Kleos für Outlook: Installation und Start (sogar, wenn Kleos geschlossen ist)

Wenn Sie bereits die vorherige Version des Kleos für Outlook installiert hatten: Mit dem Update auf die Version Kleos 6.5 wird die Installationsroutine automatisch die alte Version deinstallieren und die neue Version installieren.

 

Wenn Sie das Kleos für Outlook manuell (neu) installieren möchten, können Sie es hier herunterladen:

https://kleos.wolterskluwer.com/germany/

 

 

WICHTIG:

  • Das Kleos für Outlook ist kompatibel mit Outlook 2013-2016-2019
  • Das Kleos für Outlook ist auch kompatibel mit Outlook 365, allerdings nur mit der Desktop-Version, nicht der Web-Version

 

Wenn Sie Outlook starten, wird das Kleos für Outlook-Add-In automatisch gestartet und erscheint auf der rechten Seite des Outlook-Fensters.

 

Beim allerersten Start wählen Sie bitte Ihr Land aus:

 

Um sich im Kleos für Outlook anzumelden, nutzen Sie bitte dieselben Zugangsdaten, wie in Kleos.

 

Um den Vorgang zu vereinfachen und sich direkt beim Start von Outlook anzumelden, können Sie die Option “Automatisches Login beim Start” aktivieren.

Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Kleos für Outlook automatisch gestartet und verbunden, sobald Outlook aufgerufen wird.

 

es sei denn, Sie loggen sich manuell aus dem Kleos für Outlook aus.

Klicken Sie dazu bitte auf Ihren Benutzernamen links unten im Fenster.

Kleos für Outlook: Zielakte: Automatischer Vorschlag, aktuelle Akten oder manuelle Suche

Hierbei handelt es sich um eine der größten Weiterentwicklungen. Jedes Mal, wenn Sie in Outlook eine E-Mail auswählen, versucht das Kleos für Outlook automatisch die dazu passende Akte zu finden.

Dazu wird nach verschiedenen Parametern gesucht und eine (oder mehrere) Akte(n) vorgeschlagen, wenn:

 

Bei eingehenden und ausgehenden E-Mails:

  • Die E-Mail Teil eines E-Mail-Verlaufs ist => Der Verlauf wird erkannt und dieselbe Akte vorgeschlagen
  • Das Kleos-Aktenzeichen im Betreff der E-Mail erwähnt wird
  • Das (Akten-)Zeichen einer der Parteien im Betreff der E-Mail erwähnt wird

 

Nur bei eingehenden E-Mails:

  • Wenn der Absender oder der Empfänger Partei einer Akte ist, durchsucht das Kleos für Outlook die Akten nach der verwendeten E-Mail-Adresse
  • Es werden dann die Akten vorgeschlagen, in denen die E-Mail-Adresse vorkommt

 

Nur bei ausgehenden E-Mails:

  • Absender ist kanzleiinterne Partei einer Akte. Das Kleos für Outlook überprüft, in welchen Akten der zu dieser E-Mail-Adresse gehörige Kanzleimitarbeiter vorkommt.
  • Empfänger ist kanzleiexterne Partei einer Akte. Das Kleos für Outlook überprüft, in welchen Akten die E-Mail-Adresse als Adresse einer Partei vorkommt.

 

Wenn keine passenden Akten gefunden werden:

– Das Kleos für Outlook schlägt vor, die E-Mail in eine der aktuellen Akten zu speichern

– Sie können auch eine manuelle Suche auslösen

Kleos für Outlook: Zielordner: Automatischer Vorschlag

Nachdem die Zielakte für die Ablage der E-Mail ausgewählt wurde (automatisch oder manuell), schlägt das Kleos für Outlook immer einen Zielordner für die Speicherung entsprechend der folgenden Kriterien vor:

  1. Wenn die ausgewählte E-Mail Teil eines E-Mail-Verlaufs ist, wird automatisch der Ordner vorgeschlagen, in den die letzte E-Mail dieses Verlaufs gespeichert wurde
  2. In der ausgewählten/vorgeschlagenen Akte wurde bereits eine E-Mail, aber nicht aus demselben Verlauf, gespeichert.
    • Wenn es sich um eine ausgehende E-Mail handelt, schlägt das Kleos für Outlook den letzten Ordner, in den eine ausgehende E-Mail gespeichert wurde, vor.
    • Die ausgewählte E-Mail ist eine eingehende E-Mail. Dann schlägt das Kleos für Outlook den letzten Ordner vor, in den eine eingegangene E-Mail gespeichert wurde.
  3. In der vorgeschlagenen Akte wurde noch keine E-Mail gespeichert. In diesem Fall schlägt das Kleos für Outlook den Standard-Ordner vor, der in den Einstellungen definiert wurde. Dazu wurden den Einstellungen zwei neue Konfigurationen hinzugefügt (Einstellungen > Allgemein > Meine Einstellungen > Dokumente > Outlook-Add-In)

 

Wenn der vorgeschlagene Ordner nicht passend ist, können Sie mit einem Klick auf “Ändern” einen anderen Ordner auswählen:

 

Sie können dann einen der vorhandenen Ordner auswählen oder sogar einen neuen Dokumentordner in der Akte erstellen.

Kleos für Outlook: Neuen Ordner in Zielakte erstellen

Das neue Kleos für Outlook bietet die Möglichkeit, direkt aus Outlook einen neuen Dokumentordner in einer Akte in Kleos zu erstellen. Nach der Auswahl einer Akte klicken Sie dazu auf “Ändern” hinter dem Namen eines schon vorhandenen Ordners.

Anschließend können Sie einen anderen Ordner auswählen oder auch einen neuen Ordner erstellen.

 

Ein neuer, leerer Ordner erscheint:

 

Geben Sie nun den Namen des neuen Ordners ein und bestätigen Sie ihn mit der Enter-Taste oder mit einem Klick neben den Ordner.

 

Danach können Sie den Ordner auch noch per Drag&Drop an die richtige Stelle innerhalb der Ordnerstruktur ziehen.

Kleos für Outlook: Eingehende E-Mail ablegen

Markieren Sie dazu einfach in Outlook eine schon vorhandene E-Mail. Das Kleos für Outlook wird automatisch versuchen, eine passende Akte zu finden (s.o.).

Wird eine passende Akte gefunden, wird Sie im Kleos für Outlook-Fenster angezeigt:

Wenn die vorgeschlagene Akte nicht richtig ist, können Sie über einen Klick auf „Ändern” eine andere Akte auswählen.

 

Falls keine passende Akte gefunden wird, können Sie eine der aktuellen Akten auswählen oder eine Akte über die Suche finden. Für eine Suche müssen Sie mindestens drei Zeichen eingeben.

 

Wenn Sie eine Akte ausgewählt haben, gibt es zwei weitere Szenarien:

 

SITUATION 1: Die E-Mail enthält keine Anhänge oder Sie möchten die E-Mail inkl. der Anhänge als seine Datei speichern

 

Wählen Sie optional einen anderen Ordner aus und klicken Sie dann auf “Zur Akte speichern”.

Sie bekommen die folgende Bestätigung angezeigt:

 

Außerdem können Sie auch noch Folgeaktionen ausführen, die weiter unten in diesem Dokument beschrieben sind:

 

SITUATION 2: Die E-Mail enthält Anhänge und Sie möchten E-Mail und Anhänge als separate Dateien in Kleos speichern

 

Wählen Sie dazu die Option “Anlagen als separate Dokumente speichern”

Nun können Sie für die E-Mail selbst und für jede der Anlagen:

  • Auswählen, ob sie gespeichert werden sollen
  • Den Ablageordner ändern
  • Die Namen der Anhänge ändern (Klicken Sie dazu auf den vorhandenen Namen)

 

 

Klicken Sie dann wieder auf “Zur Akte speichern”

Sie bekommen die folgende Bestätigung angezeigt:

 

Außerdem können Sie auch noch Folgeaktionen ausführen, die weiter unten in diesem Dokument beschrieben sind:

Kleos für Outlook: Mehrere E-Mails gleichzeitig auswählen

Markieren Sie einfach mehrere E-Mails in Outlook. Das Kleos für Outlook wird Ihnen dann die aktuellen Akten, das Suchfeld und die Anzahl der ausgewählten E-Mails anzeigen.

 

Wählen Sie nun eine Akte aus oder suchen Sie nach der passenden Akte (Eingabe von mind. drei Zeichen)

Nach der Auswahl der Akte können Sie noch den Zielordner ändern.

