Kleos para Outlook: Instalación y puesta en marcha (incluso si Kleos no se ha puesto en marcha)

Si ya ha utilizado la versión anterior del Kleos para Outlook en su PC: cuando se actualice a Kleos 6.5, el instalador desinstalará automáticamente la versión antigua e instalará la nueva versión del Kleos para Outlook.

Si necesita (re)instalar el Kleos para Outlook en otro PC, puede descargarlo aquí:

https://kleos.wolterskluwer.com/spain

 

DEBE SABER QUE:

– Kleos para Outlook es compatible con Outlook 2013-2013-2016-2019

– Kleos para Outlook también es compatible con Outlook 365 (pero sólo con la aplicación de escritorio, no con la versión web).

 

Al iniciar Outlook, el complemento Kleos para Outlook se iniciará automáticamente y aparecerá como un panel en el lado derecho de Outlook.

 

En la primera ejecución debe seleccionar su país

 

Para iniciar sesión en Kleos para Outlook: utilice las mismas credenciales que se utilizan en Kleos.

Para simplificarlo, Kleos para Outlook puede iniciar sesión automáticamente al iniciar Outlook, seleccionando la opción “Inicio de sesión automático al iniciar”:

 

Si se selecciona esta opción, Kleos para Outlook se iniciará y conectará automáticamente al iniciar Outlook….

 

a menos que te desconectes explícitamente del Kleos para Outlook

 

Para salir del Kleos para Outlook: Haga clic en su nombre (abajo a la izquierda del panel Kleos para Outlook) y Cerrar Sesión

 


 

Kleos para Outlook: Expediente de destino: propuesta automática, expedientes recientes o búsqueda manual.

Esta es una de las mejoras más importantes: cada vez que se selecciona un correo electrónico en Outlook, el Kleos para Outlook intenta automáticamente encontrar el expediente de destino con más relevancia.

Para ello, se buscan varias informaciones y se propone uno (o varios) casos:

 

Para correos electrónicos entrantes y salientes:

  • El correo electrónico es parte de un hilo => el hilo se identifica y se propone el mismo expediente
  • La referencia de su expediente de Kleos se menciona en el asunto del correo electrónico
  • La referencia de una parte se menciona en el asunto del correo electrónico

 

Sólo para correos electrónicos entrantes:

  • Si el remitente es parte en un caso, Kleos para Outlook comprobará su dirección de correo electrónico y en qué casos se encuentra.
  • Si los destinatarios están involucrados como partes en los casos, Kleos para Outlook comprobará la dirección de correo electrónico y propondrá los casos en los que se encuentran.

 

 

Sólo para correos electrónicos salientes:

  • Remitente como parte interna de un expediente, Kleos para Outlook comprueba si la dirección de correo electrónico del remitente coincide con las direcciones de correo electrónico de un miembro del despacho involucrado en un expediente.
  • Los destinatarios como parte externa de un expediente, Kleos para Outlook comprueba si las direcciones de correo electrónico de los destinatarios coinciden con las direcciones de correo electrónico de una de las partes de un expediente en Kleos.

Si no se encuentran expedientes coincidentes (o la “calificación” es demasiado baja):

  • El Kleos para Outlook propone archivar el correo electrónico en uno de los “expedientes recientes”.
  • También puede buscar un expediente manualmente

 

Kleos para Outlook: Carpeta de destino: propuesta automática

Después de seleccionar un expediente de destino para el correo electrónico (automática o manualmente), Kleos para Outlook siempre propone una carpeta de destino para almacenar el correo electrónico/archivo(s), con las siguientes reglas:

 

  1. Correo electrónico seleccionado en un hilo ya almacenado en Kleos. Si el email seleccionado es parte de un hilo, Kleos para Outlook propondrá la carpeta del último email almacenado en Kleos del mismo hilo.

 

  1. En el expediente seleccionado/propuesto hay al menos un correo electrónico almacenado pero no en el mismo hilo del correo electrónico seleccionado.

 

  • El correo electrónico seleccionado en Outlook es un correo electrónico enviado. Kleos para Outlook propondrá la última carpeta utilizada para almacenar un correo electrónico enviado en el expediente propuesto.
  • El correo electrónico seleccionado en Outlook es un correo electrónico recibido. Kleos para Outlook propondrá la última carpeta utilizada para almacenar un correo electrónico recibido en el expediente propuesto.

 

  1. En el expediente propuesto, no hay ningún correo electrónico almacenado. En este escenario, Kleos para Outlook propondrá la carpeta por defecto configurada por el usuario en la configuración de Kleos. Para ello, se han añadido 2 nuevas configuraciones en la sección de documentos de las preferencias del usuario (para correos electrónicos entrantes y salientes).

