Gestión de expedientes

 

 

Kleos es un sistema de gestión de expedientes. Todo en Kleos está construido alrededor de los expedientes. Un expediente es una carpeta virtual. Es posible incluir diferentes tipos de información en un expediente de Kleos, como por ejemplo documentos, notas, contactos, correos electrónicos, citas, vencimientos y tareas.

 

 

 

 

 

 

Kleos proporciona diferentes formas para crear un expediente. Es posible crear un nuevo expediente utilizando el botón “nuevo expediente” disponible en el menú principal, el botón “nuevo” situado en la pantalla de expedientes y el menú contextual disponible en el botón derecho del ratón en la lista de expedientes.

El único campo obligatorio es el nombre del expediente. Para crear un expediente sobre la marcha introduzca el nombre y haga click en el botón “Aceptar”. Esta forma de trabajar permite crear un expediente de forma rápida para incluir posteriormente todos los documentos y la información relacionada. Aunque el único campo obligatorio es el nombre, se recomienda incluir al menos la información sobre las partes del caso y los detalles operativos mínimos.

Si incluye toda la información relevante será posible optimizar su trabajo durante la gestión del expediente. Por ejemplo, será posible generar documentos, informes y facturas en pocos pasos. Asimismo, las búsquedas de información en Kleos serán más efectivas.

 

 

 

 

 

 

 

La ventana de expedientes contiene varias pestañas. Si observa cuidadosamente podrá comprobar que hay bastante correlación entre las pestañas del expediente y los elementos del menú principal. La razón de esto es porque en Kleos todo gira alrededor de los expedientes. Por ejemplo, los documentos deben formar parte de un expediente. Lo mismo sucede con las tareas, actividades, citas y eventos del calendario. Puede utilizar el menú principal para acceder a las listas completas de documentos, tareas o actividades y puede utilizar las pestañas del expediente para acceder a los documentos, tareas o actividades relacionados con el expediente.

 

Para añadir una parte del caso haga click en el icono “añadir parte” de la pantalla principal de la ventana del expediente.

 

 

 

 

 

 

 

Elija el tipo de parte y seleccione un contacto. La configuración estándar de Kleos contiene los tipos de partes más frecuentes. Puede añadir tipos adicionales mediante la pantalla de configuración. Vea La pantalla de configuración en la página 101 para aprender más sobre la configuración de tipos de partes.

Los contactos deben estar registrados en Kleos para poder utilizarlos como partes del expediente. Es posible registrar un nuevo contacto desde la ventana de partes del expediente utilizando el botón “nuevo contacto”.

 

Algunos contactos pueden tener múltiples direcciones. Es posible añadir nuevas direcciones o seleccionar una diferente utilizando el siguiente botón:

 

 

 

 

 

 

El campo “referencia” es utilizado para describir cómo la parte se refiere a este caso específico. Es muy útil para facilitar la comunicación con las partes, especialmente al trabajar con empresas y corporaciones.

Es posible definir relaciones entre las partes del caso mediante el botón “relaciones”. La información sobre relaciones entre contactos permite describir la navegación a través de las diferentes pestañas del expediente para familiarizarse con la información que puede ser registrada.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Un sub-expediente es un expediente relacionado con otro previo. Cuando se crea un sub-expediente, Kleos asigna un nuevo código de expediente, pero mantiene la referencia del expediente original.

Crear un sub-expediente es muy sencillo, simplemente haga click en el botón “nuevo sub-expediente”. El sub-expediente sólo hereda el código de referencia del expediente original. El resto de la información (partes, documentos, tareas…) debe ser gestionado como si se tratase de un nuevo expediente.

 

 

 

 

 

 

 

 

Los sub-expedientes pueden ser utilizados en muchas situaciones diferentes. Por ejemplo, se usan para dividir casos complejos que contienen muchos documentos en piezas más pequeñas, o para manejar las demandas y las apelaciones como expedientes separados pero relacionados entre sí, o para manejar diferentes demandas del mismo cliente relacionadas entre sí.

El número de sub-expedientes relacionados con un caso se muestra en la pestaña general de la ventana del expediente.

 

 

 

 

 

 

 

El número entre paréntesis describe cuantos expedientes comparten el mismo código de referencia. Esto incluye el expediente original y todos los demás expedientes creados como sub-expedientes. Al hacer click en el icono sub-expedientes se obtiene la lista de expedientes relacionados entre sí.

Encontrará un botón de sub-expedientes en cada una de las pestañas del expediente, pero su comportamiento es diferente en cada pestaña. En la pestaña de documentos, el botón de sub-expedientes recupera todos los documentos de todos los casos relacionados; en la ventana de tareas recupera la lista completa de tareas de todos los expedientes relacionados.

 

Es posible configurar Kleos para incluir información adicional de los expedientes. Esto se hace mediante los atributos adicionales.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kleos permite definir atributos adicionales para diferentes entidades de datos. Algunas de ellas están estrechamente relacionadas con la gestión de expedientes. Por ejemplo, es posible defiir atributos adicionales para expedientes, tipos de expedientes y tipos de partes.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Full Kleos Manual
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