Kleos Gebruikershandleiding – Taken

22/03/2017

 

Taken

Met de module Taken kunt u alle taken en activiteiten van het Kantoor beheren en de workflow opvolgen.

Een taak vertegenwoordigt een hoeveelheid werk dat door het Kantoor moet worden uitgevoerd. Het kan slechts aan één kantoorlid worden toegewezen. Dit kantoorlid wordt beschouwd de eigenaar van de taak te zijn en is verantwoordelijk voor het uitvoeren en opvolgen van de taak.

Voor elke taak kunnen er één of meerdere activiteiten worden aangemaakt. Hierdoor kan de eigenaar van de taak specificeren welke acties er voor de taak werden uitgevoerd, hoeveel tijd er aan deze acties werd besteed en of deze acties al dan niet aan de cliënt moeten worden doorgerekend.

Het beheer van taken kan niet worden vergeleken met het opvolgen van documenten. Het opvolgen van documenten laat u toe een document door te geven aan een ander kantoorlid zodat het door hem kan worden behandeld. Indien nodig, kan het kantoorlid aan wie het document werd doorgegeven een nieuwe taak aanmaken om het doorgegeven document te behandelen.

Een nieuwe taak maken

  • Druk op Nieuwe taak in het contextmenu of druk op Nieuw in het scherm met de Taaklijst om een nieuwe taak aan te maken voor uzelf of voor een ander kantoorlid.

                                                     

 

 Opmerking: U kunt ook een taak aanmaken door in de module Agenda op Mijn taken te drukken en dan op Nieuw.
Het Taakscherm wordt geopend:

 

In dit scherm kunt u alle informatie over de nieuwe taak invoeren.
Een taak zoeken

Het “Taak”-zoekscherm wordt geopend wanneer u klikt op de knop Taken of wanneer u op Zoeken drukt in het scherm met de Taaklijst.

 

 

 

De volgende zoekcriteria kunnen worden geselecteerd of gedefinieerd:

Taken:

  • Mijn Taken: om al uw taken te vinden.
  • Taken van: om alle taken van het geselecteerde kantoorlid te vinden.
  • Taken van de groep: om alle taken van de geselecteerde kantoorgroep te vinden.
  • Taken van iedereen: om alle taken te vinden van alle kantoorleden.

Periode:

  • Tot vandaag, tot volgende week, tot volgende maand: om alle taken te vinden waarvan de vervaldatum niet later dan vandaag, volgende week of volgende maand valt.
  • Periode Van – Tot: om alle taken te vinden waarvan de vervaldatum binnen het opgegeven datumbereik valt, ongeacht hun status. De startdatum en/of einddatum kunnen blanco worden gelaten om door heel het verleden, de toekomst of beide te zoeken.

Algemeen:

  • Dossier:

     o Voer de Dossierreferentie of de Dossiernaam gedeeltelijk of volledig in om het dossier in de weergegeven lijst te kunnen selecteren

 

           o  Of druk op de knop  om het “Dossier”-zoekscherm te openen waarin u één of meerdere zoekcriteria kunt definiëren. Alle dossiers die aan deze
zoekcriteria beantwoorden zullen in Dossierlijst worden weergegeven. 
o Selecteer hieruit het desbetreffende dossier.

  • Soort taak: selecteer de soort taak in de dropdown-lijst.
  • Status: selecteer een status in de dropdown-lijst.
  • Onderwerp: voer het onderwerp van de taak volledig of gedeeltelijk in.
  • Prioriteit: selecteer een prioriteit in de dropdown-lijst.

 

 

top

Kleos Gebruikershandleiding – Agenda (1)

22/03/2017

 

Agenda
Met de module Agenda kunt u uw eigen agenda met afspraken en agendapunten beheren evenals die van uw collega’s.

De agenda raadplegen

U opent uw agenda door te klikken op het icoon Agenda in de menubalk:

 

De dagplanner

De dagplanner wordt in het midden van het scherm weergegeven en toont al uw agendapunten voor de gekozen dag:

 

 

In de linkerkolom ziet u de kalender. De dagen waarop agendapunten zijn ingevoerd, worden op de kalender in vet weergegeven zodat u onmiddellijk de dagen met afspra(a)k(en) kunt onderscheiden van de dagen zonder afspraken.

U kunt in de dagplanner ook een andere dag of meerdere dagen tegelijk raadplegen.

Om een welbepaalde dag in de dagplanner te zien: klik op de dag die u wenst te zien.

 

 

Mijn taken

U kunt uw taken ook beheren vanaf de dagplanner:

  • druk op de balk Mijn taken rechts van de dagplanner.

 

 

  • of druk op de pijl  bovenaan Mijn taken.

De getoonde agenda’s zullen naar links worden verplaatst om plaats te maken voor uw takenlijst.

                  Druk op  om een nieuwe taak toe te voegen.
Druk op 
om een taak te bewerken.

Om het taakvenster te sluiten:
Druk andermaal op de balk
Mijn taken of druk op een andere plaats buiten het venster indien u uw taaklijst opende door middel van Mijn taken.
Of druk andermaal op de pijl, indien u hierop drukte om uw taaklijst te openen.

 

Een nieuwe afspraak maken

  • Beweeg met uw cursor over het icoon Agenda en
  • Selecteer Nieuwe Afspraak of klik op het icoon Nieuw in de module Agenda:

 

 

 Opmerking: Indien u een datum- en tijdbereik in de Dagplanner selecteert voordat u op de knop Nieuw drukt, dan zullen de datum, de begin- en de eindtijd al ingevuld zijn.

  • Vervolledig de gegevens van het agendapunt.
  • Druk op OK om het nieuwe agendapunt te bewaren.

