Introducción. Qué es Kleos

 

Kleos es un software de gestión de expedientes. Ha sido diseñado para gestionar los expedientes del despacho y los registros de los clientes, pero también incluye funcionalidades para gestionar documentos, agendas, citas y facturas.

El negocio legal es muy complejo. En promedio es frecuente encontrar más de ochenta especialidades diferentes en cada país europeo. Cada despacho está formado por una combinación única de socios, procedimientos, clientes y especialidades. Kleos incluye un amplio conjunto de funcionalidades que resuelven casi todas las necesidades de la mayor parte de los despachos. Por otra parte, la mayor parte de los despachos necesitan realizar pequeños ajustes en sus procedimientos de trabajo para obtener las  mejoras de productividad que pueden obtenerse al utilizar Kleos.

 

Kleos combina una base de datos relacional y una base de datos documental. Esto significa que es posible utilizar Kleos para gestionar información estructurada y para almacenar grandes volúmenes de documentos. La complejidad técnica de manejar simultáneamente dos bases de datos está oculta a los usuarios. Kleos gestiona esta complejidad por usted.

Toda la información de Kleos está almacenada de forma segura en la nube. Cuando usted utiliza Kleos está trabajando en una base de datos remota localizada en una arquitectura distribuida y segura de  servidores. Kleos le libera de la preocupación de pérdidas accidentales de información causada por virus informáticos o ataques ciber-criminales. Sus datos y documentos están protegidos por un despliegue masivo de medidas de seguridad, incluyendo encriptación, protocolos de seguridad y servidores distribuidos.

Para trabajar con Kleos necesita un ordenador con sistema operativo Windows Vista o más reciente y una conexión a Internet. Las versiones móviles de Kleos (iOS y Android) proporcionan las funcionalidades básicas en dispositivos móviles (teléfonos inteligentes y tabletas).

 

Toda la estructura de datos de Kleos está construida alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual que puede ser utilizada para registrar información estructurada y almacenar documentos.

Los expedientes están fuertemente relacionados con los contactos. Un contacto puede ser una persona, institución, organización o  negocio que tiene existencia legal. Los contactos son utilizados, por ejemplo, para identificar las partes de un expediente, los participantes de las reuniones y los destinatarios de los correos electrónicos y las facturas.

Los abogados manejan miles de documentos cada año. Kleos puede manejar un gran volumen de documentos manteniendo las referencias a sus correspondientes expedientes y contactos.

La gestión del tiempo es resuelta en Kleos a través de una combinación de eventos, citas y tareas. Todas ellas pueden ser utilizadas para generar actividades que representan trabajo facturable. Las actividades pueden utilizarse para generar facturas.

 

 

El flujo de trabajo estándar de Kleos está formado por los siguientes pasos:

  • Crear el expediente y registrar las partes implicadas.
  • Trabajar en el expediente generando documentos y registrando eventos de calendario, citas y tareas.
  • Generar las actividades que resumen el trabajo facturable realizado en el caso. Utilizar las actividades para generar las facturas.
  • Archivar el expediente una vez que se cierra el caso y concluye el trabajo.

 

 

 

 

 

 

 

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