Kleos pour Outlook – Kleos 6.6

 

Dans Kleos 6.6 nous avons apporté plusieurs améliorations à Kleos pour Outlook en terme de simplicité d’utilisation et d’efficacité.

 

Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment tirer le meilleur parti de ces améliorations.

0.1   Le nouveau complément Kleos pour Outlook !

0.2   Utilisez Kleos pour Outlook sans être connecté à Kleos en parallèle

0.3 Enregistrement d’un Email dans Kleos – Proposition par défaut du dossier de rangement/destination

0.4 Enregistrement d’un Email dans Kleos – Proposition par défaut du répertoire de documents de rangement

0.5 Enregistrement dans Kleos d’un Email entrant

0.6 Enregistrement d’un Email dans Kleos – Possibilité de renommer les PJ avant de les importer dans votre dossier Kleos

0.7 Enregistrez un même Email/Pièce jointe dans plusieurs dossiers Kleos

0.8 Possibilité de sélectionner et enregistrer plusieurs Emails en une seule action

0.9 Emails déjà enregistrés dans Kleos – indication visuelle dans Outlook

0.10 Import des pièces jointes d’un Email attaché en tant que pièce jointe

0.11 Création d’un nouvel Email – Utilisation des modèles de mails Kleos

0.12 Création d’un nouvel Email – Sélection des destinataires du dossier Kleos

0.13 Création d’un nouvel Email – Ajouter des documents depuis votre dossier Kleos

0.14 Création d’un nouvel Email – Réponse ou transfert d’un Email déjà enregistré dans Kleos

0.15 Création d’un nouvel Email – Actions possibles après l’enregistrement d’un Email dans Kleos

0.16 Créer un RDV dans votre agenda Kleos

0.17 Créer une tâche

0.18 Créer une activité

0.19 Créer un A suivre/Bannette

 

Découvrez le complément pour Outlook en vidéo et d’autres détails ci-dessous.

0.1       Le nouveau complément Kleos pour Outlook !

 

Nous avons totalement refondu le module Kleos pour Outlook ! Nous avons revu son fonctionnement afin d’en améliorer grandement l’expérience et de vous faciliter la gestion de vos Emails entre Outlook & Kleos.

Ce nouveau complément Kleos pour Outlook est compatible avec les versions suivantes d’Outlook :

  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2016
  • Microsoft Outlook 2019
  • Microsoft Outlook 365 (seulement la version installée localement sur le bureau Windows/pas la version en ligne)

Installation :

  • Si vous disposez déjà de l’ancienne version de Kleos pour Outlook : l’installation du nouveau module se fera lorsque votre cabinet passera sur la nouvelle version Kleos 6.5.
  • Si vous ne disposez pas de l’ancienne version de Kleos pour Outlook  et que vous souhaitez installer ce module sur votre PC, rendez-vous sur la page suivante : https://kleos.wolterskluwer.com/france/

Puis cliquez sur : « installer Kleos pour Outlook »


 

0.2         Utilisez Kleos pour Outlook sans être connecté à Kleos en parallèle

Contrairement à la précédente version du module Kleos pour Outlook, désormais vous pouvez utiliser celui-ci SANS être connecté à Kleos en parallèle ! En fait ce nouveau module fonctionne même si Kleos n’est pas installé sur votre PC ! Facile donc de l’installer sur plusieurs PC.

Le seul pré requis à l’utilisation de ce nouveau complément est que Microsoft Outlook soit installé sur votre ordinateur J

Lors du premier lancement de ce module, vous devrez choisir votre pays (pour définir la langue du module), puis s’affichera l’écran de connexion dans lequel vous devrez entrer vos identifiants Kleos (les mêmes que pour vous connecter à votre session Kleos sur votre PC).

Vous pourrez cocher la case « connexion automatique au démarrage » afin que le module se lance à chaque fois que vous lancez Outlook, et sans vous redemander vos identifiants. Seul le mot de passe sera demandé.

Si vous n’activez pas cette option, alors à chaque lancement d’Outlook, il faudra entrer vos identifiants Kleos dans le complément (nom du cabinet + nom d’utilisateur + votre mot de passe).

 

Une fois connecté, le module vous affichera dans un panneau à droite de votre écran, le nouveau module Kleos pour Outlook.

