La pantalla de configuración

 

 

Escritorio

La configuración del escritorio permite seleccionar los paneles que aparecerán en la pantalla principal de Kleos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Es posible configurar el escritorio utilizando cualquier combinación de paneles. Haga click en las cajas para seleccionar o deseleccionar los paneles.

 

Despacho

La sección de Despacho de la pantalla de configuración se utiliza para configurar la información de su bufete.

 

 

 

 

 

 

Contiene los siguientes elementos:

Despacho

Esta opción muestra la información general del despacho. Los datos del despacho son almacenados en un registro especial de contacto. Haga click en el botón “Abrir” para editar la información. Este botón abrirá una versión especial de la ventana de contactos (ver apartado Ventana de contactos).

 

 

 

 

 

 

 

 

Dirección del despacho

Esta opción muestra la lista de direcciones de su despacho. Por defecto Kleos está configurado con una dirección por despacho, pero es posible añadir tantas direcciones como necesite. Para ello, utilice el botón “Nuevo” situado en la esquina superior derecha de la pantalla.

 

Miembros del despacho

Esta opción muestra la lista de miembros del despacho. Los miembros del despacho son tratados por Kleos como contactos. No es necesario tener registrados todos los miembros del despacho en Kleos. Por otra parte, todos los usuarios de Kleos deben estar registrados como contactos.

La ventana de contactos utilizada para gestionar la información de los miembros del despacho contiene una pestaña adicional (Cuentas) respecto de la ventana estándar de contactos.La pestaña Cuentas es utilizada para identificar la cuenta de usuario de Kleos asignada al miembro del despacho.

 

 

 

 

 

 

El Asistente de cuentas es una herramienta diseñada para facilitar la creación de nuevos miembros de despacho asignando simultáneamente una cuenta de usuario. El asistente sigue un proceso paso por paso para recopilar toda la información necesaria que permite crear el contacto y configurar su cuenta de Kleos.

 

 

 

 

 

 

 

 

Grupos de miembros del despacho

Esta opción muestra la lista de grupos del despacho. Para incluir un miembro del despacho en un grupo seleccione el grupo y añada el miembro utilizando el botón correspondiente. Puede definir tantos grupos como sea necesario. La misma persona puede ser incluida en tantos grupos como desee.

 

Contratos y autorizaciones

 

 

 

 

 

 

Esta opción contiene tres botones

  • Administración del contrato. Contiene el resumen del estado de Kleos para su despacho. En la parte inferior de la ventana se muestra el espacio disponible de almacenamiento en la nube para sus documentos.
  • Administración de permisos. Este es uno de los principales componentes de la configuración de Kleos. Contiene loss derechos de acceso para cada grupo de usuarios de Kleos. Seleccione el grupo en el panel de la izquierda, a continuación seleccione el área funcional en el panel central y, por último, asigne o elimine los derechos de acceso utilizando el panel central (ver Manual del administrador).
  • Información del contrato. Esta opción abre el resumen de sus licencias de Kleos en un navegador web.

Log de actividades

Esta opción muestra el detalle de actividades de los usuarios de Kleos del despacho. Es posible filtrar la lista por usuario e intervalo de fechas.

 

 

 

 

 

 

 

Expediente

La sección de expedientes de la pantalla de configuración permite definir los tipos de expediente, tipos de partes, las reglas de verificación y los perfiles detallados de acceso a los expedientes.

Contiene las siguientes opciones:

Numeración de expedientes

Esta opción permite definir el formato de numeración de los expedientes. Kleos está configurado por defecto para utilizar dos numeraciones distintas, una para expedientes abiertos y otra para expedientes cerrados. Es posible definir secuencias numéricas adicionales.

El menú de numeración de expedientes contiene tres elementos:

  • Esta opción permite definir una nueva secuencia de numeración.
  • Esta opción permite cambiar la configuración de la secuencia de numeración seleccionada.
  • Esta opción borra la secuencia de numeración seleccionada.

Las secuencias de numeración se construyen combinando diferentes elementos de fecha, separadores y secuencias numéricas. Es posible definir cualquier tipo de secuencia. Para incluir un nuevo elemento haga click en el botón “Añadir” y seleccione el tipo, valor y formato.

