Kleos Guide d’utilisation – La liste des résultats

15/03/2017

 

La liste des résultats
Quelque soit le module dans lequel vous travaillez, les résultats de votre recherche seront toujours présentés sous forme de liste des résultats. Les fonctions suivantes sont décrites: mise en pages, trier, filtrer et regrouper. Vos préferences sont sauvgardé par session et par liste des résultats par Kleos. Même si vous déconnectez et qu’ensuite à nouveau vous vous connectionez (sur le même ordinateur), Kleos vous affiche la liste des résultats selon vos préférences personelles.

Mise en pages

 

 

La liste des résultats est présentée sous forme de tableau, dans lequel chaque ligne représente un objet trouvé (dossier, identité, document,…) et chaque colonne un paramètre de cet objet.

Les barres de défilement verticales vous permettent de parcourir la liste de haut en bas et vice-versa. Les barres de défilement horizontales vous permettent de consulter tous les paramètres des objets trouvés. Vous pouvez aussi utiliser les clés Ctrl suivantes pour parcourir La Liste des Résultats:

  • Ctrl + Page Down: pour défiler vers la fin de la Liste des Résultats
  • Ctrl + End: pour défiler vers la fin de La Liste des Résultats
  • Ctrl + Page Up: pour défiler vers le début de la Liste des Résultats
  • Ctrl + Home: pour défiler vers le début de la Liste des Résultats

Le nombre d’objets retrouvés est affiché dans le coin inférieur droit de l’écran. L’ordre de tri des résultats retrouvés est affiché dans le coin inférieur gauche de l’écran. Pour modifier l’ordre d’affichage des colonnes:

  • Positionnez le pointeur sur la colonne que vous souhaitez déplacer
  • Tenez la touche gauche du pointeur enfoncée
  • Glissez la colonne jusqu’à ce qu’elle atteigne la position souhaitée et lâchez la touche du pointeur

Pour modifier la largeur des colonnes:

  • Cliquez sur la barre de séparation à droite de la colonne dont vous souhaitez modifier la largeur et glissez-la jusqu’à ce qu’elle atteigne la position souhaitée
  • Cliquez deux fois de suite sur la barre de séparation pour adapter la largeur de la colonne à son contenu

 

Trier

Les objets affichés dans la Liste des résultats peuvent être triés par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur un titre de colonne.

Une flèche indiquant l’ordre de tri sera affichée à droite de l’en-tête colonne.

En cliquant une deuxième fois sur le titre de colonne, l’ordre de tri sera renversé (de croissant à décroissant et vice-versa).

Pour restaurer l’ordre original, vous cliquez une troisième fois sur le titre de colonne. 

 

Filtrer

Vous pouvez réduire le nombre d’objets affichés dans la Liste de résultats en utilisant un filtre.

Un filtre a été prévu pour chaque colonne paramètre. Vous pouvez utiliser un seul filtre ou une combinaison de plusieurs filtres.

  • Pour filtrer les résultats de recherche, cliquez sur la flèche noire à droite de la colonne que vous souhaitez filtrer.

 

 

  • Cochez les cases des données que vous souhaitez filtrer. La flèche noire à droite de la colonne est remplacée par une icône filtre.

                                  

 

Seuls les résultats de recherche qui correspondent au filtre sont affichés dans la Liste des résultats.

  • Pour enlever un filtre, cliquez sur l’icône de filtre à droite de la colonne.
  • Cliquez sur (Effacer le filtre) pour enlever le filtre de cette colonne ou décochez les cases.

 

Regrouper

Les objets repris dans la Liste de résultats peuvent être regroupés sur base d’un ou plusieurs paramètres.

Pour regrouper les résultats:

  • Cliquez sur le titre du paramètre sur base duquel les objets doivent être regroupés.
  • Tenez la touche gauche du pointeur enfoncée et glissez le titre du paramètre dans la ligne vide au-dessus de la Liste des résultats.
  • Répétez cette action pour tous les paramètres de regroupement sous-jacent que vous souhaitez ajouter.
  • Filtrez les objets regroupés si nécessaire.

