Kleos voor Outlook – Kleos 6.6

Kleos voor Outlook: installatie en lancering (zelfs wanneer Kleos nog niet open staat)

Als u de vorige versie van de Kleos voor Outlook al op uw pc hebt gebruikt: wanneer u een upgrade naar Kleos 6.5 uitvoert, zal het installatieprogramma automatisch de oude versie verwijderen en de nieuwe versie van de Kleos voor Outlook installeren.

 

Als u de Kleos voor Outlook(opnieuw) moet installeren op een andere pc, kunt u deze hier downloaden: https://kleos.wolterskluwer.com/belgium

GOED OM TE WETEN :

– Kleos voor Outlook is compatibel met Outlook 2013-2013-2016-2019

– Kleos voor Outlook is ook compatibel met Outlook 365 (maar enkel de desktoptoepassing, niet de webversie)

 

Bij het openen van Outlook wordt de Kleos voor Outlook-Add-in automatisch gestart en weergegeven als een kader rechts in Outlook.

 

Wanner u voor de eerste maal inlogt:  u kan uw land selecteren:

Om in te loggen in de Kleos voor Outlook: gebruik dezelfde inloggegevens als degene die u in Kleos gebruikt.

 

Om het u gemakkelijker te maken, kan Kleos voor Outlook u automatisch inloggen bij het starten van Outlook.  Selecteer hiervoor de optie “Automatisch aanmelden bij opstarten“:

 

Indien dit geselecteerd werd, zal Kleos voor Outlook automatisch opstarten en verbinding maken bij het openen van Outlook …

 

tenzij u zich expliciet uitlogt uit de Kleos voor Outlook

 

Om uit te loggen uit de Kleos voor Outlook: klik op uw naam (linksonder in het Kleos voor Outlook-paneel) en log uit


 

Kleos voor Outlook: bestemmingsdossier: automatisch voorstel, recente zaken of handmatig zoeken

Dit is een van de belangrijkste evoluties: Telkens u een e-mail selecteert in Outlook, tracht de Kleos voor Outlook automatisch een relevant bestemmingsdossier te vinden.Hiertoe worden verschillende gegevens doorzocht en word(t)(en) één (of meerdere) dossier(s) voorgesteld wanneer:

Voor inkomende en uitgaande e-mails:

  • De e-mail maakt deel uit van een thread => de thread wordt geïdentificeerd en hetzelfde dossier wordt voorgesteld
  • Uw verwijzing naar het dossier in Kleos wordt vermeld in het onderwerp van de e-mail De referentie van een partij wordt vermeld in het onderwerp van de e-mail

Alleen voor binnenkomende e-mails:

  • Als de afzender een partij is in een dossier, controleert Kleos voor Outlook zijn e-mailadres en in welke gevallen het wordt gevonden
  • Als de ontvangers als partijen betrokken zijn in dossiers, zal Kleos voor Outlook het e-mailadres controleren en het dossier voorstellen waarin ze werden gevonden

Alleen voor uitgaande e-mails:

  • Afzender als interne partijen van een dossier. Kleos voor Outlook controleert of het e-mailadres van de afzender overeenkomt met de e-mailadressen van een kantoorlid dat bij een dossier betrokken is.
  • Ontvangers als externe partij in een dossier. Kleos voor Outlook controleert of de e-mailadressen van de ontvangers overeenkomen met de e-mailadressen van een partij in een dossier in Kleos.

Als er geen overeenkomende dossier(s) worden gevonden (of de “score” is te laag):

  • Kleos voor Outlook stelt voor de e-mail in een van de ‘recente dossiers’ op te slaan.