 

Si vous cliquez sur votre nom d’utilisateur en bas de cette fenêtre, un popup vous proposera de vous déconnecter


 

0.3     Enregistrement d’un Email dans Kleos – Proposition par défaut du dossier de rangement/destination

L’évolution majeure de ce nouveau module Kleos pour Outlook est le comportement intelligent du module qui viendra vous proposer automatiquement le bon dossier de rangement dans l’application.

L’algorithme de détection du dossier prend en compte de nombreuses informations afin de vous suggérer le bon dossier d’import. Les informations sont analysées comme suit :

 

  • Pour les Emails reçus dans Outlook et envoyés :
    • Si l’Email fait partie d’une conversation par mail, Kleos est capable de l’identifier et de proposer le dossier Kleos d’import.
    • Si la référence du dossier est indiquée dans l’objet de l’Email sélectionné,
    • Si la référence de la partie est indiquée dans l’objet de l’Email sélectionné,

 

  • Pour les Emails reçus uniquement:
    • Si l’émetteur est une partie d’un dossier, le module vérifiera son adresse Email et dans quels dossiers elle est présente.
    • Si les destinataires de votre Email sont des parties de vos dossiers, le module vérifiera les adresses Emails et vous proposera les dossiers dans lesquels importer cet Email.

 

  • Pour les Emails envoyés uniquement :
    • Si l’adresse Email de l’émetteur est présente dans une partie du dossier, le module vous proposera le(s) dossier(s) dans le(s)quel(s) cette partie est présente.
    • Si les destinataires de votre Email sont des parties de vos dossiers, le module vérifiera les adresses Emails et vous proposera les dossiers dans lesquels importer cet Email.

 

L’algorithme de Kleos pour Outlook calcule un score selon ces différents critères afin de vous proposer les dossiers Kleos les plus pertinents. Si l’algorithme calcule un score au-delà d’un certain seuil, alors un seul dossier Kleos d’import vous sera proposé. Si l’algorithme calcule un score trop bas alors seule la liste des dossiers récents Kleos vous sera affichée.

 

Rechercher un dossier Kleos depuis Outlook

Lorsque le module recherche la liste des dossiers récents, vous pouvez sélectionner un dossier depuis la liste proposée OU effectuer une recherche de dossier en vous basant sur : le nom du dossier, la référence du dossier, la description du dossier, le nom du client. Si le module affiche plus de 100 résultats correspondants à votre recherche, un message vous informera qu’il faut affiner votre recherche.

 


Modifier le dossier de destination proposé
 

Si le dossier Kleos proposé par défaut n’est pas celui souhaité, vous pouvez bien entendu, depuis le bouton « Changer » retourner à la liste des dossiers récents, puis effectuer une recherche afin de trouver le bon dossier.


 

0.4     Enregistrement d’un Email dans Kleos – Proposition par défaut du répertoire de documents de rangement

Une fois que vous êtes sûr du dossier de destination, Kleos pour Outlook vous proposera un répertoire de documents dans ce dossier :

Le comportement de sélection de répertoires est le suivant:

  1. Si l’Email sélectionné est dans un fil de discussion déjà enregistré dans Kleos, alors le module vous proposera de l’importer dans le répertoire de documents des Emails déjà enregistrés.
  2. Si dans le dossier de destination il y a au moins un Email enregistré, mais ne provenant pas d’une discussion :
    • L’Email dans Outlook est envoyé. Le module proposera alors le dernier répertoire utilisé dans le dossier choisi.
    • L’Email dans Outlook est reçu. Le module proposera alors le dernier répertoire utilisé dans le dossier choisi.
  3. Si dans le dossier choisi il n’y a pour le moment aucun Email importé, alors le module vous proposera le répertoire de documents que vous avez défini par défaut dans votre configuration Kleos.

 

Si le répertoire proposé ne vous convient pas, vous pouvez en sélectionner un autre en cliquant sur le bouton « Changer » à droite du nom du répertoire. De là vous pourrez choisir le répertoire souhaité dans votre dossier Kleos ET créer à la volée un nouveau répertoire de rangement dans votre dossier Kleos !


