Hoe een document importeren in kleos (Drag&Drop)

27/09/2016

 

1. Beschrijving
Een document aan een map in KLEOS toevoegen.

 

2. Oplossing 
Verklein het KLEOS venster en sleep het document in de gewenste map.

                            


Klik op Ja om te valideren

 

 

Werkwijze om documenten af te drukken (bulk documenten)

06/10/2016

 

1. Beschrijving
Massa documenten (meerdere documenten) af drukken
Opgelet : Maximum 200 documenten. Het is mogelijk een aanvraag in te dienen om dit te verhogen naar 400 documenten per basis

2. Oplossing
Ga in het dossier naar de tab Documenten of Facturatie in kleos (als het de facturen en provisienota’s zijn).
Druk op Ctrl +A met het toetsenbord om al de documenten te selecteren of selecteer enkel de documenten die afgedrukt dienen te worden.
Kies vervolgens Meer…  dan afdrukken of via de rechtermuisklik en dan op Afdruk.

 

 

 

 

Klik op Ok voor de bevestiging:

 

 

Opgelet: De documenten dienen gegenereerd te zijn met WORD

 

Kleos Gebruikershandleiding – Documenten (1)

07/10/2016

 

Documenten
Een nieuw document aanmaken

U kan rechtstreeks vanuit de menubalk naar de knop Documenten gaan, en van het moment dat u uw cursor beweegt over deze knop de optie Nieuw Document kiezen:

 

 

Vervolgens opent het dialoogkader “Aanmaak document” zich.

Algemeen

     

 

  • Taal: Dit veld filtert de lijst van de getoonde modeldocumenten.
  • Locatie: Selecteer de map waarin het modeldocument dat u wilt gebruiken wordt bewaard.
  • Modeldocument: In een modeldocument zijn verschillende vaste onderdelen van het document al vastgelegd, bijvoorbeeld uw kantoorlogo of de aanhef van een brief. U baseert uw nieuw aan te maken document op het meest geschikte modeldocument. Na het selecteren van een taal en een map zullen alle modeldocumenten die aan beide criteria voldoen, worden weergegeven. Selecteer een model door erop te klikken.
  • Briefhoofd: Een briefhoofd bepaalt de opmaak van een pagina, zoals het formaat en de kleur van het standaard lettertype, het briefhoofd, de grootte van de pagina, enz. Selecteer een briefhoofd voor het nieuwe document.
  • Titel: Standaard wordt hier de titel van het gekozen model getoond, maar u bent vrij deze titel te wijzigen. U kunt de titels van documentbestanden (en de onderwerpen van e-mails) automatisch door Kleos te laten genereren.
  • Beschrijving: Voer een beschrijving in voor het nieuwe document.
  • Dossier: Voer de naam of de referentie van het dossier volledig of gedeeltelijk in om het dossier op te roepen en te selecteren.

Opties 

 

 

  • Map: Selecteer de virtuele map waarin het document moet worden bewaard.
  • Classificatie: Klik op + om het scherm “Classificatie dossier” te openen en een categorie te kiezen.
  • Documenttype: Specificeer het documenttype: uitgaand, inkomend of intern.
  • Voortgangsindicator: Selecteer een voortgangsstatus van het document: kladversie, wacht op goedkeuring, goedgekeurd of definitief.
  • Kennisbank: Vink het vakje aan als u wilt dat het document wordt opgenomen in de kennisbank van uw kantoor.
  • Versiebeheer actief voor dit document:

 Opmerking: De geavanceerde gegevens hoeven in dit stadium nog niet volledig te zijn ingevuld. Als u een document bewaart, zal het systeem u automatisch vragen deze gegevens aan te vullen.

Nadat u op OK heeft geklikt zal het systeem een Worddocument aanmaken dat gebaseerd is op het gekozen model en alle variabele gegevens die betrekking hebben op het dossier, de relaties en uw kantoor toevoegen. In sommige gevallen zult u aanvullende gegevens moeten verstrekken om deze toevoeging mogelijk te maken. Het aangemaakte document zal automatisch op uw computer worden geopend in Word, waarna u het kunt aanpassen.
Zodra u het document in Word afsluit, wordt het scherm “Document” geopend. Hierop kunt u eigenschappen van het document aanvullen/wijzigen

 

 

Externe documenten in KLEOS importeren

U kunt allerlei documenten vanaf uw werkstation naar Kleos importeren. De maximale bestandsgrootte is 25 MB. Om de opslagcapaciteit niet onnodig te beperken, vraagt Kleos u eerst om bevestiging voordat een bestand groter dan 10 MB daadwerkelijk wordt geïmporteerd:

 

 

Documenten importeren met de drag en drop-methode

U kunt één of meerdere documenten rechtstreeks in Kleos importeren met de drag en drop-methode. U kunt de documenten via de module Documenten importeren, maar ook rechtstreeks in een dossier. Om een enkel document rechtstreeks in een dossier te importeren:

  • Open het dossier waarin u het document wilt importeren. Het is niet nodig om naar het tabblad Documenten te gaan.
  • Selecteer het gewenste bestand in de verkenner en sleep het met de linkermuisknop ingedrukt, naar het scherm van Kleos. Laat de muisknop pas los als de cursor zich in het scherm van Kleos bevindt (en niet op het icoon van Kleos in de taakbalk van Windows).
  • Het scherm “Bestand import – 1 of 1” wordt geopend:

     

 

  • De titel en het dossier zijn automatisch ingevuld.
  • Om een voorbeeldweergave van het bestand te laten verschijnen, klikt u rechts in het scherm op Toon voorbeeld.
  • Vervolledig de overige gegevens indien nodig en klik op OK om het document op het tabblad “Documenten” van het dossier te bewaren.

U kunt ook meerdere documenten tegelijk in een dossier importeren. U gaat daarbij te werk zoals hierboven omschreven:

  • Nadat u twee of meer documenten tegelijkertijd met de linkermuisknop naar het scherm van Kleos hebt gesleept, verschijnt het scherm “Beheer Importeren”:

 

 

 Opmerking: dit scherm wordt zowel gebruikt voor het beheer van documenten als van e-mails die in in bulk worden geïmporteerd.

  • In het bovenste deel van het scherm worden de documenten weergegeven die geïmporteerd worden.
  • Elke documentlijn wordt voorafgegaan door een aanvinkvakje: Vink het vakje uit van de documenten die u niet wilt importeren naar het dossier.
  • Dubbelklik op een document om een voorbeeldweergave te laten verschijnen.
  • Nadat u aangeduid heeft welke documenten moeten worden geïmporteerd klikt u op Importeren of Bulk importeren om ze definitief in het dossier te importeren.

         o Gebruik Importeren om de documenten één voor één te importeren. Per document wordt er een importscherm (“Bestand import – 1 of 3”)
geopend waarin u nog extra gegevens kunt definiëren.

         o Gebruik Bulk importeren om alle documenten tegelijkertijd te importeren. Een voortgangsbalk toont u de voortgang van de import.

  • Indien u een document in een ander dossier wilt importeren dan het dossier waarin u zich bevindt en/of in een andere virtuele map dan aangegeven wilt opslaan, dan moet u eerst het document selecteren en daarna op Wijzig dossier en folder klikken.

 

 

  • Voordat u een ander dossier, dan wel map, kunt selecteren, dient u eerst het vakje ervoor aan te vinken. Vink het vakje Toepassen op alles aan om alle documenten naar het andere dossier of de andere map te importeren.

 Opmerking: dit werkt alleen als u in de importmanager alle bestanden met de muis hebt geselecteerd. Alleen een vinkje voor de bestanden op het scherm Importmanager plaatsen is niet voldoende. Dit vinkje geeft alleen aan dat het bestand klaar staat om geïmporteerd te worden.

  • Nadat alle documenten geïmporteerd zijn, verdwijnen ze op het scherm “Beheer Importeren” uit de lijst van te importeren items. Klik op Sluiten om het scherm te sluiten en terug te keren naar het dossier.
  • U vindt de geïmporteerde documenten terug onder het tabblad Documenten van het dossier en in de module Documenten.
  • U kunt ook één of meerdere documenten vanuit de verkenner slepen naar de module Documenten.
  • Bij een enkel document wordt direct het scherm “Bestand import – 1 of 1” geopend. U dient hierop een dossier in te vullen.
  • Bij meerdere documenten wordt het scherm “Beheer Importeren” geopend. Als u kiest voor Bulk importeren
    dient u eerst per document aan te geven aan welk dossier het moet worden toegevoegd en in welke virtuele map het moet worden opgeslagen:

           Vink Toepassen op alles aan als alle documenten aan dit dossier moeten worden gekoppeld en/of in deze map moeten worden opgeslagen.
Een document importeren met de knop Document importeren

Op kunt op deze manier zowel in de module Documenten, op het tabblad “Documenten” van een dossier en via het contextmenu een document importeren. Hieronder wordt beschreven hoe u een document importeert vanuit de module Documenten en via het contextmenu. Als u voor deze functie kiest in de module Dossiers (tabblad “Documenten”), zal het veld “Dossier” op onderstaand scherm reeds ingevuld zijn.

 

 

  • Nadat u op Document importeren heeft geklikt wordt het scherm “Document” geopend.

     

 

  • Selecteer het bestand dat u wilt uploaden door op  te klikken en het document op te zoeken.
  • Bepaal de documenteigenschappen en klik op OK.
  • Het document wordt automatisch ingeladen en aan het gekozen dossier toegevoegd.