 

Kleos voor Outlook: bestemmingsdossier : automatisch voorstel

Nadat een bestemmingsdossier is geselecteerd voor de e-mail (automatisch of handmatig), stelt Kleos voor Outlook altijd een bestemmingsmap voor om de e-mail / bijlage (s) op te slaan, met de volgende regels:

 

  1. Geselecteerde e-mail in een thread die al in Kleos is opgeslagen. Als de geselecteerde e-mail deel uitmaakt van een thread, stelt Kleos voor Outlook de map voor van de laatste e-mail van dezelfde thread die in Kleos is opgeslagen.
  2. In het geselecteerde / voorgestelde dossier is er ten minste één e-mail opgeslagen maar niet in dezelfde thread van de geselecteerde e-mail.
    • De geselecteerde e-mail in Outlook is een verzonden e-mail. Kleos voor Outlook zal de laatste map voorstellen die wordt gebruikt om een ​​verzonden e-mail op te slaan in de voorgestelde case.
    • De geselecteerde e-mail in Outlook is een ontvangen e-mail. Kleos voor Outlook zal de laatste map voorstellen die wordt gebruikt om een ​​ontvangen e-mail op te slaan in het voorgestelde dossier.
  3. In het voorgestelde geval is er geen e-mail opgeslagen. In dit scenario zal Kleos voor Outlook de standaardmap voorstellen die door de gebruiker in de Kleos-configuratie is geconfigureerd. Hiervoor zijn 2 nieuwe configuraties toegevoegd in de documentsectie van gebruikersvoorkeuren (voor inkomende en uitgaande e-mails).

 

Als de voorgestelde map niet voldoet aan de behoeften, kunt u een andere map selecteren door op de knop Wijzig rechts van de mapnaam te klikken:

 

Je bladert vervolgens door de bestaande mappen van het dossier om er een te selecteren (en maakt eventueel zelfs een nieuwe map in het dossier).


 

Kleos voor Outlook: maak een nieuwe map in het bestemmingsdossier

De nieuwe Kleos voor Outlook biedt de mogelijkheid om, op het moment zelf, snel een nieuwe map in een dossier aan te maken.

Nadat u een dossier hebt geselecteerd, klikt u op Wijzigen achter de naam van de voorgestelde map.

 

Door dit te doen, kunt u bladeren door de bestaande mappen van het dossier zaak, maar ook Aanmaken nieuwe map

Er verschijnt een leeg tekstvak

Typ de naam van de nieuwe map en klik op <enter> of klik buiten het veld om hem op te slaan.

 

Verplaats vervolgens de nieuwe map naar de gewenste locatie: sleep deze naar de gewenste locatie binnen de boomstructuurweergave.

 

De nieuwe map kan nu worden gebruikt voor het indienen van e-mails / bijlagen in het dossier.


 

Kleos voor Outlook: een inkomende mail klasseren

Klik eenvoudig in Outlook op een bestaande e-mail.

 

Kleos voor Outlook zal automatisch proberen om een ​​passend dossier te vinden volgens de regels die hierboven in dit document zijn beschreven.

 

Als er een overeenkomende naam wordt gevonden, wordt deze in het Kleos voor Outlook-paneel weergegeven:

Als het door Kleos voor Outlook voorgestelde dossier niet hetgeen is dat u verwacht, kunt u klikken op Wijzig en een ander selecteren.

 

Als er geen overeenkomend dossier wordt gevonden: u kunt één van de recente dossiers selecteren of er een zoeken (typ minimaal 3 tekens om te zoeken)

Wanneer uiteindelijk een dossier is geselecteerd, zijn er 2 situaties mogelijk:

 

SITUATIE 1: de e-mail heeft geen bijlage OF u wilt de e-mail + bijlagen als één bestand opslaan

Wijzig eventueel de doelmap en klik vervolgens op Opslaan in Kleos

Het Kleos voor Outlook-paneel toont een bevestiging …

… en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (taak toevoegen …) zoals hieronder beschreven in dit document

 

SITUATIE 2: de e-mail heeft bijlage (n) en u wilt ze opslaan als afzonderlijke bestanden in Kleos

 

Selecteer Bewaar bijlage als aparte documenten

 

Dan kunt u voor de e-mail zelf en voor elke bijlage:

  • Het item uitschakelen (de items) dat (die) u niet wilt opslaan
  • De voorgestelde map wijzigen
  • De bijlagen hernoemen (klik in de naam en u kunt deze bewerken)

 

 

Klik dan nu op Opslaan in Kleos

 

Het Kleos voor Outlook-paneel toont een bevestiging …

 

… en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (taak toevoegen …) zoals hieronder beschreven in dit document.