 

 

 

 

 

 

 

Tipos de expedientes

La configuración de los tipos de expedientes es habitualmente uno de los pasos más importantes de la configuración del despacho. La configuración por defecto de Kleos contiene un conjunto reducido de los tipos de expediente más frecuentes. La mayor parte de los despachos necesita definir una lista propia de tipos adecuada a la especialización de la Firma.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite definir un nuevo tipo de expediente.
  • Esta opción permite actualizar la información del tipo de expediente seleccionado.
  • Esta opción desactiva el tipo de expediente seleccionado.
  • Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de expedientes desactivados. La opción permite reactivar un tipo de expediente previamente desactivado.
  • Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción incluye o excluye de la lista los tipos de expedientes desactivados.

 

 

 

 

 

 

 

 

Es posible definir campos adicionales para cada tipo de expediente. Los campos adicionales para tipos de expedientes no sobrescriben la configuración de campos adicionales general aplicable a todos los expedientes (ver apartado Campos adicionales de expedientes). Los campos a nivel de tipo de expediente son una definición complementaria. Si ha definido campos adicionales generales para todos los expedientes y define campos específicos para un tipo de expediente, Kleos mostrará ambos conjuntos de campos complementarios para los expedientes de dicho tipo.

La definición de campos adicionales para tipos de expedientes se hace exactamente de la misma forma que la definición de campos adicionales genéricos (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).

 

Tipos de partes del expediente

La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos de parte más frecuentes. Es posible, no obstante, configurar y personalizar la lista de tipos de parte. Los tipos de parte son mostrados en la pantalla de expediente en la misma secuencia mostrada en la lista de tipos de partes de la pantalla de configuración. Es posible desplazar los tipos de parte para ajustar la ordenación de la lista a sus preferencias particulares.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite definir un nuevo tipo de parte.
  • Esta opción permite editar la información del tipo de parte seleccionado.
  • Mover arriba/abajo. Estas opciones desplazan el elemento seleccionado en la lista.
  • Esta opción desactiva el tipo de parte seleccionado.
  • Esta opción está oculta a no ser que el usuario active la opción de mostrar los tipos de partes desactivados. Reactiva un tipo de parte desactivado.
  • Mostrar/ocultar desactivados. Esta opción permite elegir si Kleos mostrará u ocultará en esta lista los tipos de parte desactivados.

 

 

 

 

 

 

 

 

Es posible  definir campos adicionales específicos para cada tipo de parte. La definición de campos adicionales para tipos de parte se hace exactamente de la misma forma que cualquier otro campo adicional (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del Administrador).

 

Reglas de verificación de conflictos

The “conflict check rules” is a mechanism provided by Kleos to alert for potential conflicts of interest between the parties of different cases. Kleos allows defining simple conflict rules establishing that an identity acting as a specific party type cannot be defined in any other case as other specific party type. For instance and identity acting as “opposing party” in one case cannot be defined as client in other different case.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Conflick check rules may be defined as active or inactive. An active rule will prevent the definition of an identity as a party of a case. An inactive rule will display a waring but it will not prevent the definition of the conflicting identity as a party of the case.

The menu contains the following options:

  • This option allows defining a new conflict check rule.
  • This option allows updating the selected conflict check rule.
  • This option deletes the selected conflict check rule.

 

Authorization profile

Authorization profiles are pre-defined set of specific access rigths for cases. Kleos can use authorization profiles to handle the case data. Each profile describes the specific permissions granted for each user or group of users. When an authorization profile is assigned to a case, the case inherits automatically all the defined in the profile.

It is possible to assign the same authorization profile to many different cases, making easier the configuration of access rights to cases.

 

 

 

 

 

 

 

 

Contacto

Relaciones entre contactos

En Kleos es posible definir cualquier tipo de relación entre dos contactos. La configuración por defecto de Kleos incluye los tipos más frecuentes, pero es posible definir nuevos tipos y añadir personalización adicional sobre los existentes.

El menú de la pantalla contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite definir un nuevo tipo de relación.
  • Esta opción permite actualizar el tipo de relación seleccionado.
  • Esta opción elimina el tipo de relación seleccionado.

 

 

 

 

 

 

 

Kleos permite incluir información adicional para describir los tipos de relaciones entre entidades. Por ejemplo, es posible definir la relación “empleado” que describe que un contacto registrado como persona física es empleado de un contacto registrado como empresa. Kleos permite definir campos adicionales como un componente de la relación “empleado”. Por ejemplo, podemos crear campos adicionales para describir la posición y departamento del empleado (ver apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).

