Die Funktion „Nachverfolgen“

„Nachverfolgen“ ist ein sehr hilfreiches Werkzeug, um die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit in der Kanzlei zu organisieren. Sie können eine Folgeaktivität für Dokumente, E-Mails, Memos und Telefonnotizen anlegen. Klicken Sie dazu auf „Folgeaktivität bearbeiten“. Sie finden diesen Befehl in der Dokumentenliste der Akte und im Dokumentenfenster. Bei Memos und Telefonnotizen können Sie die Folgeaktivität gleich beim Erstellen des Dokuments definieren. Folgeaktivitäten funktionieren als interner Kommunikationsweg. Wenn Sie jemandem eine Folgeaktivität zuweisen, bitten Sie diese Person darum, eine spezielle Aufgabe zu diesem Dokument zu erfüllen. Sie können beliebig viele Folgeaktivitäten erstellen und sie der selben oder verschiedenen Personen zuweisen.

 

Die Folgeaktivitäten erscheinen auf dem Kleos Desktop. Auch hier können Sie neue Folgeaktivitäten erstellen. Wenn Sie z.B. eine Folgeaktivität zur Überprüfung eines Dokuments erhalten, können Sie eine weitere erstellen, in der Sie jemanden darum bitten, das für Sie zu erledigen. Um eine Folgeaktivität zu entfernen, müssen Sie sie schließen. Wenn Sie eine Folgeaktivität schließen, können Sie Aufgaben, Termine oder Tätigkeiten dazu erstellen. Zum Beispiel: Anwalt A erstellt eine Folgeaktivität für Anwalt B, mit der Bitte ein Dokument Korrektur zu lesen. Diese Folgeaktivität erscheint nun im Bereich „Nachverfolgen“ auf dem Kleos Desktop von Anwalt B. Nun kann Anwalt B die Aufgabe erledigen und die Folgeaktivität schließen. Dieser Ablauf ist ein guter Weg, Informationen und Aufgaben rund um Dokumente innerhalb der Kanzlei zu verteilen.