Kleos Gebruikershandleiding – Dossiers (1)

22/03/2017

 

DOSSIERS
Met de module Dossiers kunt u de hele levenscyclus van een dossier beheren vanaf het wordt aangemaakt tot het wordt gearchiveerd. Het dossier bevat alle informatie en documenten over een welbepaalde zaak die door het Kantoor wordt behandeld.

In een advocatenkantoor zal dit meestal een juridische procedure zijn maar u kunt het dossierconcept ook gebruiken om gegevens die met elkaar verband houden op te slaan.

Inleiding

Wanneer u de module Dossiers opent, dan zult u eerst één of meerdere dossiers moeten opzoeken alvorens u ermee kunt werken.

 

 

  • Druk op Recente dossiers om snel de laatste dossiers terug te vinden die u heeft aangemaakt of bewerkt. De laatste 25 dossiers zullen in de Dossierlijst worden weergegeven.
  • U kunt een dossier ook opzoeken door een aantal zoekcriteria te selecteren en daarna op Zoeken te drukken. Hoe gerichter uw zoekopdracht hoe sneller u het juiste dossier zult terugvinden.

Nadat u op Recente dossiers of Zoeken heeft gedrukt, zal het scherm met de resultatenlijst worden geopend.

Dit scherm is in twee grote delen onderverdeeld:

  • een Dossierlijst: in het midden van het scherm
  • een Dossiersoort-Overzicht: aan de rechterzijde van het scherm

De taakbalk bovenaan het scherm toont alle taken die u in dit scherm kunt uitvoeren.

 

De taakbalk

De meest voorkomende dossierbewerkingen zijn in de taakbalk gegroepeerd (Nieuw, Openen, Toevoegen, afdrukken), de andere kan u terugvinden onder de knop  .

U kunt de volgende bewerkingen onmiddellijk uitvoeren vanuit de taakbalk :

  • Een dossier zoeken door op   te drukken of door een zoekfilter  te selecteren
  • Terugkeren naar de lijst van de Recente dossiers door op Recent te drukken
  • Terugkeren naar de lijst van de Lopende dossiers door op Lopende dossiers te drukken
  • Terugkeren naar de lijst van Alle dossiers door op Alle te drukken
  • Een dossier aanmaken door op Nieuw te drukken
  • Een dossier openen door op Openen te drukken
  • Een dossier afdrukken door Afdrukken te selecteren

Via de knop :

  • Een afspraak aanmaken door op Nieuwe afspraak te drukken
  • Een taak aanmaken door op Nieuwe taak te drukken
  • Een activiteit aanmaken door op Nieuwe activiteit te drukken
  • Een document aanmaken door op Nieuw document te drukken
  • Een e-mail aanmaken door op Nieuwe e-mail te drukken
  • Een dictaat aanmaken door op Nieuw dictaat te drukken
  • Een memo aanmaken door op Nieuwe memo te drukken
  • Een telefoonmemo aanmaken door op Nieuwe telefoonmemo te drukken

Via de knop Meer :

  • Een dossier bewerken door op Bewerken te drukken
  • Een subdossier toevoegen door op Nieuw subdossier te drukken
  • Een dossier archiveren door op Archief te drukken
  • Een dossier heropenen door op Heropenen te drukken
  • Een dossier dupliceren door op Kopiëren te drukken
  • De toegang tot de module Dossiers regelen door op Rechten te klikken
  • Een dossier verwijderen door op Verwijderen te drukken

De dossierlijst

De resultaten van deze zoekactie op dossiers, de zogenaamde dossierlijst, bevat alle dossiers die aan uw zoekopdracht beantwoorden. Deze lijst zal niet worden verwijderd zolang u Kleos niet verlaat of een nieuwe zoekopdracht uitvoert.

 

Dossiersoort-overzicht (rechterkant)

In dit deel van het scherm kunt u de dossiers gegroepeerd per dossiersoort raadplegen. De dossiersoorten die in het Kantoor worden gebruikt worden op twee verschillende manieren weergegeven.

In de eerste “tag cloud” wijst de karaktergrootte van elke dossiersoort op het relatieve gewicht van deze soort in het Kantoor. Hoe groter het karakter, hoe meer dossiers er van deze soort door het Kantoor worden behandeld. Wanneer u op een dossiersoort klikt, dan zullen alle dossiers van deze soort in de Dossierlijst worden weergegeven.

De tweede “tag cloud” geeft dezelfde informatie weer door middel van een histogram. Dubbelklik op een balk om alle dossiers van deze soort in de Dossierlijst weer te geven. 

Een nieuw dossier aanmaken

Druk op Nieuw Dossier in het contextmenu om een dossier aan te maken

 

of klik op Nieuw in het scherm met de resultatenlijst.

 

 

Het scherm “Dossiersoort” wordt geopend: (NB: als uw kantoor met slechts één dossiersoort werkt, wordt deze stap overgeslagen.)