 

Perfiles

Los perfiles se utilizan para describir grupos específicos de contactos que comparten características comunes. Por ejemplo, es posible definir perfiles para abogados, expertos, notarios o cualquier otro tipo de contacto.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite definir un nuevo perfil.
  • Esta opción permite actualizar el perfil seleccionado.
  • Esta opción elimina el perfil seleccionado.

 

 

 

 

 

 

 

Los perfiles son muy útiles para registrar información adicional sobre los contactos en función de su tipología. Kleos permite definir campos adicionales para cada perfil, lo que posibilita registrar toda la información relevante del contacto relacionada con su perfil

La información adicional asociada a los perfiles es definida como campos adicionales del perfil (ver Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador).

 

Calendarios, tareas y vencimientos

Tipos de eventos/tareas

La configuración por defecto de Kleos incluye un amplio conjunto de tipos de eventos y tareas. Es posible definir nuevos tipos o personalizar los tipos existentes.

En Kleos los eventos de calendario, las tareas y los vencimientos comparten la misma estructura de datos. Todos ellos son definidos utilizando la misma ventana. La ventana cambia dinámicamente para mostrar la información relevante asociada a uno u otro tipo.

 

 

 

 

 

 

 

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite definir un nuevo tipo de evento o tarea.
  • Esta opción permite actualizar el tipo de evento o tarea seleccionado.
  • Esta opción borra el tipo de evento o tarea seleccionado.

La ventana de edición es ligeramente diferente para eventos de calendario, tareas y vencimientos. Cuando crea un nuevo tipo Kleos muestra la configuración de campos propia de los eventos de calendario. Si cambia el tipo a evento o vencimiento Kleos cambia la configuración de la ventana.

Las tareas incluyen un campo etiquetado como recordatorio. Kleos mostrará un recordatorio en la bandeja del escritorio cuando la diferencia entre la fecha actual y la fecha límite en días sea igual o inferior al número indicado en este campo.

 

Kleos maneja los vencimientos como un tipo especial de tarea. Para definir un tipo de vencimiento sólo debe seleccionar el tipo “vencimiento”. La secuencia de tareas relacionadas con el vencimiento será mostrada bajo los campos de genéricos.

 

 

 

 

 

 

 

 

La secuencia de tareas asociada a los vencimientos tiene un menú específico:

  • Esta opción permite definir una nueva tarea como parte de la secuencia de tareas asociadas al vencimiento. Seleccione el tipo de tarea y los días que deben transcurrir antes de la siguiente tarea.
  • Esta opción permite actualizar la tarea seleccionada de la secuencia.
  • Esta tarea elimina la tarea seleccionada de la secuencia.

 

Documentos

Plantillas

Las plantillas son el principal componente de las funciones de generación automática de documentos de Kleos. Las plantillas pueden ser descritas como bloques pre-escritos de documentos que incluyen diferentes etiquetas y metadatos. Kleos combina las plantillas con la información contextual almacenada en la base de datos para componer documentos. Esta función permite ahorrar mucho tiempo en la redacción de documentos.

Por favor, consulte el apartado Configuración de plantillas en el Manual del administrador para aprender más acerca de la definición de plantillas.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el editor de textos configurado por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
  • Esta opción elimina la plantilla seleccionada.
  • Importar plantilla. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador a la nube de Kleos para utilizarlo posteriormente como plantilla.
  • Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar un archivo desde su ordenador en la nube para utilizarlo posteriormente como plantilla de correo.
  • Import text block. This option allows uploading a file from your computer to Kleos to be used as a text block. Text blocks are used from templates to generate more complex documents.
  • Esta opción permite descargar una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo en su editor de textos.
  • Esta opción genera una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada para crear variaciones de una plantilla.
  • Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
  • Deshacer cambios. Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
  • Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.

Otros – Carpetas de trabajo

Los documentos de los expedientes están organizados en carpetas de trabajo. Esta opción permite editar la estructura de carpetas virtuales. Todos los expedientes comparten la misma estructura de carpetas virtuales.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Añadir. Esta opción permite crear una nueva carpeta. La nueva carpeta se creará dentro de la carpeta seleccionada. Para crear una carpeta en el nivel más alto de la jerarquía deberá seleccionar la carpeta “Documentos”.
  • Esta opción permite actualizar el nombre de la carpeta seleccionada.
  • Esta opción permite borrar la carpeta seleccionada. Todas las sub-carpetas definidas dentro de la carpeta serán también eliminadas.