 

Klicken Sie dann auf “Zur Akte speichern” und Sie bekommen die folgende Bestätigung angezeigt:

 

Außerdem können Sie auch noch Folgeaktionen ausführen, die weiter unten in diesem Dokument beschrieben sind:

 

WICHTIG:

Wenn mehrere E-Mails ausgewählt sind

  • Wird die automatische Aktensuche nicht aktiviert
  • Können Sie Anhänge nicht getrennt von E-Mails speichern

Kleos für Outlook: Neue E-Mail erstellen (optionale Verwendung einer Vorlage)

Um eine neue E-Mail zu schreiben, klicken Sie auf den üblichen Outlook-Button (Neue E-Mail).

Eine leere E-Mail wird geöffnet. Das Kleos für Outlook zeigt die aktuellen Akten und die Suche an.

 

Wählen Sie eine der aktuellen Akten aus oder suchen Sie nach der gewünschten Akte, indem Sie mind. drei Zeichen in das Suchfeld schreiben.

Nachdem Sie eine Akte ausgewählt haben, zeigt das Kleos für Outlook Ihnen Elemente an, die Ihnen beim Erstellen der neuen E-Mail helfen können:

 

Neben der ausgewählten Akte erscheint ein <, über den Sie eine andere Akte auswählen können.

 

Das Kleos für Outlook schlägt einen Ordner vor, in den die fertige E-Mail in Kleos gespeichert werden wird. Mit einem Klick auf „Ändern“ können Sie diesen wechseln oder sogar einen komplett neuen Ordner erstellen.

 

Klicken Sie auf „Vorlage aus Kleos verwenden“, um die letzten fünf E-Mail-Vorlagen angezeigt zu bekommen oder eine Vorlage zu suchen.

 

Die Vorlage wird dann „ausgeführt“ und kann – je nach den Definitionen in der Vorlage – folgendes ausfüllen: die Empfänger, den Betreff und den Textkörper.

 

WICHTIG:

  • Wenn Sie bereits manuell Empfänger hinzugefügt haben (An, CC oder BCC) bevor Sie eine Vorlage auswählen, werden keine weiteren Empfänger mehr über die Vorlage hinzugefügt
  • Wenn Sie bereits manuell einen Betreff eingegeben haben, bleibt dieser erhalten und wird nicht durch die Vorlage überschrieben.
  • Wenn Sie bereits manuell Text in den Textkörper der E-Mail eingegeben haben, wird der Text der Vorlage unten an diesen angefügt

 

Klicken Sie auf „Empfänger hinzufügen“, um E-Mail-Empfänger aus der Akte auszuwählen.

Mit einem Klick auf die E-Mail-Adresse fügen Sie einen Empfänger hinzu. Rechts in der Zeile haben Sie alternativ auch die Möglichkeit, die Adresse als CC oder BCC zu verwenden.

 

Wenn erforderlich, klicken Sie auf „Anlagen hinzufügen“. Damit durchsuchen Sie die Dokumente der ausgewählten Akte.

 

 

Sie können ein Dokument per Klick auswählen und der E-Mail als Anhang hinzufügen. Diesen Schritt können Sie beliebig oft wiederholen, um mehrere Anhänge hinzuzufügen.

Ein Fortschrittsbalken erscheint und das Dokument wird der E-Mail als Anhang hinzugefügt. Hinter jedem erfolgreich hinzugefügten Dokument erscheint anschließend ein grüner Haken im Kleos für Outlook-Fenster.

 

 

WICHTIG: Um die Auswahl der Anlage zu erleichtern, können Sie nach dem Dokumenttyp filtern.

 

 

Nach dem Hinzufügen der Anhänge können Sie nun den Text der E-Mail schreiben.

Nun sind Sie beinahe bereit die E-Mail zu verschicken und in Kleos zu archivieren.

 

WICHTIG: Wenn Sie automatisiert weitere Schritte nach dem versenden und archivieren der E-Mail ausführen möchten (Kalendereintrag, Tätigkeit, …), müssen Sie die Option „Weitere Schritte“ aktivieren, bevor Sie auf „Verschicken und zur Akte speichern“ klicken.