 

Documenten automatisch importeren vanuit een geselecteerde map op uw werkstation

In Configuratie – Algemeen kunt u bij Mijn voorkeuren (in het tabblad “Documenten”) instellen dat Kleos automatisch bestanden vanuit een geselecteerde map op uw werkstation importeert nadat u bestanden in deze map heeft geplaatst (‘Schakel automatisch bestanden importeren uit map aan’). Als u in de bestandsnaam van het te importeren document als voorvoegsel (een deel van) de dossierreferentie opneemt, kan Kleos automatisch een dossier voorstellen op basis van herkenning van de bestandsnaam. Stel: het dossier waaraan u het te importeren document wilt koppelen heeft ‘Kleos’ als onderdeel van de referentie. Als u ‘Kleos’ als voorvoegsel in de bestandsnaam opneemt, zal het desbetreffende dossier automatisch worden voorgesteld in het veld Dossier. Indien meerdere dossiers ‘Kleos’ in de referentie hebben, zal de dropdown-box van het veld Dossier gevuld zijn met de desbetreffende dossiers en kunt u hieruit een keuze maken:

 Opmerking: het voorvoegsel in de bestandsnaam wordt bij de import automatisch weer door Kleos verwijderd; in bovenstaand voorbeeld was de bestandsnaam ‘Kleos brief cliënt[1]’.

Kleos Gebruikershandleiding – Documenten (2)

07/10/2016

 

Documenten
Bestaande KLEOS-documenten als PDF opslaan

Om een enkel document naar PDF-formaat om te zetten:

  • Selecteer het document in de documentlijst en klik op PDF maken.

     

 

  • Het systeem roept nu de PDFCreator-software op en begint het document te converteren. Als de conversie is voltooid, wordt de PDF-versie van het document d.m.v. een PDF-icoon aan de documentregel toegevoegd:

Als u het wordbestand wijzigt en vervolgens weer incheckt, zal Kleos u de volgende vraag stellen:

 

 

Als u voor Ja kiest wordt er een nieuw PDF-bestand aangemaakt dat het oude bestand overschrijft. Als u kiest voor Nee verandert het PDF-icoon van in om u erop te attenderen dat het PDF-bestand niet up-to-date is. U kunt later een up-to-date PDF-bestand maken door opnieuw op de button PDF maken te klikken.

Om een PDF aan te maken van meerdere documenten:

  • Selecteer de documenten in de documentenlijst en klik op PDF maken. Het scherm “Aanmaken PDF” wordt geopend.

     

 

  • De lijst van de geselecteerde documenten wordt weergegeven.
  • Vink het vakje uit voor de documenten die u niet wilt opnemen in het PDF-bestand.
  • De volgorde waarin de documenten in de lijst worden weergegeven komt overeen met de volgorde waarin ze in het PDF-bestand zullen verschijnen. Om de volgorde te wijzigen:

          o Klik op het document om het te selecteren en klik daarna op Omhoog of Omlaag.

  • Nadat u de documenten en hun definitieve volgorde heeft bepaald, klikt u op OK om de PDF te genereren. Eigenschappen van documenten

Telkens u een document aanmaakt zal het venster “Document” openen waarin u een titel en een beschrijving kan ingeven, aanduiden bij welk dossier dit document hoort, in welke virtuele map van KLEOS dit moet worden bewaard, enz.

U kan ook ten allen tijde zelf de eigenschappen van een document oproepen door te klikken op de knop Eigenschappen in de taakbalk:
Het dialoogkader “Document” wordt geopend: 

     

 

Een aantal eigenschappen werd reeds bij de aanmaak van het document gedefinieerd. De overige eigenschappen kunt u hier definiëren.

Een document kan de volgende eigenschappen hebben:

  • Titel: Titel van het document (verplicht)
  • Beschrijving : Bondige beschrijving van het document.
  • Dossier: Het dossier waarop het document betrekking heeft (verplicht).
  • Map : De virtuele map waarin het document werd opgeslagen.
  • Doorgeefluik

Opties:

  • Classificatie : Druk op de knop Toevoegen om één of meerdere categorieën te selecteren.
  • Documenttype : Specificeer het documenttype: uitgaand, binnenkomend of intern.
  • Voortgangsindicator : Voortgangsstatus van het document: Ontwerp, Ter goedkeuring, Goedgekeurd of Definitief.
  • Kennisbank : Vink het vakje aan indien u wenst dat het document wordt opgenomen in de Kennisbank van het Kantoor.
  • Versiebeheer actief voor dit document: Vink het vakje aan indien u versionering voor dit document wilt toestaan. Deze regel verschijnt alleen als u in de module Configuratie bij Algemene instellingen” hebt ingesteld dat versionering is toegestaan (op verzoek dan wel voor alle documenten
  • Alleen lezen : Vink het vakje aan als u niet wenst dat het document wordt gewijzigd.

Doorgeefluik

U kan op twee manieren gebruik maken van het Doorgeefluik:

  • Bij het bewaren van een brief
  • Door te klikken op de knop Meer, Doorgeefluik in de taakbalk Documenten.

Bij het bewaren van een brief kan u in het dialoogkader “Document” (die verschijnt na het bewaren en afsluiten van het document) deze brief “doorgeven” aan een andere gebruiker.