 

Actividades

Tipos de actividad

Una actividad es una tarea específica que puede ser potencialmente facturada a un cliente. Las actividades pueden ser de diferentes tipos. Cada actividad puede contener varios elementos facturables. Por ejemplo, una actividad de representación legal puede incluir una tarifa relacionada con el tiempo dedicado y diversos tipos de gastos (billetes de viaje, hoteles y comidas).

Desde un punto de vista práctico las actividades pueden ser descritas como una forma de agregar elementos facturables bajo un nombre que tiene sentido desde un punto de vista de negocio.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción crea un nuevo tipo de actividad.
  • Esta opción permite actualizar la actividad mediante la ventana de tipo de actividad.
  • Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar actividades de la base de datos porque esto podría ocasionar errores de integridad en los datos históricos. Por este motivo, si no desea seguir utilizando un tipo de actividad concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar actividades previamente desactivadas.
  • Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los tipos de actividad desactivados en la lista de tipos de actividad.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cada tipo de actividad contiene por defecto una lista específica de elementos facturables. Es posible añadir, editar o borrar elementos facturables de la lista.

 

Tipos de elementos facturables

Este apartado está incluido bajo el epígrafe Actividades sólo si el despacho no dispone del módulo de facturación. En caso contrario los elementos facturables se encuentran en el epígrafe Facturación.

Los elementos facturables son las unidades básicas para calcular el importe de las facturas. Un elemento facturable representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear un nuevo elemento facturable. El campo Tipo indica si el elemento facturable es una tarifa o un gasto.
  • Esta opción permite actualizar el elemento facturable seleccionado a través de la ventana de elementos facturables.
  • Desactivar/Reactivar. No es posible eliminar elementos facturables de la base de datos. Si no desea seguir utilizando un elemento facturable concreto deberá desactivarlo. Es posible reactivar elementos facturables previamente desactivados.
  • Mostrar/Ocultar desactivados. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar los elementos facturables desactivados en la lista de elementos facturables.

 

Tablas de tarifas

Las tablas de tarifas contienen los valores por defecto para los elementos facturables. Cada tabla de tarifas contiene una lista de elementos facturables y sus correspondientes valores. Puede definir tantas tablas de tarifas como desee.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Nueva tabla de tarifas estándar. Esta opción permite crear una nueva tabla de tarifas estándar a través de la ventana de tarifas.
  • Nueva tabla de tarifas personalizada. Esta opción permite crear una tabla de tarifas personalizada. La diferencia entre las tablas de tarifas estándar y personalizada es que en las tablas personalizadas es posible definir las opciones bajo las cuales se puede utilizar la tabla de tarifas.
  • Esta opción abre la tabla de tarifas seleccionada en la ventana de tarifas.
  • Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tablas de tarifas de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando una tabla de tarifas deberá desactivarla. Es posible reactivar una tabla de tarifas desactivada.
  • Duplicar tabla de tarifas. Esta opción crea un duplicado de la tabla de tarifas seleccionada.
  • Derivar tabla de tarifas. Esta opción crea una nueva tabla de tarifas utilizando los mismos intervalos de fechas de validez de la tarifa seleccionada.
  • Mostrar/Ocultar desactivadas. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las tablas de tarifas desactivadas en la lista de tablas de tarifas.

La ventana de tabla de tarifas es utilizada para definir los valores por defecto de los elementos facturables. La lista de tarifas se construye utilizando el menú situado encima de la lista de elementos facturables contenidos en la tabla. El menú contiene las siguientes opciones:

  • Nueva tarifa específica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un tipo de elementos facturables.
  • Nueva tarifa genérica. Esta opción permite definir una nueva tarifa para un elemento facturable específico.
  • Esta opción abre la tarifa seleccionada en la ventana de tarifas.
  • Esta opción borra la tarifa seleccionada.

 

 

 

 

 

 

 

 

Vea el apartado de Configuración de actividades y elementos facturables en el Manual del Administrador para aprender más acerca de cómo definir y usar las tablas de tarifas.

 

Herramientas de cálculo

Tipos de interés

Esta opción de configuración permite definir diferentes tipos de interés. Los tipos de interés pueden utilizarse para calcular el valor económico de los elementos facturables y para obtener tablas de amortización de préstamos.

