La ventana de expedientes

 

 

 

La ventana de expedientes es la pantalla principal de Kleos. Se utiliza para gestionar toda la información y los documentos de los expedientes. La información está organizada en varias pestañas y cajas.

La ventana contiene seis pestañas: General, Documentos, Calendario, Tareas, Actividades y Cálculos. La pestaña general contiene cuatro cajas de datos: Etiqueta, Miembros del despacho, Partes y Campos adicionales. El panel de Notas está disponible en todas las pestañas de la ventana.

Estructura de información de la ventana de expedientes:

  • Pestaña general
    • Caja de información general
    • Caja de miembros del despacho
    • Caja de partes del expediente
    • Caja de campos adicionales
  • Pestaña de documentos
    • Caja de explorador de documentos
    • Caja de lista de documentos.
  • Pestaña de calendario
  • Pestaña de tareas
  • Pestaña de actividades
    • Caja de actividades
    • Caja de elementos facturables
  • Pestaña de cálculos/facturación
  • Caja de notas.

 

 

 

 

 

 

 

Pestaña general – Panel de información general

El panel de información general contiene los datos descriptivos básicos del expediente, como el tipo, referencia y descripción.

El menú de información general está situado en la esquina superior derecha del panel. Contiene las siguientes opciones:

  • Abre una ventana de diálogo que permite editar la información básica del expediente.
  • Abre la ventana de gestor de informes. Puede utilizar esta ventana para generar e imprimir los informes relacionados con los expedientes que están instalados en su configuración de Kleos.
  • Sub-expedientes. Está opción se muestra activada sólo si existen otros expedientes relacionados con el expediente actual. El número entre paréntesis indica cuantos otros expedientes están relacionados con el expediente abierto. Al utilizar esta opción se ejecutará una consulta avanzada automática que recuperará la lista de expedientes relacionados con el expediente actual.
  • Actualizar y Actualizar todo recupera la información actualizada del expediente de la base de datos. Diferentes usuarios del despacho puede trabajar simultáneamente con el mismo expediente. Esta opción actualiza los datos permitiendo ver los cambios realizados por otros usuarios.

 

El comportamiento de los botones “Añadir sub-expediente”, “Archivar”, “Reabrir”, “Duplicar”, “Autorizaciones” y “Borrar” es idéntico a las opciones equivalentes del menú disponible en la lista de expedientes (para más información consulte el apartado La pantalla de expedientes).

 

Pestaña general – Panel de miembros del despacho

El panel “miembros del despacho” incluye la relación de personas del despacho que están implicadas en la resolución del expediente. Esta información no está necesariamente relacionada con las autorizaciones del caso. Las autorizaciones describen los usuarios autorizados a acceder a la información del caso. Los miembros del despacho son una lista de personas (contactos) que trabajan en el caso y que pueden no ser usuarios de Kleos.

El menú de miembros del despacho está situado en la esquina superior derecha del panel. A través de este menú es posible:

  • Añadir un nuevo contacto a la lista de miembros del despacho.
  • Editar la función del miembro del despacho seleccionado.
  • Eliminar el miembro del despacho seleccionado del expediente.

 

Pestaña general – Panel de partes del expediente

El panel de partes contiene la relación de las partes del expediente. Es posible definir diferentes tipos de partes y relaciones entre las partes. Por ejemplo, es posible definir la parte opuesta y el abogado de la parte opuesta, incluyendo la relación entre ambas partes “abogado de…”.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú de partes del expediente está situado en la esquina superior derecha del panel. Es posible realizar las siguientes operaciones:

  • Añadir parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite definir una parte del expediente, seleccionado el tipo de parte y el contacto. Es posible crear un nuevo contacto sobre la marcha si no estuviera registrado previamente en la base de datos. También es posible incluir direcciones adicionales si es necesario.
  • Editar parte. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite modificar la función de la parte en el expediente, incluir direcciones adicionales o editar las relaciones entre partes.
  • Añadir contacto relacionado. Esta opción permite definir como parte a un contacto relacionado con la parte seleccionada.
  • Editar contacto. Esta opción abre la ventana de contactos para editar la información del contacto. Es importante recordar que las partes del expediente son tan sólo referencias a los contactos registrados en Kleos. Si desea cambiar el nombre de una parte del expediente, tendrá que cambiar su nombre como contacto.
  • Mostrar expedientes (activos/todos). Esta opción genera una búsqueda avanzada automática que recupera la lista de expedientes en las que la parte seleccionada ha sido incluida como parte.
  • Esta opción elimina la parte seleccionada como parte del expediente.

 

Pestaña general – Campos adicionales

Si su instalación de Kleos incluye campos adicionales para los expedientes, podrá acceder a ellos a través de esta pestaña:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Puede obtener más información acerca de cómo definir y configurar campos adicionales en el manual del administrador y el apartado campos adicionales de la pantalla de configuración.

 

Pestaña de documentos

La pestaña de documentos contiene el explorador de documentos y la lista de documentos.