  • U klikt hiervoor op de knop Nieuw in de sectie “Doorgeefluik”:

 

 

Daarop wordt de sectie “Doorgeefluik” uitgeklapt:

 

U kan hier de volgende doorgeefinformatie definiëren:

  • Actie : De actie die voor het document moet worden uitgevoerd, zoals Document maken, Lezen, enz. De voorgestelde acties kunnen verschillen afhankelijk van het soort document waar u mee werkt.
  • Doorgegeven aan : Het kantoorlid dat het document moet opvolgen.
  • Prioriteit : De prioriteit waarmee het document moet worden behandeld: normaal, hoog, laag.
  • Status : De status van de toegewezen actie: open, afgehandeld, geannuleerd.
  • Nota : Voor de invoer van bijkomende opmerkingen.
  • Klik op OK om het dialoogkader te sluiten.

 

 

Kleos Gebruikershandleiding – Documenten (3)

11/10/2016

 

Nieuwe e-mail

U kunt een E-mail aanmaken door op Nieuwe e-mail te drukken in het tabblad Documenten van een dossier

 

 

of op Nieuwe e-mail te drukken in het contextmenu:

 

 

Nadat u op Nieuwe e-mail heeft gedrukt, zal het scherm “Aanmaken e-mail” worden geopend.

 

 

 Opmerking: Ook als u een bestaande e-mail beantwoordt of doorstuurt zal u <geen model-document> of een model moeten selecteren.

  • U kunt nu een e-mail aanmaken die al dan niet gebaseerd is op een model.

                         o Klik op <geen model-document> om een lege e-mail aan te maken die niet gebaseerd is op een model.

                         o Indien u wel een model wilt gebruiken moet u eerst de taal en de locatie kiezen waarin het model werd opgeslagen en daarna het model uit de
voorgestelde lijst selecteren

 Opmerking: Het systeem onthoudt het e-mailmodel dat u het laatst heeft gebruikt en zal dit model de volgende keer dat u een e-mail aanmaakt automatisch voorstellen. 

                    o Klik op OK om uw keuze te bevestigen en beantwoordt indien nodig de vragen.  

     

 

De e-mailgegevens die u op dit scherm kunt invullen zijn over twee tabbladen verdeeld:
Algemeen

Op het tabblad Algemeen kunt u de volgende gegevens invullen:

  • Dossier: Het dossier waarop de e-mail betrekking heeft. Als u een e-mail vanuit een dossier aanmaakt dan zal dit veld al ingevuld zijn.
  • Van: E-mailaccount dat het bericht verzendt. Als u met meerdere accounts werkt, kunt u hier eventueel een ander account selecteren.
  • Aan: E-mailaccount die het bericht zal ontvangen.
  • Cc: E-mailaccount die een kopie van het bericht zal ontvangen.
  • Bcc: E-mail account die een (blinde) kopie van het bericht zal ontvangen zonder dat de andere geadresseerden dit zien.
  • Prioriteit: Hoog, normaal of laag. Heeft een bericht de prioriteit Hoog, dan wordt er een rood uitroepteken zichtbaar in de documentenlijst en in uw e-mail bij de geadresseerde. Bij prioriteit Laag verschijnt er een blauwe, omlaag wijzende pijl
  • Gevoeligheid (vertrouwelijkheid): Normaal, persoonlijk, privé, vertrouwelijk

                      o Als u Normaal kiest, dan wordt er geen gevoeligheidsniveau toegewezen aan het bericht en wordt er geen tekst weergegeven in de infobalk.

                     o Als u Persoonlijk kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als persoonlijk in de infobalk.

                     o Als u Privé kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als privé in de infobalk.

                     o Als u Vertrouwel kiest, dan ziet de geadresseerde de tekst Behandel dit als vertrouwelijk in de infobalk.

  • Kopie in Bcc ontvangen: Vink het vakje aan om een blinde kopie te ontvangen van de e-mail die u verstuurde.
  • Leesbevestiging: Plaats hier een vinkje als u een leesbevestiging van de e-mail wilt ontvangen.
  • Ontvangstbevestiging: Plaats hier een vinkje als u een ontvangstbevestiging voor de e-mail wilt ontvangen. In Configuratie – Algemeen – Mijn voorkeuren kunt u instellen dat hier al standaard een vinkje is geplaatst. U kunt dit vinkje dan nog desgewenst verwijderen.
  • Onderwerp: Korte beschrijving van de inhoud van het bericht. Indien u een e-mail aanmaakt die gebaseerd is op een e-mailmodel waarin het onderwerp werd vastgelegd, dan zal hier de dossierreferentie, -naam en beschrijving reeds ingevuld zijn.
  • Bijlagen: Bijlage(n) die aan het bericht werd(en) toegevoegd. Klik op  om een bijlage toe te voegen.

            o Toevoegen lokaal bestand: om een bijlage toe te voegen die u op uw eigen computer heeft opgeslagen

            o Toevoegen bestand Kleos: om een bijlage toe te voegen die in Kleos is opgeslagen

            o Bestand uit dossier toevoegen: om een bijlage toe te voegen uit de documentenlijst van het dossier. Deze laatste mogelijkheid

 

Als u de bijlage heeft toegevoegd, kunt u de inhoud ervan bekijken door de bijlage te selecteren en op Bekijk bijlage te klikken. Selecteer de bijlage en klik op Verwijderen om de bijlage te verwijderen.