 

 

  • Dans l’exemple ci-haut, les objets ont été regroupés sur les paramètres ‘Auteur’ et ‘Date de création’.
  • Pour afficher les objets regroupés sans filtre, cliquez sur le paramètre et glissez-le dans la liste des résultats.

 

Imprimer ou exporter (Excel) une liste

Beaucoup de données de votre Bureau sont sauvegardées dans la base de données de Kleos. Dans les listes diverses (liste des documents, liste des activités,…), les données sont clairement présentées. Vous pouvez adapter la mise en page et une sélection des listes d’écrans vous-même. Il est également possible d’imprimer les données de ces listes et de les exporter dans Excel.

Sous chaque liste vous trouvez le bouton Imprimer liste.

 

 

Le bouton Ordre par défaut parait s’il y a un ordre de tri prédéfini dans Kleos pour cette liste. Le bouton rétablit l’ordre de tri standard si vous avez cliqué sur le titre de la colonne, par exemple pour trier sur ‘Type’ ou ‘Description’. Si vous cliquez sur le bouton Effacer mis en page la mise en page standard est reprise, et par exemple les colonnes que vous aviez cachées seront visible, les colonnes que vous aviez groupées seront de nouveau dans la liste, etc.

Si vous cliquez sur le bouton Imprimer liste, la même liste (avec la mise en page choisi) apparait sur un nouvel écran Imprimer liste. La mise en page peut encore être adaptée à vos préférences personnelles.

Remarque: si votre liste contient plus de 1.000 éléments vous ne pourrez pas exporter les données à votre imprimante ou Excel. Après de cliquer ‘Imprimer liste’ un message d’avertissement apparait avec le conseil de raffiner votre résultat de recherche (donc le numéro de liste est moins que 1.000).

 

 

En haut de l’écran Imprimer liste vous trouvez des fonctionnalités nouvelles pour imprimer les données et exporter dans Excel:

 

Prévisualiser & imprimer

Un exemple des pages à imprimer est affiché dans un nouvel écran, dans lequel vous pouvez régler quelques préférences d’impression. S’il apparait que toutes les colonnes ne rentrent pas dans la page, vous pouvez annuler l’imprimer (en bas de l’écran) et réadapter la mise en page (en enlevant une colonne extra ou les rendre plus étroits). Si toutes les préférences sont bien, vous envoyez la liste à l’imprimeur au moyen du bouton Imprimer en bas de l’écran.

 

 

Export Excel

Les données de la liste, affichées comme sur l’écran ‘Imprimer liste’, seront exportées vers Excel au moyen du bouton Export Excel. Dans Excel vous pouvez continuer à éditer les données et à les sauvegarder localement ou sur le réseau informatique de votre Bureau.

 

Sauvegarder mise en page

Vous pouvez sauvegarder la mise en page adaptée ainsi vous pourrez l’utiliser facilement une autre fois. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Sauvegarder mise en page. Dans l’écran Sauvegarder mise en page vous pouvez donner un nom à votre mise en page:

 

 

Remarque: la mise en page sauvegardeé est seulement sauvegardée dans votre ordinateur et peut seulement être utilisée par vous, sur votre ordinateur.

 

Sélectionner mise en page

Vous pouvez réutiliser une mise en page sauvegardé si par exemple vous voulez imprimer la même liste d’activités avec des nouvelles données. Au bas de la liste cliquez Imprimer liste et sur l’écran Imprimer liste qui apparait, cliquez le bouton Sélectionner mise en page. Les Mise en pages sauvegardées seront affichées dans un menu déroulant:

 

 

Si vous choisissez une mise en page sauvegardée sur une liste, le nom de cette mise en page apparait en haut de la liste: 

 

 

Vous pouvez rétablir la mise en page initiale en la sélectionnant dans le menu déroulant. Vous pouvez effacer également la mise en page en cliquant sur le lien Supprimer mise en page derrière le nom de la mise en page (voyez l’écran ci-dessus). Dans ce cas, la mise en page ne serait plus appliquée sur la liste, mais ne serait non plus disponible dans le menu déroulant. Kleos vous d’abord demande l’autorisation.