 

 

  • Selecteer de dossiersoort voor het nieuwe dossier door erop te klikken.
  • Druk op OK. Het scherm “Dossier” wordt geopend.

     

 

Het dossierscherm bevat drie tabbladen:

  • Algemeen
  • Extra gegevens
  • Extra info en notities

Algemeen

De volgende algemene gegevens moeten voor een nieuw dossier worden ingevoerd:

  • Referentie: De referentie wordt automatisch door het systeem ingevuld. U kunt deze referentie wijzigen indien nodig.
  • Naam: Voer een naam in voor het nieuwe dossier.

Naast de verplichte gegevens, kunt u ook nog de volgende gegevens voor een nieuw dossier definiëren.

  • Omschrijving : Beknopte beschrijving van het dossier.
  • Datum van de feiten : Datum van het feit dat verbonden is met de aanmaak van het dossier. Bijvoorbeeld: in een dossier dat betrekking heeft op een auto-ongeval, zal dit de datum van het ongeval zijn. Deze informatie dient vooral om na te gaan of er niet reeds een ander dossier voor dit ongeval werd aangemaakt. Dit zou immers tot een belangenconflict kunnen leiden. Indien dezelfde datum al in een ander dossier wordt gebruikt dan zal er een niet-blokkerende waarschuwingsmelding verschijnen.
  • Taal: De taal waarin het dossier zal worden behandeld. U kunt de taal wijzigen die door het systeem wordt voorgesteld.
  • Type: De dossiersoort die u voor het dossier heeft gekozen.
  • Dossier bij: Het kantoorlid dat het papieren dossier voor deze zaak bijhoudt. Druk op Wijzigen om het kantoorlid te kiezen. Door deze functionaliteit consistent te gebruiken kunnen dossiers sneller en gemakkelijker worden teruggevonden.
  • Categorieën: U kunt één of meer sleutelwoorden, ook categorieën genoemd, koppelen aan het dossier. Dit zal u toelaten geavanceerde zoekacties uit te voeren. Druk op + om één of meerdere categorieën aan het dossier te koppelen.
  • Partijen: Druk op + toevoegen om partijen aan het dossier toe te voegen.
  • Medewerkers: Druk op + toevoegen om de kantoorleden die betrokken zijn in dit dossier toe te voegen.

 Opmerking: Afhankelijk van het soort dossier dat u hebt gekozen, zullen sommige Partijen of Medewerkers al ingevuld zijn of verplicht moeten worden ingevuld. Indien dit laatste het geval is, wordt u er in het lege veld onder de dossierpartij aan herinnerd dat u hier nog een relatie moet selecteren. Zolang u deze partij niet heeft ingevuld, zult u het dossier niet kunnen opslaan

 

Extra gegevens

De velden die u in dit tabblad te zien krijgt hangen af van de configuratie van de gegevensbank van uw Kantoor.

Sommige velden zullen voor alle dossiersoorten verschijnen, andere dan weer niet.

 

 

Extra info en notities

In het tabblad extra info en notities kunt u nota’s invoeren die betrekking hebben op het nieuwe dossier. Notities zijn een soort elektronische post-its waarop u allerlei informatie kunt ‘schrijven’. Zij worden in verschillende Kleosmodules gebruikt.

Een notitie aanmaken

  • Klik op in de rechterbovenhoek van een notitietabblad om een nieuwe notitie aan te maken.
  • Voer uw tekst in.
  • Druk op Opslaan om uw notitie te bewaren.

                                                                                                                     

 

Een notitie bewerken

  • Selecteer de notitie die u wilt bewerken in de lijst.
  • Klik op  in de rechterbovenhoek van het notitietabblad om de notitie te wijzigen of dubbelklik op de notitie.
  • Voer uw wijzigingen in.
  • Druk op OK om de wijzigingen te bewaren of op Annuleren om de bewerking te annuleren.

Een notitie verwijderen

  • Selecteer de notitie die u wilt verwijderen in de lijst.
  • Klik op  in de rechterbovenhoek van het notitietabblad om de notitie te verwijderen

 

 

top

Kleos Gebruikershandleiding – Dossiers (2)

22/03/2017

 

Een medewerker toevoegen in een dossier

U voegt een kantoorlid voor een bepaald dossier toe door op de knop Toevoegen te klikken in het kader “Dossier”.

 

 

In een volgend dialoogkader “Kantoorlid toevoegen”, kiest u de rol van het kantoorlid door één maal te klikken op de desbetreffende rol. Daarna selecteert u aan de rechterzijde van het scherm de persoon die u als kantoorlid wenst in te voegen in het dossier.

 

 

U bevestigt deze acties door op OK te klikken en het gekozen kantoorlid, met zijn of haar rol verschijnt in de lijst “Medewerkers”.

 Opmerking: U kunt de gegevens van de kantoormedewerkers rechtstreeks vanuit het dossier wijzigen. Zodra u met uw muis over een kantoormedewerker beweegt, verschijnt de button . Door hierop te klikken, opent u het relatiescherm van de kantoormedewerker waarop u direct gegevens kunt wijzigen en opslaan.