  • Tekst van het bericht U kunt de tekst van het bericht invoeren met behulp van een eenvoudige tekstverwerker.

 

Nieuwe memo

Memo’s zijn generieke nota’s die enkel bestemd zijn voor intern gebruik.

U kunt een memo aanmaken door te drukken op Nieuwe memo in het tabblad Documenten van een dossier 

 

 

of op Nieuwe memo in het contextmenu.

     

 

Nadat u op Nieuwe memo heeft gedrukt, zal het scherm “Memo” worden geopend waarin u alle relevante memogegevens kunt invoeren:

 

U kan in dit scherm volgende parameters invullen:

  • Titel : Korte beschrijving van de memo.
  • Dossier : Dossier waarop de memo betrekking heeft. Indien de memo aangemaakt wordt vanaf de module Dossier zal dit veld reeds ingevuld zijn. Druk op om rechtstreeks naar het dossier te gaan en alle gegevens ervan te raadplegen.
  • Eigenlijke memo : U kunt tekst invoeren door middel van een eenvoudige tekstverwerker.
  • Doorgeefluik : in het tweede tabblad.

Na het vervolledigen van alle verplichte gegevens kunt u de memo bewaren door op OK te drukken.

 

Nieuwe telefoonmemo

Een telefoonmemo is een document waarin u alle relevante gegevens van een telefoongesprek op een gestructureerde manier kunt opslaan.

U kunt een telefoonmemo aanmaken door te drukken op Nieuwe telefoonmemo in het tabblad “Documenten” van een dossier

     

 

of op Nieuwe telefoonmemo in het contextmenu.

 

 

Nadat u op de knop Nieuwe telefoonmemo heeft gedrukt, zal het scherm “Telefoonmemo” worden geopend waarin u alle relevante gegevens met betrekking tot het telefoongesprek kunt invoeren.

 

U kan volgende parameters invullen:

  • Titel : Korte beschrijving van het telefoongesprek.
  • Dossier : Dossier waarop de telefoonmemo betrekking heeft. Indien de telefoonmemo aangemaakt wordt vanaf de module Dossier, dan zal dit veld reeds ingevuld zijn. Druk op  om rechtstreeks naar het dossier te gaan en alle gegevens ervan te raadplegen.
  • Deelnemers : U kunt de kantoorleden die deelnamen aan het telefoongesprek toevoegen door op Toevoegen te drukken
  • Eigenlijke memo : U kunt tekst invoeren door middel van een eenvoudige tekstverwerker.

Na het vervolledigen van alle verplichte gegevens kunt u de telefoonmemo bewaren door op OK te drukken.

 

 

                     

Kleos Gebruikershandleiding – Documenten (4)

11/10/2016

 

Zoeken naar documenten, mails, telefoonmemo

U kan zoeken naar documenten, mails, memos, enz. via de menubalk, door te klikken op de knop Documenten – Geavanceerd zoeken.

 

 

Er wordt dan een Zoekscherm geopend waarin u verscheidene zoekcriteria kan ingeven: 

 

 

  • Type: Een of meerdere documenttypes kunnen worden aangevinkt.
  • Status: Er zijn drie verschillende soorten statussen:

           o Status: u kunt uw zoekopdracht beperken tot geopende of bewaarde documenten of deze opdracht uitbreiden tot alle documenten.

           o Voortgangsindicator: De volgende waarden zijn mogelijk: concept, definitief, goedgekeurd, wacht op goedkeuring.

           o Verzendstatus: u kunt uw zoekopdracht beperken tot verzonden of niet-verzonden of alle e-mails

  • Algemeen:

           o Full text search: woorden in de tekst van het document zelf.

           o Titel/Onderwerp: de gedeeltelijke of volledige titel van een (Word)document of memo, of het onderwerp van een e-mail.

           o Beschrijving: gedeeltelijke of volledige beschrijving van het document.

           o Dossier: het dossier waarop het document betrekking heeft.

           o Aangemaakt door: de kantoormedewerker die het document aanmaakte.

           o Gewijzigd sinds – tot: de periode waarin het document werd gewijzigd.

           o Map: één of alle bestaande virtuele mappen.

                        o Kennisbank: documenten die aan de kennisbank van uw Kantoor werden toegevoegd.

  • Doorgeefluik: U kunt documenten met een specifiek doorgeefluik opzoeken.
  • Diversen:

                         o E-mail verstuurd door: e-mails die door de geselecteerde kantoormedewerker werden verstuurd.