Es posible definir tantos tipos de interés como sea necesario. El menú contiene tres opciones: Nuevo, Editar y Borrar. Estas opciones permiten crear, modificar o eliminar tipos de interés.

La definición y edición de tipos de interés se hace a través de la siguiente ventana:

 

 

 

 

 

 

 

 

Para cada tipo de interés definido es posible definir diferentes valores para cada intervalo temporal. Utilice el botón Añadir para incluir un nuevo tipo e intervalo de tiempo. El botón Editar permite modificar ambos valores. No es posible tener intervalos de tiempo superpuestos para el mismo tipo de interés.

 

General

Campos adicionales para expedientes

Los campos adicionales son un mecanismo para extender la información estructurada registrada en los expedientes. Todos los campos adicionales definidos a través de esta opción estarán disponibles en todos los expedientes, incluso en aquellos creados antes de definir los campos adicionales.

Los campos adicionales son creados utilizando la ventana de campos adicionales para expedientes.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú  de la ventana contiene las siguientes opciones:

  • Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
  • Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
  • Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
  • Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
  • Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.

Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.

 

Campos adicionales para contactos

Los campos adicionales para contactos permiten definir información estructurada personalizada para los contactos. Todos los campos adicionales definidos a través de esta opción estarán disponibles en todos los contactos, incluidos aquellos creados antes de definir los campos adicionales.

Los campos adicionales son creados a través de la ventana de campos adicionales para contactos, idéntica en aspecto y funcionalidad a la ventana de campos adicionales para expedientes.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Añadir grupo. Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo de campos. Esta opción permite crear un nuevo grupo. Para crear un nuevo grupo, haga click en el botón y proporcione un nombre.
  • Añadir campo. Esta opción crea un campo dentro del grupo seleccionado. El primer paso para crear un campo es definir su tipo. Una vez seleccione el tipo, la ventana se auto configura para mostrar las opciones de validación relacionadas con el tipo de campo.
  • Mover arriba/abajo. Estas opciones permiten reordenar los campos dentro del grupo al que pertenecen.
  • Esta opción borra el campo o el grupo seleccionado.
  • Pre-visualizar. Esta opción muestra el aspecto que tendrán los grupos y los campos en la ventana de expedientes.

Consulte el apartado Configuración de campos adicionales en el Manual del administrador para aprender más acerca de los campos adicionales.

 

Sugerencias

Kleos permite registrar diferentes formas de tratamiento y títulos de protocolo que son utilizados en diferentes ventanas de edición como texto sugerido. Es posible definir títulos y tratamientos para personas físicas, personas jurídicas (compañías, corporaciones y administración pública), direcciones y tipos de dirección.

Todos ellos son almacenados como listas no estructuradas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuentas de Email

Esta opción abre la ventana de cuentas de correo electrónico y muestra la relación de cuentas registradas. Es posible definir cuantas cuentas sea necesario, pero sólo una de ellas puede actuar como la cuenta por defecto.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú de la ventana contiene las siguientes opciones:

  • Añadir. Esta opción abre el asistente de configuración de cuentas de correo.
  • Esta opción permite actualizar la información de la cuenta de correo seleccionada. La ventana inicial contiene los datos de configuración básica de la cuenta. Para actualizar los datos técnicos utilice el botón “mostrar configuración del proveedor”.
  • Esta opción borra la cuenta de correo seleccionada.
  • Por defecto. Esta opción identifica la cuenta seleccionada como la cuenta por defecto.

Consulte el apartado Configuración del correo en el Manual del administrador para aprender más sobre la configuración de cuentas de correo.

 

Mis preferencias y Configuración global

Cada una de estas opciones abre una ventana que permite la configuración de diferentes parámetros relacionados con el comportamiento general de Kleos y algunas de sus principales entidades de datos.