El explorador de documentos está situado a la izquierda. Contiene la estructura de carpetas virtuales. El número entre paréntesis indica cuantos documentos contiene cada carpeta. Por defecto la pestaña de documentos muestra todos los documentos del expediente, representados por una carpeta virtual denominada “todas las carpetas. Seleccione una carpeta si desea visualizar sólo los documentos de dicha carpeta.

 

 

 

 

 

Los documentos son asignados a una carpeta cuando se crean o se importan. Para cambiar la carpeta de un documento seleccione la opción “Propiedades” del menú, Esta opción está ubicada en la opción “Más” del menú.

Es posible configurar la estructura de las carpetas virtuales. Para ello, navegue a la pestaña de documentos de la pantalla de configuración. En la sección “Otros” encontrará el botón “carpetas de documentos”. Haga click sobre él para configurar su estructura de carpetas virtuales.

 

El menú de la pestaña de documentos de la ventana del expediente contiene las mismas opciones que la pantalla de documentos (vea el apartado Pantalla de documentos). Cuando estas funciones son utilizadas desde la pestaña de documentos de la ventana de expedientes, el expediente está siempre pre-seleccionado. Por ejemplo, si utiliza la función nuevo documento desde esta pestaña, el documento será creado en el expediente abierto. Cuando utilice la misma función desde la pantalla de documentos el expediente estará en blanco y deberá seleccionarlo antes de crearlo.

 

 

 

 

 

 

 

Es posible reemplazar el expediente por otro expediente definido como sub-expediente del actual.

 

Hay dos funciones disponibles en la pestaña de documentos de la ventana de expedientes que no están disponibles en la pantalla de documentos:

  • Importar carpeta. Esta opción abre una ventana de diálogo que permite seleccionar una carpeta del sistema de ficheros de su ordenador. Todos los documentos de la carpeta serán importados en Kleos y subidos a la nube.
  • Sub-expedientes. Realiza una búsqueda avanzada automática para recuperar la lista de todos los documentos incluidos en el expediente actual y todos los sub-expedientes relacionados con él. El resultado de la búsqueda será mostrado en la pantalla de documentos.

Pestaña de calendario

La pestaña de calendario contiene la lista de eventos de calendario y citas relacionadas con el expediente. El diseño de la lista puede configurarse tal y como se describe en el apartado de Elementos comunes.

El menú de la pestaña del calendario contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de calendario (ver el apartado Pantalla de calendario). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de calendario el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.

La función sub-expedientes del menú de la pestaña de calendario no está disponible en la pantalla del calendario. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de los eventos de calendario y citas asignadas al expediente actual y los expedientes relacionados.

 

Pestaña de tareas

La pestaña de tareas contiene la lista de tareas relacionadas con el expediente. Como en todas las demás listas de Kleos, puede configurar el diseño de la lista tal y como se describe en el apartado Elementos comunes.

El menú de la pestaña de tareas del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de tareas (ver el apartado Pantalla de tareas). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.

La función sub-expedientes del menú de la pestaña de tareas no está disponible en la pantalla general del tareas. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las tareas del expediente actual y los expedientes relacionados.

 

Pestaña de actividades

La pestaña de actividades contiene la lista de actividades asociadas al expediente. La parte superior de la pestaña contiene las actividades. La parte inferior contiene los elementos facturables. A la derecha podrá encontrar un resumen financiero, conteniendo los importes agregados de las tarifas, gastos y reembolsos descritos en las actividades y los elementos facturables del expediente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú de la pestaña de actividades del expediente contiene las mismas opciones que el menú de la pantalla de actividades (ver el apartado Pantalla de actividades). Cuando se utiliza desde aquí el expediente está siempre pre-definido. Cuando se utilizan las funciones equivalentes desde la pantalla de tareas el expediente está vacío y deberá seleccionarlo.

La función sub-expedientes del menú de la pestaña de actividades no está disponible en la pantalla general del actividades. Esta opción realiza una búsqueda avanzada de las actividades del expediente actual y los expedientes relacionados.

 

Pestaña de facturación

La pestaña de facturación se utiliza para generar facturas. Es posible generar facturas desde actividades existentes, pero también es posible definir las actividades sobre la marcha para crear las facturas.