                         o E-mailadres afzender: e-mails verstuurd vanaf het geselecteerde adres.

                         o Deelnemers telefoongesprek: telefoonmemo’s waarin de geselecteerde kantoormedewerker als deelnemer wordt vermeld.

De documenten die aan alle geselecteerde zoekcriteria voldoen worden in de documentenlijst weergegeven.

 

 Hoe meerdere documentenmappen importeren van de computer in Kleos

16/12/2016

 

1. Beschrijving
Vanaf de windows desktop kan je meerdere documenten mappen tegelijk importeren in Kleos. De mappen structuur en zijn documenten zullen behouden worden in Kleos

Limitations: limitien / Uitzonderingen/ belangrjk

  • Per document geldt er een maximum van 40MB
  • Per document map geldt er een maximum van 500MB
  • Maximum 10 sub mappen per keer
  • Er kunnen maximum 200 documenten in een map zitten
  • Bijna al de formaten van documenten is geaccepteerd (doc, xls, pdf, img, jpg …).


2. Oplossing
We vertrekken vanuit een dossier en gaan naar de tab Documenten
Selecteer Importeren en dan Importeer mappen.

 

 

Volgend scherm verschijnt waar je moet kiezen welke map je wilt importeren.

 

 

Er verschijnt nu een scherm met al de submappen en documenten om te importeren
Vink aan / uit de mappen die geimporteerd dienen te worden in kleos
Bv.:  je kan ervoor kiezen om enkel de documenten in te voeren in kleos zonder de mappen aan te maken
Je kan ook kiezen om de hoofd map niet te importern: Vink hievoor Importeer de bronmap uit
Kies ook het Pad bestemmingsmappen en klik op Importeren.

 

 

Onderaan het scherm kan je de totale grootte (in MB) terugvinden van de documenten en de mappen. Ook het aantal bestanden dat geïmporteerd zal worden, staat hier weergegeven.

Klik Ja om de import te bevestigen.

 

Klik OK om te bevestigen.

 

De nieuwe mappen zijn nu zichtbaar aan de linkerkant van het dossier (in tabblad documenten).

 

Kleos Gebruikershandleiding – Integratie Met Jura

17/03/2017

 

Integratie Met Jura
Jura openen via Kleos

  • Druk op Jura in het Home-scherm.

 

 

  • Het Jura zoekscherm wordt geopend.

                                           

 

  • Nadat u een opzoeking hebt gedaan in Jura, kan u het document openen om de inhoud ervan weer te geven. Ook kunt u meerdere documenten markeren en deze exporteren naar Kleos via de knop “Bewaar selectie”.

                                              

Jura zoekresultaten naar Kleos sturen

  • Druk op knop bewaar.

                                         

 

  • U krijgt dan de keuze om het document naar Kleos te sturen.

                                                     

 

  • Er verschijnt een boodschap die de verzending naar Kleos bevestigt.

                                        

 

  • In Kleos kunt u onmiddellijk de lijst met de zoekresultaten zien in het paneel Wachtrij Opdrachten.

                                          

 

  • Door op de knop uitvoeren te klikken krijgt u de mogelijkheid om het document in een dossier te bewaren.

                                           

 

  • Dit bereikt u ook via het klikken met de rechtermuisknop op het document.

                                            

 

Juradocument openen in Kleos

  • Eenmaal het document bewaard is in het geselecteerde dossier, kan u deze heropenen via de rechtermuisknop of via de knop “Openen in Jura” bovenaan in de balk.

 

 

Zoekopdracht via global search en doorklikken naar Jura

  • Via de global search kan u zoeken op trefwoorden die ook een link hebben met Jura.

 

 

  • U kunt dan via uw zoekopdracht deze openen in Jura.

 

 

 

Hoe een handtekening in een PDF bestand toevoegen in Kleos

21/03/2017

 

1. Beschrijving
Dit document laat u zien hoe u een PDF document met handtekening kan gebruiken.
U heeft het programma Adobe Acrobat Reader DC nodig of een andere tool.
Om Adobe te installeren (gratis versie) klikt u op volgende link: https://get.adobe.com/reader/
Er moet reeds een handtekening geconfigureerd zijn via Adobe Acrobat of een ander programma.

2. Oplossing
a) Kies een PDF document om te handtekenen en klik op 

b) Kies  op het PDF document.

 

 

c)  Er opent een nieuw venster. Kies voor Certificaten.

 

d) Kies de optie  en sleep de rechthoek naar waar u het document wil ondertekenen.
e) Er opent een nieuw venster Ondertekenen met een digitale id. Kies het certificaat en klik op Voortzetten.

 

 

f) Er verschijnt een nieuw venster met een afbeelding van uw handtekening.
Klik op  en bewaar het document. U kan het document bewaren op de zelfde locatie waar Kleos het eerder bewaard had.

g) Een PIN code of Password is nodig om het certificaat te valideren.