 

Kleos voor Outlook: selecteer meerdere e-mails tegelijk

Selecteer eenvoudig meerdere e-mails in Outlook.

Kleos voor Outlook toont dan de recente gevallen, het zoekveld en het aantal geselecteerde e-mails:

Selecteer een dossier of zoek er een (typ minstens 3 tekens om te zoeken)

 

Nadat u een dossier hebt geselecteerd, kunt u de doelmap wijzigen

 

Klik dan nu op Opslaan in Kleos

 

Het Kleos voor Outlook-paneel toont een bevestiging …

… en u kunt aanvullende stappen uitvoeren (Een taak toevoegen …) zoals hieronder beschreven in dit document

 

 

GOED OM TE WETEN:

– bij het selecteren van meerdere e-mails

  • er wordt geen automatische dossier-matching gestart
  • u kunt bijlagen niet opslaan als afzonderlijke bestanden

 

Kleos voor Outlook: maak een nieuwe e-mail aan (optioneel met behulp van een sjabloon)

 

Om een ​​nieuwe e-mail te maken, klikt u op de gebruikelijke knop in Outlook (“Nieuw bericht”)

Er verschijnt een lege e-mail; de Kleos voor Outlook zal de recente gevallen laten zien en voorstellen er een te zoeken.

 

Selecteer één van de recente dossiers, of zoek er een door tenminste drie karakters in te typen in het zoekveld.

 

Nadat er een dossier geselecteerd werd, verschijnt in Kleos voor Outlook shows een scherm dat u helpt de email samen te stellen:

Het geselecteerde dossier verschijnt, klik op  < om een ander dossier te selecteren

 

Kleos voor Outlook stelt een map voor waarin de e-mail zal worden gearchiveerd in Kleos dossier (klik op Wijzig indien nodig, u kunt zelfs een nieuwe map maken).

 

Klik op Gebruik een sjabloon van Kleos om door de lijst met vijf recent gebruikte e-mailmodeldocumenten te bladeren, of zoek er een op.

 

Het modeldocument wordt vervolgens “uitgevoerd” en vult (afhankelijk van het modeldocument): de bestemmelingen, het onderwerp en het tekstveld in.

 

GOOD OM WETEN:

– Indien u handmatig ontvangers) (To, Cc of BCc) hebt ingevoerd voordat u het modeldocument uitvoerde, worden er geen ontvangers aan toegevoegd

– Als u handmatig een onderwerp hebt ingevoerd voordat u het modeldocument uitvoerde, wordt het onderwerp niet door het modeldocument bijgewerkt

– Als u handmatig een tekst hebt ingevoerd, wordt de hoofdtekst van het modeldocument hier eveneens aan toegevoegd

 

Klik op Ontvangers toevoegen om ontvangers te selecteren die uit het dossier komen.

Klik eenvoudigweg op het e-mailadres om een ​​directe ontvanger te selecteren, of CC BCC die verschijnt wanneer u met uw muis over het e-mailadres gaat.

 

Klik indien nodig op Toevoegen bijlagen

 

Je bladert dan door de documenten van de zaak.

U kunt één (of meerdere, maar één per keer) selecteren

 

Er verschijnt een voortgangsbalk, waarna het document wordt toegevoegd aan de bijlagen in Outlook (een groen controleveld in de Kleos voor Outlook geeft aan dat het downloaden van de server succesvol is).