 

 

Klicken Sie nun auf „Verschicken und zur Akte speichern“. Wenn Sie die Option „Weitere Schritte…“ vorher aktiviert haben, können Sie diese nun wie im Weiteren beschrieben, ausführen.

Kleos für Outlook: Nachfolgende Schritte nach Ablage einer E-Mail (Kalendereintrag, Aufgabe, Tätigkeit, …)

 

Nach der Ablage einer schon vorhandenen oder neu geschriebenen E-Mail, können Sie optional die folgenden Elemente erstellen: Termin, Aufgabe, Nachverfolgen, Tätigkeit. Diese weiteren Schritte werden abhängig vom Szenario unterschiedlich vorgeschlagen:

 

Szenario 1: Ablage einer eingegangenen oder schon verschickten E-Mail

 

Im Anschluss an die Archivierung werden die folgenden Schritte automatisch angeboten. Außerdem kann die E-Mail auch ein weiteres Mal in einer anderen Akte abgelegt werden.

Szenario 2: Erstellen, Verschicken und Archivieren einer neuen E-Mail

In diesem Fall müssen Sie die Option „Weitere Schritte nach dem Archivieren“ manuell aktivieren.

Wenn die Option aktiv ist, öffnet das Kleos für Outlook ein Fenster mit folgendem Inhalt:

  • Auf der linken Seite eine Zusammenfassung der verschickten E-Mail
  • Auf der rechten Seite die möglichen weiteren Schritte

Screen KLS-BI-1126. 3

 

Die Erstellung der weiteren Elemente ist in beiden Szenarien gleich.

 

Einen Termin hinzufügen (zur Akte, in der die E-Mail archiviert wurde)

Nach dem Klick auf „Speichern“ wird Ihnen die Bestätigung „Termin hinzugefügt“ angezeigt.

WICHTIG:

– Art des Termins: Kleos schlägt als Standard immer den Typ vor, der in den Kleos-Einstellungen definiert wurde (Einstellungen > Allgemein > Meine Einstellungen > Termine > Dokumenterstellung/Dokument importieren)

– Der Termin wird automatisch Ihnen als eingeloggtem Nutzer zugewiesen

 

Eine Aufgabe hinzufügen (zur Akte, in der die E-Mail archiviert wurde)

 

Nach dem Klick auf „Speichern“ wird Ihnen die Bestätigung „Aufgabe hinzugefügt“ angezeigt.

WICHTIG:

– Art der Aufgabe: Kleos schlägt als Standard immer den Typ vor, der in den Kleos-Einstellungen definiert wurde (Einstellungen > Allgemein > Meine Einstellungen > Aufgaben/Fristen > Dokumenterstellung/Dokument importieren)

– Der Termin wird automatisch Ihnen als eingeloggtem Nutzer zugewiesen, es kann aber ein anderer Nutzer ausgewählt werden

– Bei Auswahl einer Frist findet keine automatische Fristberechnung statt.

 

Eine Tätigkeit hinzufügen (zur Akte, in der die E-Mail archiviert wurde)

 

Nach dem Klick auf „Speichern“ wird Ihnen die Bestätigung „Tätigkeit erstellt“ angezeigt.

WICHTIG:

– Es können nur zeitbasierte Tätigkeiten erfasst werden

– Art der Tätigkeit: Kleos schlägt als Standard immer den Typ vor, der in den Kleos-Einstellungen definiert wurde (Einstellungen > Allgemein > Meine Einstellungen > Tätigkeiten > Dokumenterstellung/Dokument importieren)

–  Der Termin wird automatisch Ihnen als eingeloggtem Nutzer zugewiesen

Nachverfolgen hinzufügen

Nach dem Klick auf „Speichern“ wird Ihnen die Bestätigung „Nachverfolgen erstellt“ angezeigt.

Kleos für Outlook: Antwort oder Weiterleiten einer schon abgelegten E-Mail

 

Alle Funktionen, die Ihnen beim Erstellen einer neuen E-Mail zu Verfügung stehen, können Sie auch nutzen, wenn Sie eine E-Mail beantworten oder weiterleiten. Wenn die E-Mail, die Sie beantworten/weiterleiten, bereits in Kleos gespeichert wurde, wird Ihnen außerdem automatisch die Akte vorgeschlagen, in der die ursprüngliche E-Mail abgelegt wurde. Sie können diese aber natürlich ändern.

 

oben