 

 

De handtekening zal nu automatisch in een document toegevoegd worden.
Via het Signature Panel kan u bevestigen dat het document getekend en geldig is:

 

h) Sluit het PDF bestand en ga terug naar Kleos. U dient het document nog manueel op te slaan om de wijzigingen te bewaren.

 

Digitale ondertekening PDF

15/11/2018

 

Beschrijving
Kleos 6.4 introduceert de functie waarmee u een document digitaal door één of meerdere personen kan laten ondertekenen. (niet voor PDF met wachtwoord)
Een Belgische identiteitskaart beschikt over het vereiste technische teken-certificaat. U dient vooraf software van e-ID Belgium te installeren. Hou uw identiteitskaart en PIN-code bij de hand.

  • De functie is beschikbaar in de werkbalk van de volgende Kleos-onderdelen: Documenten en Documenten binnen het Dossier.
  • Selecteer een PDF-document en klik op Onderteken.

                                                   

 

  • Kleos toont een handtekening-venster na het klikken op de Onderteken-knop.
                                                                         
  1. Zichtbaar: hiervoor is een handtekeningcertificaat vereist. Een Belgische identiteitskaart beschikt over dergelijk certificaat. De naam van de ondertekenaar en de datum / tijd van de handtekening verschijnen in de PDF. U kan er ook voor kiezen om een afbeelding van uw handgeschreven handtekening toe te voegen. De afbeelding kan worden toegevoegd door de optie Afbeelding van uw handgeschreven handtekening aan te vinken.
  2. Onzichtbaar: er wordt in dit geval geen zichtbare handtekening (naam en datum) toegevoegd in het document, maar het document wordt wel digitaal ondertekend (eveneens via de identiteitskaart). U kan ervoor kiezen om toch een afbeelding van uw handgeschreven handtekening toe te voegen.
  3. Enkel beeld: u kan ervoor kiezen om enkel een afbeelding van een handgeschreven handtekening toe te voegen. De PDF wordt niet digitaal ondertekend en er is geen handtekeningcertificaat vereist. 
  • U kan de rechthoek slepen en de grootte ervan wijzigen om aan te geven waar de handtekening moet worden ingevoegd.
  • U kan de documenteigenschappen (documentnaam en virtuele map) van het nieuwe ondertekende document bewerken.

                                                     

 

  • Indien u een preview van uw document wil zien na ondertekenen, vinkt u vooraf het vakje « Open document na ondertekening” aan.
  • Klik onderaan rechts op Tekenen.
  • De software van e-ID Belgium zal u vragen om uw PIN-code in te geven – na bevestiging is het document ondertekend.

                                                     

 

  • Kleos maakt een nieuw document aan, met de naam en de virtuele map gekozen in het handtekeningvenster. Het gemaakte document heeft een nieuw pictogram  in de documentenlijst zodat u onmiddellijk ziet dat het document digitaal is ondertekend.
  • Om meerdere personen het document te laten ondertekenen, biedt u eenvoudigweg het eerder getekende document nogmaals aan door op de Onderteken-knop te klikken en een andere identiteitskaart in de kaartlezer te steken.

Hoe meerdere bestanden om te zetten naar één PDF document

19/02/2018

 

1. Overzicht
Ik wil meerdere bestanden omzetten naar één PDF-document.

2. Oplossing
Vanuit de algemene Documenten tab, of vanuit de tab Documenten in een case:
Selecteer de om te zetten documenten > rechtermuisklik > PDF > PDF maken of selecteer de knop Meer… > PDF > PDF maken

 

 

In het venster PDF aanmaken, selecteer of deselecteer de documenten om de PDF aan te maken.
Klik OK om te bevestigen.

 

 

De titel is te wijzigen evenals de omschrijving. Ook is er een voorbeeld te zien door te klikken op het vergrootglas.
Klik op OK om te bevestigen.

 

 

 

PDF Bundel

27/04/2018

 

Inhoudstafel
1       PDF BUNDEL*
1.1         Activitatie module PDF Bundel
1.2         Creatie PDF Bundel
1.3         PDF Bundel bewerken
   1.3.1      Bewerking documenten
1.3.2      Output venster
1.3.3      Inhoudsoverzicht
1.3.4      Stempel

1.4         Genereren PDF Bundel
   1.4.1      Concept PDF Bundel

PDF Bundel

  • Met de PDF Bundel kan u makkelijk uw bewijsstukken selecteren en er een digitale stukkenbundel van maken.
  • Voorzien van een genummerd stempeltje van uw kantoor is uw stukkenbundel helemaal klaar om naar het DPA te versturen!

1   PDF BUNDEL*

De functionaliteit PDF Bundel laat u toe om van uw documenten oa een stukkenbuncel samen te stellen. U kan hierbij :

  • een verzameling aanmaken ;
  • een bundel samenstellen ;
  • documenten voorzien van een gepersonaliseerde stempel van uw kantoor ;
  • een inventaris maken;
  • één of meer PDF’s te genereren.