 

Si la carpeta propuesta no satisface las necesidades, puede seleccionar otra carpeta, haciendo clic en el botón Cambiar a la derecha del nombre de la carpeta:

 

A continuación, navegará por las carpetas existentes del expediente para seleccionar una (e incluso crear una nueva carpeta en el expediente).


 

Kleos para Outlook: Crear una nueva carpeta en el expediente de destino

El nuevo Kleos para Outlook ofrece la posibilidad de crear “sobre la marcha” una nueva carpeta.

Después de seleccionar un expediente, haga clic en Cambiar al lado derecho de la carpeta propuesta.

Haciendo esto puede navegar por las carpetas existentes del expediente, pero también Crear nueva carpeta

Aparecerá un marcador de posición vacío

 

Escriba el nombre de la nueva carpeta y luego <enter> o haga clic a un lado de la carpeta para guardarla.

 

A continuación, mueva la nueva carpeta a la ubicación deseada: simplemente arrástrela y suéltela en la ubicación correspondiente dentro de la vista de estructura de carpetas.

 

La nueva carpeta ahora se puede utilizar para archivar correos electrónicos/archivos adjuntos dentro del expediente.


 

Kleos para Outlook: Archivar un correo electrónico entrante

 

Simply click in Outlook on an existing email.

Kleos para Outlook intentará automáticamente encontrar un expediente coincidente de acuerdo con las reglas descritas anteriormente en este documento.

Si se encuentra un expediente coincidente, se mostrará en el panel Kleos para Outlook:

 

Si el expediente propuesto por Kleos para Outlook no es el que usted espera, puede hacer clic en Cambiar y seleccionar otro.

Si no se encuentra ningún expediente coincidente: puede seleccionar uno de los expedientes recientes o buscar uno (escriba al menos 3 caracteres para buscar).

 

Cuando finalmente se selecciona un expediente, son posibles 2 situaciones:

 

SITUACIÓN 1: El correo electrónico no tiene ningún archivo adjunto O usted quiere archivar el correo electrónico + archivos adjuntos como un solo archivo, opcionalmente, cambie la carpeta de destino, y luego haga clic en Archivar ahora

 

Kleos para Outlook mostrará un cuadro con la confirmación….

 

…y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea….) como se describe a continuación en este documento

 

SITUACIÓN 2: El correo electrónico tiene archivos adjuntos y desea archivarlos como archivos separados en Kleos.

 

Seleccione Archivos adjuntos como documentos separados

 

A continuación, para el propio correo electrónico y para cada uno de los archivos adjuntos se puede:

 

Desmarque los elementos que no desea archivar

Cambiar la carpeta propuesta

Renombrar los archivos adjuntos (haga clic en el nombre y podrá editarlo)

 

Luego haga clic en Archivar ahora

 

Kleos para Outlook mostrará un cuadro de confirmación….

…y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea….) como se describe a continuación en este documento


 

Kleos para Outlook: Seleccione varios correos electrónicos a la vez

Simplemente seleccione varios correos electrónicos en Outlook.

Kleos para Outlook mostrará los casos recientes, el campo de búsqueda y el número de correos electrónicos seleccionados:

 

Seleccione un expediente o busque uno (escriba al menos 3 caracteres para buscar)

 

Después de seleccionar un expediente, puede cambiar la carpeta de destino

 

Luego haga clic en Archivar ahora

Kleos para Outlook mostrará un cuadro de confirmación….

 

 

…y puede ejecutar pasos adicionales (Añadir tarea….) como se describe a continuación en este documento

 

DEBE SABER QUE: Al seleccionar varios correos electrónicos

 No se lanza ninguna correspondencia automática al expediente

 No puede guardar archivos adjuntos como archivos separados


 

Kleos para Outlook: Crear un nuevo email (opcionalmente usando una plantilla)

Para crear un nuevo correo electrónico, haga clic en el botón habitual de Outlook (“Nuevo mensaje”)

Aparecerá un correo electrónico vacío; el Kleos para Outlook mostrará los expedientes recientes y propondrá buscar uno.

Seleccione entre los expedientes recientes, o busque uno escribiendo al menos 3 caracteres en el campo de búsqueda.

Después de seleccionar un expediente, Kleos para Outlook muestra una pantalla para ayudar a componer el correo electrónico:

Aparece el expediente seleccionado, haga clic en < para seleccionar otro

 

Kleos para Outlook propone una carpeta donde se archivará el correo electrónico sobre el expediente en Kleos (haga clic en Cambiar si es necesario, incluso puede crear una nueva carpeta).

 

Haga clic en Usar una plantilla de Kleos para navegar por la lista de 5 plantillas de correo electrónico usadas recientemente, o busque una.

