0.1         Signature électronique & manuscrite des fichiers PDF

Définition : la signature électronique se défini comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache » (art.1316 du code civil)

Kleos 6.4 introduit une nouvelle fonctionnalité majeure : la possibilité pour votre cabinet de signer électroniquement, par certificat, vos fichiers PDF. Signer vos fichiers PDF électroniquement garanti à un tiers que le fichier envoyé est bien l’unique version du document que vous avez produite. Une fois signé, La signature sur fichier dispose d’une valeur d’une valeur légale (contrairement à la signature manuscrite).

 

La signature utilise le format PADES (PDF Advanced Electronic Signatures) sur l’algorithme SHA256.

 

ATTENTION : pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité 2 solutions s’offrent à vous :

  1. Acheter un certificat

OU

  1. Utiliser le certificat disponible sur votre clé USB RPVA/RPVA.

 

Sans certificat il n’est pas possible pour vous d’utiliser la signature électronique, seule la signature manuscrite sera utilisable.

 

NOTE : Si vous décidez d’utiliser la clé de votre clé RPVA/E-barreau alors vérifiez que celle-ci est bien connectée à votre PC avant de signer vos documents.

 

Pour accéder à cette fonctionnalité rendez-vous dans l’onglet documents de vos dossiers. Un nouveau bouton « Signature » est disponible, celui-ci est bien sur disponible depuis le clic-droit de votre souris. Cette fonctionnalité est accessible uniquement si vous avez déjà sélectionné/cliqué sur le fichier PDF à signer.

Signature électronique des PDF-1

ATTENTION : seuls les fichiers au format PDF peuvent être signés ! Si vous souhaitez signer un document WORD Il faudra au préalable le convertir au format PDF PUIS le signer.

Limitations : La fonctionnalité ne supporte pas les PDF avec mot de passe et le format PDF-A.

 

0.2         Les différents types de signatures

 

Une fois que vous avez cliqué sur la fonctionnalité vous pouvez choisir parmi 3 types de signatures.

Signature électronique des PDF-2
  1. Visible: Certificat obligatoire : Le nom du signataire (propriétaire de la clé USB Ebarreau), la data et l’heure de la signature seront ajouté en tant que signature électronique. En option vous pouvez rajouter l’image de votre signature manuscrite si vous l’avez bien présente en tant que fichier image sur votre bureau Windows.
  2. Invisible: Certificat obligatoire : signature électronique de votre fichier. Elle sera invisible à l’œil nu, mais votre fichier sera bien certifié.
  3. Image seule (signature manuscrite): Pas besoin d’un certificat – Utilisant une image de votre signature manuscrite (PNG, JPG etc) présente sur votre PC. Ajoutera la signature où vous le souhaitez – plus besoin d’imprimer, signer, scanner, tout se fait en un clic. Le fichier généré ne sera pas certifié car non signé électroniquement par le certificat.

 

Sur le panneau de prévisualisation à la droite de l’écran vous pouvez dimensionner la taille de la signature électronique, et la positionner où vous le souhaitez. Vous pouvez également modifier les propriétés du futur fichier (Nom du document, répertoire de rangement…)

Signature électronique des PDF-3

Une fois que vous cliquez sur le bouton « Signer » Kleos affichera alors une fenêtre de sélection de votre certificat pour valider la signature. Sélectionnez bien le certificat RPVA/Ebarreau, puis entrez votre code PIN à 4 chiffres de votre clé RPVA. Une fois effectué le fichier sera signé !

 

Kleos va alors créer un nouveau fichier PDF, dans le dossier & répertoire souhaité, avec la signature intégrée.

Ce nouveau fichier aura une icône PDF « certifiée » représentée par ce symbole   Cette icone vous indiquera donc que votre fichier est certifié électroniquement.

 

Signature électronique des PDF-5