Volgende type documenten kunnen in deze bundel opgenomen worden :

  • Doc/Docx
  • Gif
  • Jpeg/jpg
  • Pdf
  • Png
  • Bmp
  • Tiff/tif
  • Txt
  • Xls/Xlsx

*Deze module is enkel beschikbaar voor Kleos PRO & Kleos Business

1.1   Activatie module PDF Bundel

Om gebruik te kunnen maken van deze functionaliteit, moet u in Kleos gemachtigd zijn om met de module  “Geavanceerd Documentbeheer” te werken, in Configuratie > Kantoor > Contracten en Rechten > Contractbeheer:

 

 

1.2   Creatie PDF Bundel

U kan een PDF Bundel aanmaken via Dossier > Documenten > PDF Bundel of vanuit de Module Documenten > Meer
! U moet minstens 1 document geselecteerd hebben om de PDF Bundel te genereren.

 

 

1.3   PDF Bundel bewerken

Wanneer u een nieuwe bundel aanmaakt of een bestaande bewerkt, wordt het onderstaande venster getoond:

 

 

1.3.1   Bewerking documenten

                      


In dit venster kan u

  • documenten Toevoegen of Verwijderen
  • documenten in de bundel sorteren via Omhoog of Omlaag
  • een voorbeeld van het brondocument bekijken aan de rechterkant
  • het eerste nummer kiezen voor het eerste document in de bundel; alle andere documenten krijgen dan een nummer vertrekkende vanaf dit eerste nummer
  • in de kolom Wijzigen naar kan u een andere naam voor het document invoeren in de cel van het raster; de Wijzigen naar naam wordt dan gebruikt om de bestandsnaam in oa de inventarus te vormen.


Als het document al aan een andere bundel werd toegevoegd, zal Kleos u waarschuwen met een pictogram; door met de muis over het waarschuwingspictogram te bewegen, wordt een tooltip met aanvullende informatie weergegeven.

1.3.2   Output venster

                    

 

In het Output venster kan u enkele opties voor het document kiezen, zoals:

  • Titel : titel bundel
  • Dossier
  • Virtuele map
  • U kan ervoor kiezen om voor elk brondocument in de bundel een apart PDF-document te genereren door de optie “Eén PDF per document genereren” te selecteren. Als deze optie niet geselecteerd is, wordt er één PDF gegenereerd die alle brondocumenten samenvoegt.
  • Max. grootte : Een maximale grootte kiezen voor het PDF bestand : als er een maximale grootte wordt opgegeven, controleert Kleos de grootte van de bestanden en zal Kleos u waarschuwen met een pictogram wanneer een bestand die grootte overschrijdt; door met de muis over het waarschuwingspictogram te bewegen, wordt er een tooltip met aanvullende informatie weergegeven. Afhankelijk van de maximale verzendgrootte kan Kleos één of meer bestanden aanmaken: Kleos begint met het samenvoegen van brondocumenten in een bestand en zodra de maximale verzendgrootte is bereikt, wordt er een nieuw bestand aangemaakt.

1.3.3   Inhoudsoverzicht

Het inhoudsoverzicht maakt een Inventaris van alle documenten in de bundel. U kan de keuze maken om de inventaris niet aan te maken, vastgeleggen als de eerste pagina van de bundel of als een afzonderlijk document te genereren.

Om de Inventaris van bewijsstukken te genereren, moet u een Model selecteren:

 

1.3.4   Stempel

U kan een stempel aanbrengen op alle documenten van de bundel. Er zijn twee verschillende stempels (cirkelvormig, rechthoekig) beschikbaar dewelke u kan personaliseren met een boven- en ondertekst.
Tevens kan u de positie van de stempel op de documenten kiezen en/of de stempel alleen op de eerste pagina van elk document of op alle pagina’s zal worden aangebracht:

                    

 

1.4   Genereren PDF Bundel

Om een PDF Bundel aan te maken klikt u op Genereer bundel , hierna worden worden alle documenten eerst in een voorbeeldvenster getoond en kan u de resultaten van de bundel zien.
Indien u iets wil wijzigen kan u teruggaan (Terug) om de bundel te wijzigen of de documenten finaliseren/bevestigen door het venster te sluiten:

 

 

Alle genereerde PDF Bundels worden als PDF bestand opgeslagen in het gedeelte Documenten van het Dossier, in de submap die u heeft geselecteerd.
Om u te helpen snel door het document te navigeren, wordt er in PDF-documenten voor elk brondocument een bladwijzer gebruikt en de inventaris van bewijsstukken aan de linkerkant gegenereerd. (opname in het document is afhankelijk van uw instellingen)

1.4.1   Concept PDF Bundel

U kan een bundel opslaan als Concept, wanneer u deze nog wil afwerken in een volgende bewerking.

Concept en Gegenereerde bundels worden getoond in het gedeelte PDF Bundels binnen het Dossier.

 

 

In deze sectie kan u een nieuwe bundel aanmaken en bestaande bundels bewerken of verwijderen