 

La plantilla se “ejecuta” y rellenará (dependiendo de la plantilla): los destinatarios, el asunto y el cuerpo.

 

DEBE SABER QUE:

  • Si introdujo manualmente destinatario(s) (Para, Cc o Cco) antes de ejecutar la plantilla, no se añadirá ningún destinatario desde la misma.
  • Si introdujo manualmente un asunto antes de ejecutar la plantilla, el asunto no será actualizado por la plantilla.
  • Si ha introducido manualmente un cuerpo, se le añadirá el cuerpo de la plantilla.

 

Haga clic en Agregar destinatarios para seleccionar los destinatarios que vienen del expediente.

Simplemente haga clic en la dirección de correo electrónico para seleccionar un destinatario directo o CC CCO que aparecerá cuando pase el ratón por encima de la dirección de correo electrónico.

 

Si es necesario, haga clic en Agregar archivos adjuntos

 

A continuación, navegará por los documentos del expediente…

Puede seleccionar uno (o varios, pero uno a la vez)

Aparecerá una barra de progresión y el documento se añadirá a los archivos adjuntos en Outlook (una marca verde en el Kleos para Outlook indica que la descarga desde el servidor se ha realizado correctamente).

 

DEBE SABER QUE: Para simplificar la selección de los anexos se pueden filtrar los tipos de documentos a mostrar:

 

Después de seleccionar los archivos adjuntos, puede escribir el cuerpo del mensaje

 

¡Usted está casi listo para archivar el correo electrónico!

 

IMPORTANTE: ANTES DE ARCHIVAR: si tiene la intención de agregar una cita o una actividad, seleccione “Pasos adicionales después de archivar”.

 

A continuación, haga clic en Enviar y archivar

 

Si marcó Pasos adicionales después de archivar, se le propondrá crear una cita, una tarea, una actividad o un seguimiento, esto se describe a continuación…


 

Kleos para Outlook: pasos adicionales después de archivar un correo (calendario, tarea…)

 

Después de archivar un correo electrónico existente o nuevo, usted puede opcionalmente agregar: una cita / tarea / seguimiento / actividad.

Estos “siguientes pasos” se proponen de diferentes maneras, dependiendo del escenario.

 

Escenario 1: Archivado de un correo electrónico entrante o ya enviado

Los siguientes pasos están sistemáticamente disponibles, pueden ser ejecutados varias veces si es necesario, y el correo electrónico también puede ser archivado de nuevo en otro caso:

Escenario2: crear y archivar un nuevo correo electrónico:

En este caso, debe elegir explícitamente realizar acciones adicionales, seleccionando Pasos adicionales después de la archivar el email.

Si la opción está seleccionada, Kleos para Outlook abre una ventana que incluye: 

  • A la izquierda: un resumen del correo electrónico enviado.
  • A la derecha: los posibles próximos pasos.

El método para registrar los siguientes pasos es común a ambos escenarios.

Al añadir una cita, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo electrónico

 

 

Cuando se guarda, aparece el mensaje (“Cita añadida”).

DEBE SABER QUE:

  • Tipo de evento: Kleos propone por defecto la preferencia relevante que se ha establecido en la configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).
  • La cita se le asigna sistemáticamente.

 

Al añadir una tarea, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo electrónico

 

Cuando se guarda, aparece el mensaje (“Tarea añadida”).

DEBE SABER QUE:

  • Tipo de tarea: Kleos propone por defecto la preferencia relevante que se ha establecido en la configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).
  • La tarea se le asigna a usted (usuario registrado) por defecto, pero puede asignarse a otro miembro.

 

Al añadir una actividad, esta, queda automáticamente vinculada al caso en el que se ha archivado el correo electrónico

 

Cuando se guarda, aparece el mensaje (“Actividad añadida”).

 

 

DEBE SABER QUE:

  • Aquí sólo están disponibles las clases de actividad “planas” en función del tiempo.
  • Clase de actividad: Kleos propone por defecto la preferencia que se ha establecido en la configuración de Kleos (una para la importación de documentos y otra para la creación de documentos).
  • El propietario de la actividad es usted mismo (el usuario registrado)

 

 

Añadir seguimiento

 

Cuando se guarda, aparece el mensaje (“Seguimiento creado”).


 

Kleos para Outlook: responder o reenviar un correo electrónico ya archivado

Las funciones relacionadas con la creación de un nuevo correo electrónico también están disponibles cuando responde a un correo electrónico o lo reenvía.

Además, si el correo al que está respondiendo ya estaba archivado en Kleos, el Add-in propondrá automáticamente almacenar la respuesta en el caso de que el correo original haya sido archivado (pero puede cambiarlo).

 

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