Es posible configurar los siguientes parámetros:

Mis preferencias

  • Pestaña general
    • Mostrar errores al compilar los documentos. Cuando esta opción está activa, Kleos mostrará los errores relacionados con la integración de los campos variables en las plantillas al crear un documento y abrirlo utilizando MS Word.
    • Editor de plantillas. Es posible escoger entre el editor interno de Kleos y la aplicación externa configurada por defecto en su ordenador (habitualmente MS Word).
    • Importar correo desde Outlook. Es posible escoger entre los formatos EML o MSG.
    • Activar la confirmación de entrega. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de recepción.
    • Activar la confirmación de lectura. Cuando se activa, los correos son enviados incluyendo la petición de confirmación de lectura.
    • Utilizar el editor de correo avanzado. Cuando se activa, el gestor de correo integrado en Kleos mostrará todas las opciones de edición de textos.
    • Configuración regional. Abre la ventana de configuración regional de su ordenador.
    • Herramienta de importación contable externa. El módulo de exportación de datos contables es opcional. Este campo contiene la localización y el nombre del conector (fichero ejecutable) que traducirá el formato de exportación generado por Kleos al formato legible por el programa de contabilidad externo.
  • Pestaña de documentos
    • Formato por defecto para los documentos. Es posible alternar entre DOC y DOCX.
    • Habilitar la validación directa. Cuando está activo los documentos son cargados automáticamente en Kleos cuando cierra el documento cerrando MS Word y guardando los cambios.
    • No ocultar mensajes durante la conversión a PDF. Cuando está activo Kleos mostrará los errores y advertencias relacionados con la conversión local de documentos a PDF.
    • Extensiones de archivos de sólo lectura. Si el documento pertenece al tipo descripto por una de las extensiones de esta lista, entonces Kleos no permitirá descargarlo y abrirlo para edición. Sólo podrán descargarse copias para su visualización.
    • Activar la importación automática de los archivos de la carpeta. Cuando está activo Kleos subirá automáticamente todos los documentos almacenados en la carpeta local especificada.
  • Pestaña de actividades
    • Tipo de actividad por defecto para cronómetro. Esta opción permite definir un tipo de actividad por defecto cuando se utiliza el cronómetro para crear una actividad.
    • Elemento facturable por defecto para el cronómetro. Esta opción permite definir un elemento facturable por defecto que se adjuntará a la actividad creada con el cronómetro.
    • Cerrar un expediente. Tipo de actividad por defecto. Esta opción permite definir una actividad por defecto asociada al cierre de un expediente.
    • Tiempo mínimo transcurrido. Esta opción permite especificar la duración mínima de una actividad. Kleos no permitirá registrar actividades cuya duración sea inferior al especificado en este valor.
    • Creación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se crean documentos, notas, actas o correos electrónicos.
    • Importación de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se importan documentos o correos electrónicos.
    • Edición de documentos. Este conjunto de opciones permite definir las actividades que se crearán por defecto cuando se editan documentos, notas o actas.
  • Pestaña de citas
    • Muestra una pantalla de confirmación al mover una cita. Auto-explicativo.
    • Propietario de cita predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las citas y eventos de calendario.
    • Creación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
    • Importación de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
    • Edición de documentos. Esta opción permite definir eventos y citas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
  • Pestaña de tareas
    • Propietario de tarea predeterminado. Esta opción permite definir el propietario por defecto de las tareas.
    • Mostrar plazos en la programación. Cuando está activo los plazos y vencimientos son mostrados en el calendario. Cuando no está activo, los plazos y vencimientos se muestran sólo en la lista de tareas pendientes.
    • Creación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se crean documentos, actas, notas y correos electrónicos.
    • Importación de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se importan documentos y correos electrónicos.
    • Edición de documentos. Esta opción permite definir tareas por defecto cuando se editan documentos, actas y notas.
  • Opciones de sincronización
    • Sincronizar elementos de __ días en el pasado. Esta opción permite definir el número de días en el pasado que serán sincronizados entre los calendarios de Kleos y Outlook.
    • Tipos predeterminados de citas y tareas. Esta opción permite definir los tipos por defecto asignados a citas y tareas cuando son importados desde Outlook.
    • Comportamiento con nuevas citas y tareas de Outlook. Este par de opciones permite definir cómo debe gestionar Kleos las asignaciones de expediente para las citas y tareas importadas desde Outlook.
    • Comportamiento de los elementos que cambiaron tanto en Outlook como en Kleos. Esta opción permite definir cómo gestionará Kleos los conflictos de agenda entre Kleos y Outlook. Es posible dar preferencia a uno de ellos o mostrar una ventana de diálogo cuando se detecte un conflicto.