 

GOED OM TE WETEN:

om het selecteren selectie van de bijlagen te vereenvoudigen, kunt u de soorten documenten filteren die moeten worden weergegeven zodat u dit beeld krijgt:

 

Nadat u de bijlagen hebt geselecteerd, kunt u de hoofdtekst van de e-mail typen. U bent dan bijna klaar om de e-mail te bewaren!

 

BELANGRIJK: VOORDAT U ZOU BEWAREN: als u van plan bent een agendapunt of activiteit toe te voegen: selecteer Aanvullende stappen na bewaren

 

Klik dan op Bewaar en verzend

 

Wanneer u Aanvullende stappen na bewaren hebt aangevinkt na het bewaren, wordt u voorgesteld om een agendapunt, een taak, een activiteit of een vervolgactie te maken. Dit wordt hieronder beschreven


 

Kleos voor Outlook: aanvullende stappen na het bewaren van een mail (agendapunt, taak,…) 

 

Na het bewaren van een bestaande of nieuwe e-mail, kunt u optioneel toevoegen: een afspraak / taak / doorgeefluik / activiteit.

Deze “Aanvullende stappen” worden, afhankelijk van het scenario, op verschillende manieren voorgesteld.

 

Scenario 1: klasseren van een inkomende of reeds verzonden e-mail

De volgende stappen zijn systematisch beschikbaar, kunnen meerdere keren worden uitgevoerd indien nodig en de e-mail kan ook opnieuw worden opgeslagen in een ander dossier:

Scenario 2: een nieuw e-mailbericht maken en archiveren:

In dit geval moet u expliciet ervoor kiezen om aanvullende acties uit te voeren en Extra stappen na het indienen te selecteren

Als de optie is geselecteerd, opent Kleos voor Outlook een venster met:

  • Aan de linkerkant: een samenvatting van de verzonden e-mail.
  • Aan de rechterkant: de mogelijke volgende stappen. 

Screen KLS-BI-1126. 3

De methode om de volgende stappen te registreren is dezelfde voor beide scenario’s.

 

Een nieuw agendapunt toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de e-mail is bewaard)

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling (“Afspraak toegevoegd”).

GOED OM TE WETEN :

– Type afspraak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

– De afspraak wordt systematisch aan u toegewezen.

Een taak toevoegen (automatisch gekoppeld aan het geval waarin de e-mail is opgeslagen)

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling (“Taak toegevoegd”).

 

GOED OM TE WETEN :– – Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

– De taak wordt standaard aan u toegewezen, maar kan desgewenst aan een ander kantoorlid worden toegewezen

 

Een activiteit toevoegen (automatisch gekoppeld aan het dossier waarin de e-mail is bewaard)

 

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling (“Activiteit opgeslagen”).

 

GOED OM TE WETEN :

– Enkel op tijd gebaseerde, of vaste activiteiten zijn hier mogelijk.

– Het type van activiteit : Type taak: Kleos stelt standaard de relevante voorkeur voor die is ingesteld in de configuratie van Kleos (één voor het importeren van documenten en één voor het maken van documenten)

–  U bent zelf de eigenaar van de activiteit (de ingelogde gebruiker)

 

Toevoegen doorgeefluik

Wanneer deze wordt opgeslagen, verschijnt een mededeling (“Doorgeefluik item aangemaakt”).

 

 


 

Kleos voor Outlook: een reeds geklasseerde email beantwoorden of doorsturen

 

De functies met betrekking tot het aanmaken van een nieuwe e-mail zijn ook beschikbaar wanneer u een e-mail beantwoordt of doorstuurt.

Bovendien, als de mail waarop u antwoordt al in Kleos werd bewaard, zal de Add-in automatisch voorstellen om het antwoord op te slaan in het dossier waar de originele mail werd bewaard (maar u kunt dit desgewenst wijzigen).

Top