 

Partij toevoegen in een dossier

Een partij vertegenwoordigt een persoon (relatie) die rechtstreeks betrokken is bij het dossier en daarin een speciale rol vervult, zoals een cliënt, een tegenpartij, een notaris, een adviseur, enz.. Een relatie kan als verschillende partijen vertegenwoordigd zijn in hetzelfde of in meerdere dossiers. U kunt ook gekoppelde relaties aan een partij koppelen. Een gekoppelde relatie is een persoon die niet rechtstreeks gekoppeld is aan het dossier, maar wel rechtstreeks gekoppeld is aan één van de dossierpartijen. Zoals de advocaat van een tegenpartij of de echtgeno(o)t(e) van een cliënt.

U voegt een partij toe aan een dossier door op de knop ‘toevoegen’, Partij toevoegen te klikken:

 

 

Het dialoogkader “Partij toevoegen” opent. Vul vervolgens de velden aan en klik op OK.

 

 

Alleen als er voor de gekozen ‘soort partij’ extra velden ingevuld kunnen worden (zie Rollen in het dossier), zijn onderaan het scherm twee extra buttons opgenomen. Als u de extra gegevens in wilt vullen, kan dat door op de button Verder te klikken:

 

 

Een nieuwe identiteit als Partij invoegen

Klik op de knop Partij toevoegen in het dialoogkader “Partijen”. Een volgend kader “Identiteit” verschijnt.

 

 

Vul de desbetreffende informatie van de nieuwe identiteit in. Druk op OK en als u zich terug in het venster “Partij toevoegen” bevindt, duidt dan de desbetreffende rol van deze partij aan. Klik op Verder en vul de gegevens rond proceshoedanigheid aan. Klik op OK om deze nieuwe identiteit als partij te bevestigen.

Alvorens een nieuwe partij toe te voegen zal het systeem nagaan of alle verplichte gegevens werden ingevuld. Indien er gegevens ontbreken of ongeldig zijn, dan zal de partij niet aan het dossier worden toegevoegd en zal er een waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen.

 

Een gekoppelde identiteit toevoegen

Met deze handeling wordt er een persoon gekoppeld aan een identiteit die reeds (rechtstreeks of onrechtstreeks) aan het dossier gekoppeld is.

Bijvoorbeeld: de echtgenote van een cliënt of een contactpersoon binnen een bedrijf (rechtspersoon).

Om een gekoppelde identiteit toe te voegen:

  • Selecteer de identiteit die reeds aan het dossier is gekoppeld door erop te drukken.
  • Druk op Identiteit koppelen.

     

 

Het scherm “Gekoppelde identiteit” wordt geopend.

 

 

  • Selecteer de te koppelen identiteit uit de lijst. U kunt ook een nieuwe identiteit kiezen of aanmaken.
  • Druk op Verder.
  • Selecteer een rol voor de gekoppelde identiteit door erop te drukken. Voor bestaande contacten werd er reeds een rol gedefinieerd. Indien u dit wenst kunt u deze rol hier wijzigen.
  • Druk op Verder. Indien nodig kunt u ook hier bijkomende gegevens voor de gekoppelde identiteit invoeren zoals een hoofdadres, een postadres en extra gegevens.
  • Druk op Einde. De gekoppelde identiteit wordt aan het dossier toegevoegd.

 

 

top

Pro-Deozaak

27/03/2018

 

Pro-Deozaak

De optie Pro-Deozaak identificeert het dossier als een dossier waarbij de proceskosten door de staat worden betaald. U kan deze optie instellen in het venster Dossier – Algemeen – Bewerken. Als u deze optie selecteert, moet u de Pro-Deo referentie invoeren die u ontving van het Bureau voor Juridische Bijstand.

 

 

 

top

De documentmappen die ik heb aangemaakt zijn niet zichtbaar in alle dossiers

 

1. Omschrijving
De gebruiker heeft een documentenmap aangemaakt (b.v. Expertise) maar deze is niet zichtbaar in alle dossiers.
De map is correct aangemaakt via Configuratie > Documenten > Overige.

 

2. Oplossing
Controleer of het Dossiersoort hetzelfde is als alle betreffende dossiers: in het onderstaande voorbeeld heeft ieder dossier een ander type (Algemeen en Scheiding). De documentenmap Expertise is zichtbaar op het dossiertype Scheiding, maar niet op het dossiertype Algemeen.

 


Ga naar Configuratie > Dossier > Dossiersoorten en open de case soort Algemeen.
Selecteer de tab Mappen en klik op het rode oog icoon  om de Expertise map te activeren.

 

 

De documentenmap zal zichtbaar zijn voor alle dossiers van het type Algemeen.
Als u hem zichtbaar wil maken voor alle dossiers, haal het vinkje weg bij Beheer Mappen.

 

 

18/04/2018

 

 

top