Définition de votre répertoire de rangement par défaut

Définissez, depuis la configuration de votre Kleos, le répertoire par défaut pour tous les Emails. Pour cela rendez-vous dans : Configuration> Généralités> Mes préférences > Onglet Documents : tout en bas de la fenêtre vous pourrez définir le répertoire de rangement par défaut de tous vos Emails reçus et envoyés

Ainsi tous les Emails seront automatiquement rangés dans le répertoire défini dans vos dossiers Kleos.


 

0.5     Enregistrement dans Kleos d’un Email entrant

Une fois votre dossier sélectionné, vous êtes prêt à enregistrer l’Email dans Kleos. Là 2 scenario sont possibles :

  1. Le mail ne contient pas de pièces jointes : Dans ce cas il suffit de valider l’enregistrement. Le module vous affichera un message confirmant le bon import dans votre dossier Kleos.

 

  1. Le mail contient des pièces jointes: Dans ce cas le module vous proposera de les enregistrer via un nouveau bouton qui apparaitra en haut de la fenêtre :
    • Importer le mail et ses pièces jointes en tant que fichier unique.
    • Importer le mail et/ou ses pièces jointes en tant que fichiers séparés (un fichier pour l’Email, et un pour chacune des PJ).

 

 

Importer le mail et ses pièces jointes en tant que fichier unique.

Si le bouton d’import des pièces jointes en tant que fichiers séparés est désactivé, l’Email sélectionné sera enregistré dans Kleos comme tel. C’est-à-dire que vous retrouverez votre Email, et si vous l’ouvrez ses PJ seront accessibles. Le mail contenant des PJ sera identifié par une icône trombone dans la liste des documents/Emails du dossier :

 

Importer le mail et/ou ses pièces jointes en tant que fichiers séparés

Si l’option est activée, alors vous aurez le choix d’importer :

  1. L’Email (incluant ses PJ) ET les pièces jointes en tant que fichiers indépendants
  2. Seulement les pièces jointes en tant que fichiers indépendants

Lors de cet import vous pouvez définir un répertoire de documents pour chaque fichier que vous allez importer. Pour cela cliquez sur le bouton « Changer »

Vous pouvez ainsi enregistrer en une seule action tous vos fichiers dans des répertoires différents.


 

0.6     Enregistrement d’un Email dans Kleos – Possibilité de renommer les PJ avant de les importer dans votre dossier Kleos

Quand vous choisissez d’importer dans Kleos des fichiers/pièces jointes depuis un Email, vous pouvez renommer chacun des fichiers avant l’import. Pour cela cliquez sur le fichier à renommer, son nom deviendra alors modifiable. Choisissez le nom qui vous convient pour ce fichier puis importez le dans Kleos.

Cette modification ne modifiera pas, bien sûr, le nom du fichier d’origine dans Outlook.


 

0.7     Enregistrez un même Email/Pièce jointe dans plusieurs dossiers Kleos

Avec le nouveau Kleos pour Outlook vous pouvez enregistrer plusieurs fois votre Email, soit dans le même dossier, soit dans un dossier différent. Une fois votre premier Email importé dans Kleos, une fenêtre vous proposera un certain nombre d’actions à effectuer à la suite de votre import. Parmi ces actions se trouve la fonction « Enregistrer à nouveau » qui permet de définir un autre dossier d’import pour cet Email.


 

0.8     Possibilité de sélectionner et enregistrer plusieurs Emails en une seule action

Le nouveau module Kleos pour Outlook permet d’enregistrer plusieurs Emails en une seule action. Lorsque vous sélectionnez plusieurs Emails dans Outlook, vous pouvez ensuite choisir le dossier d’import et importer tous vos Emails d’un coup.

Une fois les Emails importés dans Kleos, s’affichera le message de confirmation, puis vous pourrez chainer les actions souhaitées.


 

0.9     Emails déjà enregistrés dans Kleos – indication visuelle dans Outlook

Si vous cliquez sur un Email déjà enregistré dans Kleos, le module vous informera que cet Email est déjà importé, ainsi que le dossier dans lequel celui-ci se trouve.

 

Depuis ce message d’information vous pouvez toujours créer des actions pour ce dossier.

Information : si votre Email est déjà enregistré dans plus d’un dossier dans Kleos, le module vous affichera uniquement le dernier dossier dans lequel vous l’avez importé.

