een ander dossier

19/04/2018

 

1. Omschrijving
De gebruiker heeft de mogelijkheid om een groep activiteiten te selecteren en te verplaatsen naar een dossier, een andere datum of eigenaar. Kleos verandert de knop Bewerken in Bulk wijziging. Dit kan uitgevoerd worden vanuit het tabblad Activiteiten of in een dossier.

2. Oplossing
Opmerking: Om dit mogelijk te laten zijn, moet de status van de activiteiten ingesteld staan op “niet gefactureerd”.
Als de gebruiker activiteiten probeert te verplaatsen die al gefactureerd zijn zal de volgende foutmelding verschijnen:

 

Selecteer de activiteiten die verplaatst moeten worden en klik of op de knop Bulk wijziging  op op de rechtermuisknop en selecteer dezelfde optie.

 

 

Selecteer het nieuwe dossier, eigenaar en de datum. Als de datum of de eigenaar niet veranderd hoeven worden kunt u deze vakjes uitvinken.
Klik Aanpassen.

 

 

Het volgende scherm zal verschijnen. Als het nieuwe dossier een ander tarieftabel heeft, zal kleos de waarden herberekenen.

 

 

Klik Ja om te valideren. De geselecteerde activiteiten zullen verplaatst worden naar een nieuw dossier, datum en eigenaar.

 

 

top

Optimalisaties

15/11/2018

1  Uitbreiding van de kolommen in de lijsten

Om de bruikbaarheid van de Kleos-lijsten (grids) te verbeteren, zijn er kolommen toegevoegd in volgende modules : Dossiers, Facturatie, Agenda, Identiteiten, Activiteiten

2  Herneem het activiteitstype van de vorige tijdsregistratie

Kleos toont het laatste activiteitstype dat werd gebruikt in de vorige ingevoerde activiteit. Bij het maken van een nieuwe activiteit neemt deze de laatste informatie over van het gebruikte activiteitstype.

3  Automatische stopwatch per dossier

  • Bij het afsluiten van een dossier vult Kleos nu de tijd in waarop u aan dit dossier werkte. De tijd is de totale tijd vanaf het moment dat het dossier is geopend in Kleos tot de sluiting (met behulp van de knop X of de knop Sluiten op de rechterbalk).
  • Dit standaard activiteitstype wordt geconfigureerd in Algemeen/Mijn voorkeuren/Activiteiten. Om correct te werken, moet het activiteitstype een facturatie-item bevatten op basis van tijd.

4  Ondersteuning andere valuta/munteenheden bij facturatie

Met de nieuwe functie die beschikbaar is in Kleos, kunt u nieuwe valuta configureren, een valuta toewijzen aan een Kleos-identiteit (als de standaardvaluta voor die klant), facturatiedocumenten genereren en afdrukken met de gekozen munteenheid.

5  Rechtermuisklik op documenten om hun “eigenschappen” te openen

Om de toegang tot de documenteigenschappen te vergemakkelijken, werd dit toegevoegd aan het contextmenu. Wanneer u een document selecteert, kan u via de rechtermuisknop klikken om het eigenschappenvenster te openen, waar u de nodige aanpassingen kan uitvoeren.

6  Taak gemaakt « door » en « wanneer »

Zowel in het taakvenster als in de lijsten ziet u nu wie de taak heeft aangemaakt en op welke datum.

 

top

Verbetering van urenregistratie

17/01/2019

 

Om de bruikbaarheid van het invoeren van urenstaten te verbeteren, is een nieuw gedrag geïmplementeerd in het activiteitenvenster. Kleos toont het laatste activiteitstype dat werd gebruikt in de vorige ingevoerde activiteit. Bij het maken van een nieuwe activiteit neemt deze de laatste informatie over van het gebruikte activiteitstype. De informatie is:

  • Naam van het activiteitstype
  • Beschrijving van het type activiteit
  • Factureringsitems geconfigureerd en de beschrijving van het facturatie-item

Deze functie is beschikbaar voor alle toegangspunten: activiteitenvenster en activiteitenblad

 

 

Kleos toont ook het laatste type activiteit dat wordt gebruikt voor het Quick-urenoverzicht (onder aan uw scherm).

 

 

Kleos 6.4 verbetert de bruikbaarheid van het Quick uurrooster waardoor de gebruiker een specifieke datum kan selecteren en de gebruiker in het venster kan bewegen met de tabtoets van het toetsenbord.

                                        

 

 

top

Herinnering aanmaken (rappel)

15/03/2017

 

Op deze manier kan u rappels aanmaken:

 

 

  1. Open bovenaan Boekhouding
  2. Kies onderaan voor Rappels
  3. Selecteer Reeksen
  4. Belangrijk is dat de juiste boekhouding is geselecteerd
  5. Klik op Nieuw
  6. Dan opent zich de wizard rappels
  7. Selecteer de gewenste periode waar dat er een rappel voor dient aangemaakt te worden
  8. Vul het schema in
  9. Selecteer de facturen waarvoor er een rappel aangemaakt dient te worden en druk op einde

Wanneer er een document aangemaakt dient te worden dan kies je NADAT de reeks is aangemaakt voor documenten en configureer het document

 

 

top

Hoe het tarief van reeds aangemaakte activiteiten te veranderen

1. Overzicht
Ik wil het tarief veranderen van reeds aangemaakte activiteiten.

2. Procedure
Zorg er voor dat de geselecteerde activiteiten de status Niet gedeclareerd hebben.
Zorg er voor dat de nieuw te gebruiken tarieftabel dezelfde elementen bezit. Als dit niet het geval is, zal Kleos niet de correcte bedragen weergeven.

In het voorbeeld onderstaand, werden de activiteiten ingevoerd met tarieftabel General 000 (Algemeen, Briefwisseling en Aangetekende brief).

 

 

Controleer of de tarieftabel dat u gaat gebruiken dezelfde types bevat (b.v.: Tarief 125): Configuratie > Activiteiten > Tarieftabellen.
Dubbelklik op de tarieftabel Tarief 125

 

In dit geval, heeft het tarief enkel Uur. De types Correspondentie en Aangetekende brief moeten worden aangemaakt: klik op Nieuw specifiek tarief (Tarief per onderdeel) > op Categorie (Facturatieonderdeel) selecteer Aangetekende brief en voeg het terief toe. Doe hetzelfde voor Correspondentie en klik op OK.

 

Nu alle elementen zijn aangemaakt, kunnen de het tarief aanpassen.

 

 

Selecteer de activiteiten die aangepast dienen te worden en klik op Meer… > Herberekenen.

 

Selecteer Wijs nieuwe tarieftabel toe en herbereken.
Selecteer nieuwe tarieftabel (T125) en klik op OK.

           

 

Kleos zal het tarief veranderen naar T125 en de bedragen herberekenen.

 

 

02/02/2018

 

 

top