Werken met het doorgeefluik

 

Het doorgeefluik is een zeer praktisch hulpmiddel voor het organiseren van uw werk en het werk van uw kantoor.

U kunt follow-ups creëren voor documenten, e-mails, memo’s en verslagen van de telefoon.

Als een follow up wil definiëren klikt u op “Doorgeefluik – aanpassen”. Deze functionaliteit vindt u in het algemeen documentoverzicht of in het tablad documenten van het dossier.

Voor memo’s en telefoonmemo’s, kunt u de follow-up definiëren bij creatie.

Het doorgeefluik werkt als een intern communicatie-instrument. Als u een follow-up aan iemand anders in uw kantoor toewijst, vraagt u deze persoon iets specifiek te doen met een document, een e-mail, of een memo.

U kan achtereenvolgens meerdere follow-up’s creëren per document en aan verschillende personen toewijzen. Opgelet u kan slechts 1 follow up tegelijkertijd open hebben.

Het doorgeefluik wordt weergegeven in het hoofdscherm van Kleos. Vanuit dit scherm, kunt u nieuwe acties aan iemand anders toewijzen.

Bijvoorbeeld, als u een follow-up om een document te bekijken ontvangt, kan u aan iemand anders via follow-up vragen om het document te bekijken voor u.

Om een actie te verwijderen moet u deze afsluiten Wanneer u een follow-up sluit, biedt Kleos u de optie voor het maken van taken, afspraken en activiteiten met betrekking tot de follow-up. Bijvoorbeeld:

  • Advocaat A definieert een follow-up voor advocaat B en vraagt hem om een document te controleren. De follow-up is enkel een herinnering.
  • Advocaat B heeft een herinnering in zijn Inbox met de vraag om het document te controleren.
  • Advocaat-B Sluit de follow-up en definieert voor zichzelf de taak om het document te herzien.
  • De taak zal verschijnen in zijn overzicht van taken.

Het doorgeefluik is een zeer praktische manier om informatie tussen de medewerkers van het kantoor door te geven.

BE/NL - Werken met het doorgeefluik