Depuis la liste des Emails Outlook vous pourrez identifier en un clin d’œil qu’il est importé avec l’indication visuelle suivante (bleue):

Depuis l’intérieur du mail un bandeau bleu, comportant la mention suivante vous en informera également : « Enregistré dans Kleos »

 


 

0.10     Import des pièces jointes d’un Email attaché en tant que pièce jointe

Le module vous offre la possibilité d’enregistrer les PJ d’un Email, qui est lui-même en PJ de votre Email.

Si la PJ de l’Email sélectionné est un Email, vous pouvez l’ouvrir depuis Outlook en cliquant dessus, une fois ouvert vous pouvez utiliser le module afin de l’importer avec ses PJ.


 

0.11     Création d’un nouvel Email – Utilisation des modèles de mails Kleos

Lorsque vous écrivez un nouvel Email depuis Outlook, le panneau du module à droite de la fenêtre vous proposera la liste de vos dossiers récents. Vous pouvez en un clic sélectionner le dossier dans lequel sera automatiquement enregistré l’Email une fois envoyé. Si le dossier n’est pas affiché dans la liste des dossiers récents vous pouvez bien entendu le rechercher depuis le champ prévu à cet effet.

Une fois votre dossier choisi, les options suivantes seront accessibles :

  • Information sur le dossier sélectionné avec possibilité de le changer
  • Information sur le répertoire de document sélectionné avec possibilité de le changer
  • Bouton permettant d’appliquer un modèle de mails Kleos au nouvel Email
  • Ajouter des destinataires depuis le dossier Kleos
  • Ajouter des documents en PJ de votre Email depuis le dossier Kleos
  • Un bouton optionnel permettant de chainer des actions (créer un RDV, créer une tâche…)

Si vous cliquez sur « Utiliser un modèle depuis Kleos » : Kleos vous affichera la liste des modèles de mails disponibles. Vous pourrez alors utiliser vos modèles directement depuis l’éditeur Outlook !

De plus seuls les 5 modèles de mails les plus utilisés seront affichés en première intention (vos favoris).

En cliquant sur le modèle voulu, le modèle de mail s’appliquera de la façon suivante :

  • Le(s) destinataire(s) se remplira(ont) en accord avec le modèle de mail,
  • L’objet du mail se remplira en accord avec le modèle de mail,
  • Le corps du mail se remplira en accord avec le modèle de mail,

L’application d’un modèle de mail respecte les comportements suivants :

  • Destinataires
    1. Si vous n’avez indiqué aucun destinataire à votre Email manuellement (A, Cc, Cci) le champ sera rempli par le contenu de modèle de mail.
    2. Si vous avez indiqué des destinataires manuellement, le modèle de mail ne viendra pas modifier la liste des destinataires déjà remplie.
  • Objet du mail
    1. Si vous avez indiqué un objet de mail, le modèle de mail ne viendra pas le modifier
    2. S’il est vide, alors le modèle de mail viendra le remplir
  • Corps du mail
    1. L’ajout d’un modèle de mail viendra s’ajouter au contenu texte du corps du mail existant.

 

0.12     Création d’un nouvel Email – Sélection des destinataires du dossier Kleos

Lors de la rédaction d’un nouvel Email depuis Outlook, vous pouvez en un clic ajouter les adresses Emails des parties de votre dossier d’origine. En cliquant sur l’option « Ajouter destinataires » vous afficherez l’ensemble des adresses Emails des parties de votre dossier.

 

Note :

  • Seuls les contacts disposants d’une adresse Email seront affichées depuis Outlook
  • Si un contact dispose de plusieurs adresses Emails alors toutes ses différentes adresses sont affichées
  • Pour rechercher parmi les contacts de votre dossier, si vous en avez beaucoup, une boite de recherche est disponible. Pour effectuer une recherche il faut au moins entrer les 3 premières lettres du nom/prénom/adresse Email.

 

Une fois le contact trouvé, pour l’ajouter, cliquez sur le bouton « A », « Cc » ou « Cci » afin de l’ajouter à votre liste des destinataires.


 

0.13     Création d’un nouvel Email – Ajouter des documents depuis votre dossier Kleos

Depuis un nouvel Email, une fois le dossier sélectionné, vous pouvez y joindre plusieurs pièces jointes directement depuis votre dossier Kleos !