Pestaña de elementos facturables

La pestaña de elementos facturables contiene la lista de elementos facturables asociados al expediente que no han sido facturados.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Nueva factura. Esta opción permite crear una nueva factura utilizando actividades existentes o creando nuevas actividades sobre la marcha. Para completar la creación de la factura será necesario seleccionar una contabilidad y un libro contable antes de seleccionar los elementos facturables.
  • Nueva nota de crédito. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito. Las notas de crédito de Kleos tienen una estructura estándar pre-determinada. La nota de crédito sólo podrá ser creada una vez que se defina su importe.
  • Nueva nota de provisión. Esta opción permite crear una nueva nota de provisión. Al igual que sucede con las notas de crédito, las notas de provisión de Kleos tienen una estructura estándar. En la nota de provisión es posible especificar importes separados para reembolsos, tarifas y gastos.
  • Abre la actividad seleccionada para su edición.
  • Marcar como facturado. Marca el elemento facturable seleccionado como facturado. Al hacer esto se impide su inclusión posterior en una factura.
  • Esta opción abre la ventana del visor de informes mostrando la lista de informes relacionados con los elementos facturables. Esta ventana se utiliza para seleccionar, generar e imprimir los informes.
  • Añadir gastos/reembolsos/provisiones externos. Esta opción permite definir gastos, reembolsos y provisiones con la particularidad de que es posible definirlos para una fecha anterior a la fecha actual.
  • Importar provisiones. Esta opción recupera la información de provisiones del sistema de contabilidad y asociarlas al expediente abierto.
  • Esta opción permite definir una contabilidad por defecto para el expediente a vierto. Es posible también definir condiciones de acuerdos especiales de precios para el cliente asociado al expediente.
  • Esta opción actualiza la lista de elementos de la pantalla.
  • Esta opción permite borrar el elemento facturable seleccionado, pero sólo en el caso de que no haya sido incluido previamente en una factura.

 

 

Pestaña de documentos de facturación

La pestaña de documentos contiene la lista de documentos de facturación asociados al expediente abierto.

 

 

 

 

 

 

 

 

La mayor parte de las opciones del menú son equivalentes a las que se encuentran en el menú de la pestaña de elementos facturables. Esto sucede en las opciones de nueva factura, nueva nota de crédito, nueva nota de provisión, imprimir, opciones y actualizar.

Las opciones específicas de esta pestaña son:

  • Nueva nota de crédito de reversión. Esta opción permite crear una nueva nota de crédito de reversión para la factura seleccionada.
  • Generar documento. Genera un nuevo documento de facturación a partir de la relación de plantillas disponibles.
  • Envía el documento seleccionado por correo electrónico. Sólo se pueden enviar aquellos documentos de facturación que han sido marcados como definitivos.
  • Ver documento. Esta opción abre una copia de sólo lectura del documento de facturación utilizando para ello el visor de documentos PDF que tenga configurado en su ordenador por defecto.
  • Abrir entrada de contabilidad. Esta opción abre la entrada de contabilidad asociada al documento de facturación en la pantalla de contabilidad.

 

Pestaña de clientes

La pestaña de clientes contiene el resumen de todas las facturas, notas de provisión y notas de crédito agregadas por cliente.

 

 

 

 

 

 

 

 

Las opciones del menú diferentes de los disponibles en las pestañas de elementos de facturación y documentos son las siguientes:

  • Añadir. Esta opción añade un nuevo cliente como receptor potencial de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Es posible incluir un código de referencia asociado al cliente.
  • Esta opción permite modificar el código de referencia del cliente seleccionado.
  • Esta opción elimina el cliente seleccionado de la lista de receptores potenciales de documentos de facturación en el contexto del expediente abierto. Sólo es posible eliminar un cliente de esta lista si no tiene asignado ningún documento de facturación.
  • Documentos del expediente. Esta opción realiza una búsqueda avanzada que permite recuperar todos los documentos de facturación relacionados con el cliente seleccionado, incluyendo en la búsqueda tanto el expediente actual como otros expedientes almacenados en Kleos.

 

Pestaña de cálculos

La pestaña de cálculos permite calcular tablas de pagos y amortizaciones asociadas a préstamos y pagos aplazados.

El menú de la pestaña de cálculos contiene los siguientes elementos:

  • Nuevo cálculo de intereses. Esta opción permite definir una nueva tasa de interés para el expediente abierto. La tasa de interés será utilizada para calcular la planificación de los pagos y amortizaciones.
  • Nuevo cálculo de deuda. Es opción permite definir una nueva tasa de deuda para el expediente abierto.
  • Nuevo índice de cálculo. Esta opción permite incluir un nuevo valor de índice de cálculo para el expediente activo.
  • Esta opción abre el elemento seleccionado en una ventana de diálogo para su edición.
  • Esta opción genera un informe de cálculo de pagos y amortización. El informe es mostrado en pantalla y puede ser impreso.
  • Esta opción actualiza los datos mostrados en pantalla.
  • Esta opción borra el elemento seleccionado.
  • This option deletes the selected element from the list.

 

Panel de notas

El panel de notas se encuentra a la derecha de la ventana expediente. Las notas son textos breves y sin estructura que pueden utilizarse como recordatorios, apuntes o comentarios asociados al expediente abierto.

Es posible ocultar el panel de notas utilizando la pequeña fleche situada entre los dos paneles.

 

 

 

 

 

 

 

 

En la esquina superior derecho del panel se encuentran tres iconos, que permiten:

  • añadir una nueva nota,
  • editar la nota seleccionada y
  • Eliminar la nota seleccionada.

El panel de notas está disponible en todas las pestañas de la ventana de expedientes.

 

 

 

 

 

 

 

 

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