Configuración global

  • Pestaña de actividades
    • Duración. Esta opción permite especificar el formato utilizado para describir la duración de las tareas. Es posible alternar entre formato tipo hora o formato numérico.
    • Gestionar tarifas internas. Cuando está activo, se utilizan las tarifas internas para calcular el margen de las actividades.
    • Partes de horas de un día de duración. Duración máxima en horas que puede declararse en las hojas de tiempos.
    • Seleccionar fracción de tiempo. Este conjunto de opciones permite definir la duración de los intervalos de tiempo de las actividades.
  • Pestaña de calendario
    • Duración de la cita. A través de esta opción se especifica la duración por defecto de las citas.
    • Duración del día laborable. Esta pareja de campos determina los límites de la jornada laboral.
  • Pestaña de documentos
    • Control de versions. Este conjunto de opciones permite definir la configuración del control de versiones de documentos. Los tres campos son auto explicativos.
    • Rastreo de Email. Cuando está activo, los Emails son enviados con un identificador único insertado en el texto del mensaje. Este código es utilizado para importar los correos de respuesta automáticamente en el expediente desde el que se enviaron.
    • Habilitar la administración de carpetas para el expediente. Cuando está activo es posible definir carpetas específicas en cada expediente.
    • Reemplazar los textblocs comunes con los locales durante el proceso de compilación. Una plantilla puede incluir varios bloques de texto. A veces la misma variable se encuentra definida en diferentes bloques de texto. Esta opción define qué bloques de texto son utilizados como referencia en caso de que la misma variable esté definida en más de uno.
  • Pestaña de sistema
    • Forzar caducidad de la contraseña. Cuando está activo Kleos obligará a cambiar la contraseña después de los días indicados.
  • Pestaña de contactos
    • Habilitar gestor de contactos. Cuando está activo Kleos permite definir una persona específica del despacho como la persona preferida para comunicarse con cada contacto.

 

Color para el calendario y tareas

 

Esta opción permite definir colores adicionales para las citas, eventos de calendario y tareas. Es posible añadir tantos colores adicionales como se desee.

 

 

 

 

 

 

 

El menú de la ventana de ajustes de color contiene las siguientes opciones:

  • Añadir. Esta opción permite añadir un nuevo color.
  • Esta opción permite cambiar el nombre del color seleccionado.
  • Esta opción borra el color seleccionado.

 

Test de velocidad de su conexión a Internet

Esta opción realiza una prueba de velocidad de su conexión a Internet.

 

Facturación

Modelos de documentos

Este apartado contiene los modelos de facturas, notas de crédito y notas de provisión. Todas ellas son gestionadas por Kleos como documentos de facturación.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite actualizar el modelo de documento a través de la ventana de modelos de documentos.
  • Mostrar/Ocultar no activos. Estas opciones alternan entre mostrar u ocultar los modelos de documentos desactivados de la lista.

Los modelos de documentos son creados a partir de una estructura pre-definida de factura estándar. Es posible seleccionar los elementos que serán mostrados en cada modelo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cada elemento está enlazado con una cuenta específica de crédito o débito. Cuando se crea un documento de facturación, el importe de cada elemento es transferido a las cuentas correspondientes del módulo de contabilidad. Este es el mecanismo utilizado por Kleos para automatizar la contabilidad.

 

Tipos de elementos facturables

Los elementos facturables son las unidades básicas utilizadas para calcular el importe de las facturas. Un elemento de facturación representa un tipo específico de tarifa, gasto o reembolso.

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear un nuevo tipo de elemento facturable. El campo clase indica si el elemento facturable es una tarifa, un gasto o un suplido.
  • Esta opción permite actualizad el tipo de elemento facturable seleccionado.
  • Desactivar/Reactivar. No es posible borrar tipos de elementos facturables de la base de datos de Kleos. Si no desea seguir utilizando un tipo de elemento facturable deberá desactivarlo. Es posible reactivar un tipo de elemento facturable desactivado previamente.
  • Mostrar/ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar en la lista los tipos de elementos facturables desactivados.