Un champ de recherche vous permet également d’aller trouver le document souhaité dans votre dossier.

Depuis la liste des documents, cliquez sur le(s) document(s) souhaité et en un clin d’œil ils viendront s’ajouter en PJ de votre Email en cour de rédaction.

 

Si le fichier est volumineux, une barre de progression vous indiquera l’état d’avancement de l’ajout en tant que PJ.


 

0.14     Création d’un nouvel Email – Réponse ou transfert d’un Email déjà enregistré dans Kleos

Toutes les fonctionnalités énoncées dans ce document sont disponibles également lorsque vous effectuez une réponse de mail ou un transfère.

Si le mail que vous transférez ou auquel vous répondez est DEJA enregistré dans Kleos, alors le complément vous proposera d’enregistrer ce nouvel Email dans le même dossier que le mail d’origine.


 

0.15     Création d’un nouvel Email – Actions possibles après l’enregistrement d’un Email dans Kleos

Le nouveau complément Kleos pour Outlook propose, optionnellement, d’effectuer des actions à la suite de l’enregistrement d’un Email dans Kleos :

  1. Après l’enregistrement d’un Email dans Kleos
    • Créer un RDV agenda
    • Créer une tâche
    • Créer un A suivre
    • Créer une activité
    • Enregistrer à nouveau l’Email dans un autre dossier

Dans ce scenario : les prochaines étapes vous seront proposées par défaut.

 

  1. Après l’envoi d’un nouvel Email :
    • Créer un RDV agenda
    • Créer une tâche
    • Créer un A suivre
    • Créer une activité

Dans ce scenario, les prochaines étapes n’apparaitront pas si vous les affichez pas au moyen du bouton « Afficher étapes suivantes » :

 

Si vous cochez cette option, alors s’affichera la fenêtre de confirmation d’enregistrement du mail dans Kleos AINSI que les différentes actions disponibles :

 


 

0.16     Créer un RDV dans votre agenda Kleos

Vous pouvez créer rapidement un nouveau RDV dans votre agenda Kleos en remplissant les informations minimum nécessaire. Une fois enregistré un RDV viendra se créer immédiatement dans Kleos et sera visible par les autres membres du cabinet :

 

Vous pouvez depuis la configuration de votre Kleos définir les informations des RDV par défaut. Retrouvez cette configuration depuis : Configuration> Généralités> Mes préférences> Onglet « Agenda »

Kleos pour Outlook 2.0 vous proposera donc le type de RDV par défaut lors de la création de nouveaux RDV

 


 

0.17     Créer une tâche

En cliquant depuis « Créer tâches » vous pourrez créer dans votre Kleos une nouvelle tâche en quelques clics.

Une fois enregistrée un message vous confirmera la bonne création dans l’application.

 

Vous pouvez choisir de pré remplir vos nouvelles tâches créées depuis le nouveau complément Kleos pour Outlook 2.0 en les configurant depuis Configuration> Généralités> Mes préférences> Onglet « Tâches »

 


 

0.18     Créer une activité

Créez en quelques clics une nouvelle activité à facturer dans votre dossier Kleos directement depuis Outlook !

Le responsable de l’activité sera par défaut l’utilisateur qui créé l’activité depuis le complément Outlook. Le dossier de destination sera celui indiqué depuis Outlook.

Un message vous confirmera que votre activité a bien été enregistrée dans votre dossier Kleos :

 

Optionnellement vous pouvez pré configurer le contenu de vos activités depuis la configuration de votre Kleos dans : Configuration> Généralités> Mes préférences> Onglet « Activités »

Ainsi lors de l’enregistrement d’un Email, si vous cliquez sur « Créer activités » alors le type sera pré rempli avec vos préférences définies


 

0.19     Créer un A suivre/Bannette

Vous pouvez créer une bannette A suivre pour un collègue du cabinet directement après avoir enregistré un Email.

Evolutions : nous prévoyons en version 6.6 un lot d’améliorations sur ce module (prévue pour juin 2019). Nous vous proposerons un sondage depuis la page de login Kleos dans les semaines à venir après la mise à jour afin de recueillir vos demandes d’évolution !

 

Fin du document

Haut