Kleos pour Outlook – Kleos 6.6

Dans Kleos 6.6 nous avons apporté plusieurs améliorations à Kleos pour Outlook en terme de simplicité d’utilisation et d’efficacité.

 

Regardez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment tirer le meilleur parti de ces améliorations.

Kleos pour Outlook: installation et démarrage (même si Kleos n’est pas ouvert)

Si vous utilisiez déjà la version précédente de Kleos pour Outlook sur votre PC :  quand vous passez à la nouvelle version le système va désinstaller automatiquement l’ancienne version et installer la nouvelle.

 

Si vous devez (ré)installer le Kleos pour Outlook osur un autre PC, vous pouvez le télécharger ici: https://kleos.wolterskluwer.com/belgiumfr

 

Ce nouveau Add-in Kleos pour Outlook est compatible avec les versions suivantes d’Outlook :

  • Microsoft Outlook 2010
  • Microsoft Outlook 2013
  • Microsoft Outlook 2016
  • Microsoft Outlook 2019
  • Microsoft Outlook 365 (seulement la version installée localement sur le bureau Windows/pas la version en ligne)

Au moment où vous ouvrez Outlook, Kleos pour Outlook Add-in sera automatiquement activé et apparaîtra comme un petit panneau sur le côté droit de votre Outlook.

 

A l’occasion de la première ouverture :  vous pouvez sélectionner votre pays :

 

Pour d’accéder en Kleos pour Outlook:  utilisez les mêmes identifiants que pour vous connecter en Kleos.

 

Afin de faciliter les choses, Kleos pour Outlook est capable de vous connecter automatiquement quand vous démarrez Outlook en sélectionnant l’option “Automatic login at start up” :

 

Si celui-ci est sélectionné, Kleos pour Outlook sera automatiquement ouvert quand vous ouvrez Outlook….

 

Sauf si vous vous déconnectez spécifiquement de Kleos pour Outlook

 

Afin de vous déconnecter de : clicquez sur votre nom (à gauche en bas du panneau Kleos pour Outlook et Logout


 

Kleos pour Outlook: dossier de destination : Suggestion automatique, dossier récent ou recherche manuelle

Ceci est une des plus importantes évolutions : chaque fois que vous sélectionnez un email en Outlook, Kleos pour Outlook essaiera automatiquement de trouver un dossier de destination lié.

 

Dans ce but plusieures données sont recherchées et un (ou plusieurs) dossier est suggére au cas où :

 

Pour des emails entrants ou sortants :

  • L’email fait partie d’une série => La série est identifié et le même dossier est suggéré.
  • Votre référence de dossier en Kleos case est mentionnée dans le sujet de l’email.
  • La reference d’une partie est mentionnée dans le sujet de l’email.

 

Seulement pour les emails entrants :

  • Si l’expéditeur est une partie dans le dossier, Kleos pour Outlook vérifiera son adresse email et dans quels dossiers il figure.
  • Si les récepteurs sont concrnés en tant que partie dans des dossiers, Kleos pour Outlook vérifiera l’adresse email et proposera les dossiers dans lesquels elel est retrouvée.

Seulement pour les emails sortants :

  • L’expéditeur est une partie interne dans un dossier : Kleos pour Outlook vérifiera si l’adresse correspond avec l’adresse email d’un member du bureau impliqué dans le dossier.
  • Le/les récepteur(s) est une partie externe dans un dossier : Kleos pour Outlook vérifiera si l’adresse email du (des) récepteur(s) correspond avec celle d’une partie dans un dossier en Kleos.

 

Au cas où il n’y a pas de dossiers correspondants sont trouvés (ou le “score” est insuffisant):

– Kleos pour Outlook proposera de mettre dans un des dossiers les plus récents.

– Vous pouvez procéder à une recherche manuelle.


 

Kleos pour Outlook: fichier de destination : Suggestion automatique

Après la selection du dossier de destination (de façon automatique ou manuelle), Kleos pour Outlook suggérera toujours un fichier de destination pour enregistrer l’email/les annexes selon les règles suivants :

 

  1. L’email sélectionné fait partie d’une série déjà enregistré en Kleos. Au cas où l’email sélectionné fait partie d’une série, Kleos pour Outlook proposera le fichier du dernier email enregistré en Kleos dans la même série.
  2. Dans le dossier suggéré/sélectionné, au moins un email est enregistré mais pas dans la même série de l’email sélectionné.
    • L’email sélectionné en Outlook est un email envoyé : Kleos pour Outlook proposera le fichier du dernier email enregistré en Kleos dans le dossier suggéré.
    • L’email sélectionné en Outlook is un email entrant : Kleos pour Outlook proposera le dernier fichier utilisé pour enregistrer un email dans le dossier suggéré.

 

  1. Dans le dossier suggéré il n’y a pas des emails enregistrés : Kleos pour Outlook proposera le fichier par défaut configuré par l’utilisateur dans la configuration de Kleos. A cette fin, deux nouvelles configurations possibles ont été ajoutées dans la section des préférences de l’utilisateur (pour les emails entrants et sortants).