Het systeem zal nu nagaan of alle verplichte gegevens werden ingevuld. Indien dit niet het geval is dan zult u het nieuwe agendapunt niet kunnen bewaren.

Het systeem zal ook een Planningsconflict weergeven indien het nieuwe agendapunt met een bestaand agendapunt zou overlappen.

 

 

Een agendapunt zoeken

  • Druk in de module Agenda op Zoeken om agendapunten te zoeken.

     

U kunt agendapunten op een dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis kiezen, maar u kunt ook bijkomende zoekfilters zoals Agenda of Algemeen gebruiken.

     

Nadat u uw zoekcriteria heeft bepaald drukt u op Zoeken om alle agendapunten terug te vinden die hieraan voldoen. De resultaten worden weergegeven in de lijst Agendapunten (die u kan exporteren naar Excel).

 

Wanneer u op Agendaweergave drukt, dan zal de dagplanner met al uw agendapunten van de gekozen dag worden weergegeven.

  • Druk op Lijst om de lijst van alle agendapunten van de gekozen dag te raadplegen.
  • Druk op Agendaweergave om andermaal van de Agendaweergave naar de Resultaatlijst te gaan of vice-versa.

 

 

top

Kleos Gebruikershandleiding – Agenda (2)

22/03/2017

 

Synchronisatie met Outlook

De functionaliteit Synchronisatie met Outlook maakt het mogelijke om taken en afspraken in Kleos te exporteren naar Outlook en omgekeerd.

Een aantal geavanceerde Outlookfuncties wordt niet door Kleos ondersteund, terwijl een aantal domeingebonden gegevens uit Kleos (zoals dossierreferenties) niet wordt ondersteund door Outlook. De basisinformatie wordt echter door beide programma’s ondersteund en de gegevens uit Kleos kunnen via Outlook naar PDA’s en vergelijkbare programma’s worden geëxporteerd door middel van derdensoftware.

Klik op Synchroniseren met Outlook om uw Kleosagenda met uw Outlookagenda te synchroniseren en (eventueel) omgekeerd. U vindt de knop in de dagplanner, de takenlijst en de lijst met agendapunten.

 

 

Elke synchronisatie vindt plaats tussen de Kleos opslagplaats en een Outlook afspraken- of takenfolder.

 

  Opmerking: De synchronisatie wordt niet beïnvloed door de agenda die u heeft geopend (uw eigen agenda of die van een andere medewerker), noch door de periode die wordt weergegeven in de dagplanner. Al uw toekomstige Kleosafspraken en -taken zullen gesynchroniseerd worden met al uw toekomstige Outlookafspraken en -taken. Afspraken en taken uit het verleden zullen worden gesynchroniseerd voor zover ze in de periode vallen die in de optie ‘Dagen in het verleden’ is ingevuld.

 

Om de synchronisatie te starten:

  • Klik op Synchroniseren met Outlook om het synchronisatiescherm te openen.
  • Selecteer een Outlook folder voor agenda indien u de agenda’s wenst bij te werken.
  • Selecteer een Outlook folder voor taken indien u de taken wenst bij te werken.
  • Indien u agendapunten uit het verleden wilt synchroniseren dan moet u het aantal dagen in het verleden specificeren via Opties.

                                                         

  • Klik op Synchroniseren om de synchronisatie te starten.

     

 

De synchronisatie wordt nu in de volgende volgorde uitgevoerd:

  • Items die voor de te verwerken periode in Outlook zijn aangemaakt maar die in Kleos ontbreken, worden aan de Kleos repository toegevoegd. (NB.: alleen als u het vakje voor Synchroniseer alleen items van Kleos niet heeft aangevinkt)
  • Items die voor de te verwerken periode in Kleos zijn aangemaakt maar die in Outlook ontbreken, worden aan de Outlookfolder toegevoegd.
  • Items die in de twee omgevingen bestaan worden bijgewerkt indien nodig.

Er kunnen conflicten optreden tijdens de synchronisatie. Dit is onder andere het geval als verplichte gegevens ontbreken, zoals de vervaldatum van een taak.

In dit geval zal het systeem een lijst weergeven van de conflictitems en u vragen de nodige informatie aan te vullen voor het oplossen van het conflict.

Als het conflict veroorzaakt wordt door ontbrekende verplichte gegevens, dan zal het systeem een agendapunt- of taakscherm weergeven van het conflicterende item. Vervolledig de ontbrekende informatie en bevestig de gegevensinvoer. Als het conflict veroorzaakt wordt door een verkeerde alignering van de gegevens, dan zal het systeem u vragen welke versie van het item (Kleos of Outlook) behouden moet worden en welke verwijderd mag worden. Selecteer de correcte versie en klik op OK om de alignering van de gegevens te bevestigen.

 

 

top

Taken – Informatie toevoegen “Aangemaakt door” en “Aanmaakdatum”

17/01/2019

 

In deze nieuwe versie van Kleos hebben we de volgende informatie voor de taken toegevoegd:

  • Wie heeft de taak gemaakt
  • Wanneer de taak is gemaakt

Deze informatie is beschikbaar in de sectie Taak in de dossier:

 

 

Vanuit de algemene taak sectie:

 

 

Vanuit het taakpaneel op de startpagina van Kleos:

 

 

Vanuit het taakvenster: 

 

 

 

top

Pro-Deozaak

27/03/2018

 

Pro-Deozaak

De optie Pro-Deozaak identificeert het dossier als een dossier waarbij de proceskosten door de staat worden betaald. U kan deze optie instellen in het venster Dossier – Algemeen – Bewerken. Als u deze optie selecteert, moet u de Pro-Deo referentie invoeren die u ontving van het Bureau voor Juridische Bijstand.

 

 

 

top