 

Plantillas de documentos

Este apartado permite crear, editar y borrar las plantillas de documentos asociadas al módulo de facturación, principalmente facturas.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción abre la plantilla seleccionada utilizando el procesador de textos que tenga configurado (habitualmente MS Word). Kleos incluye un editor de plantillas interno que puede ser utilizado en lugar de su procesador de textos.
  • Esta opción borra la plantilla seleccionada.
  • Importar plantilla. Esta opción permite cargar en la nube de Kleos un archivo desde su ordenador para utilizarlo posteriormente como una plantilla de documento.
  • Importar plantilla de correo. Esta opción permite cargar en Kleos un archivo para ser utilizado como plantilla de correo electrónico.
  • Importar bloque de texto. Esta opción permite cargar un archivo en Kleos para ser utilizado como bloque de texto. Los bloques de texto son combinados con las plantillas para generar documentos complejos que incluyan opcionalmente campos editables.
  • Esta opción descarga una copia del elemento seleccionado (plantilla o bloque de texto) para visualizarlo bien en su editor de textos o bien utilizando el editor interno de Kleos.
  • Esta opción crear una copia de la plantilla seleccionada. Esta es la forma recomendada de crear una versión nueva de una plantilla existente.
  • Esta opción sube la plantilla que está editando actualmente en su procesador de textos reemplazando la plantilla original.
  • Esta opción descarta los cambios realizados en la plantilla que esté editando.
  • Esta opción abre una ventana de diálogo a través de la cual es posible actualizar el nombre de la plantilla, su descripción y la carpeta virtual en la que se encuentra.

 

Tipos de IVA

Kleos puede manejar diferentes tipos de IVA. Cada uno de ellos debe tener un código de identificación único. Este código es utilizado en la definición de las facturas.

 

Otros / Campos adicionales para facturación

Esta opción permite definir campos adicionales para los documentos de facturación. Consulte el apartado Campos adicionales del Manual del administrador para obtener más información.

 

Contabilidad

Entidad fiscal

Kleos incluye por defecto una entidad fiscal, pero puede manejar tantas como sea necesario. El menú contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear una nueva entidad fiscal.
  • Esta opción permite cambiar el nombre de la entidad fiscal seleccionada.
  • Esta opción permite borrar la entidad fiscal seleccionada. El sistema de contabilidad de Kleos requiere que exista al menos una entidad fiscal registrada en la base de datos. No es posible borrar todas las entidades fiscales.

 

Contabilidades

Cada entidad fiscal de Kleos puede tener varias contabilidades. El año fiscal es definido como un componente de las contabilidades.

 

 

 

 

 

 

 

 

El menú  contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear una nueva contabilidad.
  • Nuevo desde. Esta opción permite crear una nueva contabilidad como una copia de la contabilidad seleccionada.
  • Esta opción abre la contabilidad seleccionada en la ventana de contabilidad permitiendo la actualización de sus datos.
  • Esta opción borra la contabilidad seleccionada. Sólo es posible borrar una contabilidad si no contiene ningún dato.
  • Permisos/Permisos dentro de los expedientes. Estas opciones permiten definir autorizaciones de acceso para las contabilidades, tanto por usuario como por expedientes.
  • Mostrar/Ocultar no activos. Esta opción alterna entre mostrar u ocultar las contabilidades inactivas. en la lista de contabilidades.

 

El año fiscal se define como un componente de la contabilidad.

 

 

 

 

 

 

 

 

Para crear un nuevo año fiscal haga click en el botón Añadir y defina el intervalo de fechas (normalmente un año natural).

 

Plan de cuentas

Kleos incluye por defecto el plan de cuentas estándar de cada país. Es posible definir nuevas cuentas y asociarlas al sistema de contabilidad de Kleos.

 

 

 

 

 

 

El menú  contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear una nueva cuenta.
  • Esta opción permite actualizar la cuenta seleccionada.
  • Esta opción permite borrar la cuenta seleccionada. Las cuentas en uso no pueden ser borradas. Sólo es posible borrar las cuentas que no contienen ningún movimiento.
  • Esta opción abre la ventana de informes y ofrece la posibilidad de imprimir el plan de cuentas.
  • Ver sólo los no usados/Ver todos. Esta opción alterna entre mostrar sólo las cuentas que no están en uso o mostrar todas las cuentas.

 

Diarios

Cada contabilidad puede contener diferentes diarios, Cada uno de ellos está relacionado internamente con un conjunto de cuentas. Es posible definir diarios adicionales si es necesario.

El menú  contiene las siguientes opciones:

  • Esta opción permite crear un nuevo diario.
  • Esta opción permite cambiar el nombre del diario seleccionado.
  • Esta opción permite borrar el diario seleccionado. Algunos diarios son imprescindibles para el funcionamiento del sistema de contabilidad de Kleos y no pueden ser borrados.

 

 

 

 

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Full Kleos Manual
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