Gestión de documentos

 

 

 

La base de datos documental de Kleos puede manejar un número ilimitado de documentos de muchos tipos diferentes.

 

 

 

 

 

 

 

El editor interno de Kleos se utiliza para leer y editar memos, actas y correos electrónicos en formato EML o MSG. Kleos incluye también un visor PDF. Para editar los documentos, Kleos utilizará el procesador de textos instalado en su ordenador y los programas que tenga asociados a las extensiones de los archivos para editar otros tipos de ficheros.

Todos los documentos gestionados por Kleos se almacenan de forma segura en la nube. Cuando edite un documento utilizando su procesador de textos, el documento será transferido automáticamente a la base documental de Kleos.

Al editar un documento Kleos genera una copia local. Su procesador de textos estará trabajando contra un fichero local temporal. Para subir el documento automáticamente a la nube debe cerrar y grabar el documento. Después de cerrar el editor de textos, Kleos mostrará una ventana con la información relacionada con el documento que acaba de editar.

Haga click en el botón “validar” para aceptar los cambios y subir el documento a la nube. El botón “descartar” cancela la actualización del documento y elimina los cambios realizados.

 

La forma recomendada de importar un documento en Kleos es mediante la función “arrastrar y soltar”. Kleos mostrará una ventana de diálogo para completar la importación.

 

 

 

 

 

 

Cuando suelte sobre un expediente abierto el documento será importado en el expediente. Cuando suelte el documento sobre la lista de expedientes o cualquier otra pantalla de Kleos, el campo expediente de la ventana de importación estará en blanco y tendrá que seleccionar uno para completar la importación.

Es posible arrastrar y soltar un conjunto de documentos. Esta es la forma recomendada de importar varios documentos. El botón “importar” mostrará ventanas de diálogo sucesivas para cada uno de los documentos. El botón “importar en masa” importará todos los documentos en el mismo expediente sin incluir los detalles de los mismos.

 

 

 

 

 

 

 

Es posible utilizar la función “arrastrar y soltar” para importar los archivos incluidos como anexo de los correos electrónicos.

La forma recomendada de importar un documento es mediante la función de arrastrar y soltar. Por otra parte es posible importar documentos utilizando el botón “importar” disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.

 

 

 

 

 

 

 

Seleccione el documento y complete la información básica: título, descripción y expediente. Se muestra una pre-visualización en el panel de la derecha. Si selecciona la opción “mostrar siempre”, la pre-visualización será mostrada para todos los documentos importados en el futuro.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En algunas circunstancias puede necesitar recuperar un documento de la nube para utilizarlo localmente en su ordenador. Puede hacer esto mediante la opción “copiar”. Esta opción está disponible en la pantalla de documentos y la pestaña de documentos de la ventana de expedientes.

 

 

 

 

 

 

 

Es posible recuperar un único documento o un conjunto de documentos. También es posible recuperar el documento original editable o una copia en formato PDF.

La descarga del documento puede requerir algo de tiempo, dependiendo del tamaño del documento seleccionado y la velocidad de su conexión a Internet. Por otra parte, puede seguir trabajando con Kleos mientras continua la descarga. Kleos mostrará un mensaje informativo cuando la descarga se haya completado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Full Kleos Manual
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