Configuración de campos adicionales

 

 

Los campos adicionales se utilizan para personalizar la información almacenada en la base de datos de Kleos. Kleos gestiona la información registrada en los campos adicionales de la misma forma que gestiona la información de los campos estándar. Por ejemplo, las opciones de búsqueda avanzada permiten definir criterios de búsqueda basados tanto en campos estándar como en campos adicionales.

Kleos permite definir campos adicionales para expedientes y contactos. Esto se hace a través de la pestaña general de la pantalla de configuración. Los campos adicionales definidos apra los expedientes estarán disponibles para todos los expedientes, incluyendo lo existentes antes de definir los campos adicionales. De la misma forma, los campos adicionales de los contactos estarán disponibles para todos los contactos.

 

 

 

 

 

 

 

Por otra parte, también es posible definir campos adicionales secundarios que sólo estarán disponibles en los expedientes y contactos en los que se especifique de forma expresa. Kleos puede definir campos adicionales secundarios para las siguientes entidades de datos:

 

  • Los perfiles se utilizan en los contactos. Es posible definir tantos perfiles como se desee y asignarlos a tantos contactos como sea necesario. Un contacto puede contener varios perfiles. Cada perfil puede contener un conjunto de campos adicionales. Estos campos adicionales serán añadidos al contacto una vez que el perfile se añada al contacto. Los campos adicionales asignados a perfiles sólo estarán disponibles para los contactos que contengan dicho perfil.
  • Tipos de expedientes. Es posible definir campos adicionales relacionados con los tipos de expedientes. Estarán disponibles sólo para los expedientes que pertenezcan a dicho tipo.
  • Tipos de partes. Es posible definir campos adicionales para los tipos de partes de un expediente. Estos campos sólo estarán disponibles para los contactos que hayan sido declarados en un expediente con el tipo de parte correspondiente.
  • Relaciones entre contactos y relaciones entre tipos de partes.

 

Todas las ventanas de Kleos utilizadas para definir campos adicionales tienen el mismo aspecto.

 

 

 

 

 

 

 

El menú situado en la cabecera de la ventana permite definir nuevos grupos y campos. La lista de grupos y los campos está situada a la izquierda. El lado derecho de la pantalla se utiliza para mostrar las características del grupo o campo seleccionado.

Todos los campos adicionales deben formar parte de un grupo. Haga click en el botón “Crear grupo” e incluya el nombre del grupo. Los grupos de campos adicionales son tan solo una forma de agregar los campos con el propósito de mostrarlos posteriormente de forma organizada en las pantallas de Kleos. No es posible definir campos adicionales hasta que no se creado al menos un grupo.

 

Se recomienda definir los campos adicionales de forma sistemática:

It is strongly recommended to follow a systematic approach for defining extra fields:

  • Identificar el tipo del campo adicional. Kleos admite diferentes tipos de datos: numérico, alfanumérico, fecha…
  • Definir el nombre del campo adicional. Se recomienda utilizar un nombre descriptivo. Es posible pero no recomendable utilizar el mismo nombre de campo adicional en diferentes entidades de dato. Por ejemplo, es posible definir un campo adicional para expedientes llamado “referencia_interna” y utilizar después el mismo nombre (referencia_interna) para nombrar un campo adicional de contactos.
  • Definir la etiqueta que será mostrada en la pantalla para identificar el campo adicional. Se recomienda utilizar una etiqueta descriptiva lo más similar que sea posible al nombre del campo adicional. La posición relativa del campo adicional en la pantalla puede ser modificada utilizando las flechas situadas en el menú.
  • Definir los criterios de validación del campo adicional. Las opciones de validación disponibles dependen del tipo de campo asignado al campo adicional.

 

Es posible añadir, editar o borrar los campos adicionales en cualquier momento. Borrar un campo adicional significa borrar la información registrada en dicho campo adicional en los expedientes o contactos que lo utilicen. Para mover un campo adicional de una entidad de datos a otra es necesario duplicar el campo adicional y replicar la información de forma manual antes de borrarlo de la entidad de datos original.

La definición de campos adicionales requiere realizar algunas labores previas de diseño:

  1. Identifique la información adicional que desea tener en Kleos.
  2. Identifique el alcance del dato. Esto significa escoger en qué entidades de datos estará disponible el campo adicional.
  3. Identifique el tipo y las reglas de validación del campo adicional.
  4. Agregue los campos adicionales en grupos funcionlmente relacionados entre sí.

Se recomienda completar el diseño antes de comenzar a definir los campos adicionales en Kleos.

 

 

 

 

 

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