La pantalla de documentos

 

 

La pantalla de documentos muestra la lista de documentos almacenados en Kleos. Es posible configurar el diseño de la lista utilizando las funciones estándar de Kleos descritas en el apartado Elementos comunes.

 

 

 

 

 

 

 

En la parte superior central de la pantalla se encuentran los filtros rápidos. Utilícelos para obtener los documentos utilizados recientemente o todos los documentos.

La caja de búsqueda permite buscar documentos por su nombre y descripción. Es posible utilizar la caja desplegable anexa para recuperar las últimas búsquedas y las  búsquedas almacenadas.

La búsqueda avanzada permite combinar todos los campos de los documentos para realizar búsquedas complejas. Es posible filtrar los resultados de la búsqueda por tipo de documento. También es posible realizar búsquedas basadas en los contenidos de los documentos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú de documentos está situado en la esquina superior derecha de la lista de documentos. Contiene las siguientes opciones:

  • Nuevo documento. Esta opción permite crear un Nuevo documento DOC o DOCX utilizando una plantilla. El documento debe ser asignado a un expediente antes de crearlo. Es posible elegir la hoja de estilo y la plantilla. El documento generado se abrirá para su edición utilizando el editor de textos que tenga configurado por defecto en su ordenador. El documento será cargado en la nube cuando cierre el editor grabando los cambios.
  • Nuevo correo. Esta opción crea y envía un correo electrónico utilizando opcionalmente una plantilla. Deberá especificar el expediente antes de escribir el correo.
  • Nuevo memorándum. Esta opción crea un nuevo memorándum utilizando el editor de textos interno de Kleos. Es posible asignar opciones de seguimiento al memorándum.
  • Nueva acta. Esta opción crea una nueva acta utilizando el editor básico interno de Kleos. Es posible incluir contactos asociados al acta. También es posible asignar opciones de seguimiento al acta una vez creada.
  • Importar fichero. Esta opción abre una ventana de diálogo para importar un fichero en Kleos. Para subir el fichero a la nube deberá seleccionar un expediente y elegir un fichero. También es posible importar ficheros utilizando la función arrastrar y soltar.
  • Importar correo. Esta opción conecta Kleos con los servidores de correo de las cuentas que tenga registradas en Kleos y muestra la relación de correos almacenados en el servidor en cada cuenta. Para importar el correo electrónico como documento deberá seleccionarlo de la lista de correos y asignarlo a un expediente.
  • Esta opción descarga el documento seleccionado de la nube y lo abre abriendo el programa configurado en su ordenador para gestionar los archivos de la extensión del archivo seleccionado. Si edita un archivo DOC o DOCX Kleos lo abrirá utilizando su editor de textos. Si el documento es un memorándum o un acta, Kleos utilizará su editor interno básico. El documento actualizado será cargado en la nube cuando termine de trabajar con él y lo cierre guardando los cambios.
  • Esta opción descarga una copia del documento seleccionado y lo abre utilizando el software adecuado. Cuando se utiliza esta opción, el documento original en la nube no será actualizado con los cambios que realice en el documento.
  • Esta opción es equivalente a “nuevo correo”, pero en este caso el fichero seleccionado es incluido como un archivo anexo en el correo electrónico. Si el archivo seleccionado no es un fichero PDF, Kleos ofrecerá la opción de transformarlo en un PDF y enviar el PDF en lugar del fichero original editable.
  • Editar y cerrar seguimiento. Esta opción permite gestionar los seguimientos asignados al documento seleccionado. La opción editar permite crear un nuevo seguimiento o modificar un seguimiento existente. La opción cerrar eliminará los seguimientos asignados al documento seleccionado.
  • PDF/Crear. Esta opción sólo está activa cuando el documento seleccionado es de tipo DOC o DOCX. Al utilizarla se crea una copia del documento seleccionado en formato PDF. La versión PDF se almacena como un complemento del documento DOC o DOCX original. Por defecto los documentos PDF son generados de forma local por su ordenador y cargados a continuación en la nube. Para ello necesita tener una impresora virtual instalada con capacidad para generar ficheros PDF (por ejemplo PDFCreator). Es posible configurar Kleos para generar el archivo PDF utilizando un generador PDF genérico instalado en la nube de Kleos. Esta opción se activa en la pantalla de Configuración, pestaña General, botón Mis preferencias y pestaña Documentos.
  • PDF/Ver. Esta opción permite ver la versión en PDF de un documento. El archivo PDF debe haber sido creado previamente utilizando la función PDF/Crear.
  • PDF/Borrar. Esta opción elimina la versión en PDF de un documento creara previamente con la función DPF/Crear.
  • Esta opción abre una ventana de diálogo que puede utilizarse para modificar el nombre, descripción o expediente dl documento seleccionado.
  • Esta opción permite imprimir el documento seleccionado.
  • Esta opción permite crear una copia local de un documento. Deberá escoger la carpeta del sistema de archivos de su ordenador mediante una ventana de diálogo. Es posible seleccionar varios documentos y realizar copias locales de todos ellos en un solo paso. En este caso todos los documentos seleccionados se copiarán en la misma carpeta de su sistema de archivos.
  • Esta opción crea una copia en Kleos del archivo seleccionado.
  • Esta opción permite gestionar los derechos de acceso del documento seleccionado. Es posible autorizar o restringir los accesos para cada documento de la base de datos.
  • Esta opción muestra una ventana de diálogo que incluye la relación de eventos de edición realizados sobre el documento seleccionado.
  • Esta opción abre la ventana de selección de informes. A través de esta ventana es posible generar e imprimir informes relacionados con los documentos.
  • Esta opción actualiza la lista de documentos. La lista actualizada conservará el mismo criterio de búsqueda aplicado antes de la actualización.
  • Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, la versión actualizada (abierta en su editor de textos) será subida a la nube reemplazando a la versión almacenada en Kleos.
  • Deshacer cambios. Esta opción comprueba si el documento seleccionado está siendo editado. En caso de que sea así, los cambios realizados en su editor son descartados y el documento almacenado en la nube es descargado y abierto nuevamente en su editor de textos.
  • Esta opción borra el documento seleccionado.

 

La forma recomendada para importar documentos en Kleos es mediante la función arrastrar y soltar. Simplemente arrastre los documentos y déjelos caer en Kleos. Si deposita el documento sobre una pantalla de expediente, el documento será asignado automáticamente al expediente. Si deja caer el documento sobre la pantalla de documentos, entonces tendrá que asignar el expediente mediante.

Es posible arrastrar y soltar varios documentos a la vez. Seleccione los documentos en su ordenador y deposítelos sobre Kleos. Kleos le permitirá escoger si desea importar los documentos uno a uno mediante ventanas de diálogo diferentes, lo que permite asignar cada documento a un expediente diferente, o todos ellos de una sola vez mediante la opción de “importación masiva”. Esta opción asignará todos los documentos al mismo expediente.

 

 

 

 

 

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