 

Si le fichier suggéré ne répond pas aux besoins, vous pouvez sélectionner un autre fichier, en cliquant sur la touche Change à droite du nom du fichier :

 

Alors vous parcourrez les fichiers existants dans le dossier afin d’en sélectionner un (et même créer un nouveau fichier dans le dossier).


 

Kleos pour Outlook: Créer un nouveau fichier dans le dossier de destination.

Le nouveau Kleos pour Outlook vous donne la possibilité de créer “à la volée” un nouveau fichier dans un dossier.

Après avoir sélectionné un dossier, cliquez sur Change derrière le nom du fichier proposé.

 

Ceci vous donnera la possibilité de parcourir les fichiers existants dans le dossier, mais aussi de Create new folder.

Tapez le nom du nouveau fichier et ensuite <enter> ou cliquez à l’extérieur de la case pour l’enregistrer.

 

Ensuite déplacez le nouveau fichier vers l’emplacement désiré : il suffit de le glisser et de le déposer à l’emplacement approprié dans l’aperçu de la structure des fichiers.

 

Le nouveau fichier peut maintenant être utilisé pour enregistrer des emails/annexes dans le dossier.


 

Kleos pour Outlook: enregistrer un email entrant

 

Cliquez simplement en Outlook sur un email existant…

Kleos pour Outlook essaiera automatiquement de trouver un dossier correspondant suivant les règles décrit plus haut dans ce document.

 

Si un dossier correspondant est trouvé, il sera visible dans le panneau Kleos pour Outlook:

Au cas où le dossier suggéré n’est pas celui que vous rechercher, vous pouvez cliquer sur Change et en sélectionner un autre.

 

Au cas où aucun dossier n’est trouvé : vous pouvez choisir un des dossiers utilise récemment ou en chercher un (tapez au moins trois caractères afin de chercher).

 

Quand finalement un dossier sélectionné, deux situations sont possibles :

 

SITUATION 1 : l’email n’a pas d’annexe OU vous voulez enregistrer l’email plus les annexes comme un seul fichier.

Optionnellement changez le fichier de destination, et ensuite cliquez sur Enregister dans Kleos

Le panneau Kleos pour Outlook panel affichera une confirmation…

…et vous pouvez executer des étapes supplémentaires (Add task…) comme décrit plus loin dans ce document

 

SITUATION 2 : l’email vient avec des annexes et vous voules les enregistrer comme des fichiers séparés en Kleos.

 

Selectionnez Enregistrer les PJ en tant que document séparés dans Kleos  

 

Ensuite pour l’email même et pour chaque annexe vous pouvez :

  • Décocher l’(les) élément(s) que vous ne voulez pas enregistrer
  • Changez le fichier suggéré
  • Renommer les annexes (cliquez dans le nom et vous pouvez l’éditer)

 

Ensuite cliquez sur Enregister maintenant

 

Le panneau Kleos pour Outlook panel affichera une confirmation…

 

…et vous pouvez procéder à des étapes complémentaires (Ajouter tâche…) comme décrit plus loin dans ce document-ci.


 

Kleos pour Outlook: sélectionner plusieurs emails en une fois

LKleos pour Outlook permet d’enregistrer plusieurs Emails en une seule action. Lorsque vous sélectionnez plusieurs Emails dans Outlook, vous pouvez ensuite choisir le dossier d’import et importer tous vos Emails

d’un coup

Sélectionnez un dossier ou en chercher un (tapez au moins trois caractères pour chercher)

 

Ensuite vous pouvez changer le fichier de destination.

 

Ensuite cliquez sur File now

Le panneau Kleos pour Outlook panel affichera une confirmation…

 

…et vous pouvez procéder à des étapes complémentaires (Ajouter tâche…) comme décrit plus loin dans ce document-ci.

 

BON A SAVOIR: quand vous sélectionnez plusieurs emails

  • Suggestion automatique d’un dossier n’est pas actif
  • vous ne pouvez pas enregistrer des annexes dans des fichiers séparés

 

Kleos pour Outlook: créer un nouvel email (de façon optionnelle en utilisant un modèle)

 

Lorsque vous écrivez un nouvel Email depuis Outlook, le panneau du module à droite de la fenêtre vous proposera la liste de vos dossiers récents. Vous pouvez en un clic sélectionner le dossier dans lequel sera automatiquement enregistré l’Email une fois envoyé. Si le dossier n’est pas affiché dans la liste des dossiers récents vous pouvez bien entendu le rechercher depuis le champ prévu à cet effet.

Une fois votre dossier choisi, les options suivantes seront accessibles :

  • Information sur le dossier sélectionné avec possibilité de le changer
  • Information sur le répertoire de document sélectionné avec possibilité de le changer
  • Bouton permettant d’appliquer un modèle de mails Kleos au nouvel Email
  • Ajouter des destinataires depuis le dossier Kleos
  • Ajouter des documents en PJ de votre Email depuis le dossier Kleos
  • Un bouton optionnel permettant de chainer des actions (créer un RDV, créer une tâche…)

Le dossier sélectionné apparaît, cliquezsur < afin de sélectionner un autre

 

Kleos pour Outlook suggérera un fichier dans lequel l’email sera enregistré dans le dossier Kleos (clicquez sur Change si necessaire, vous pouvez même créer un nouveau fichier.

 

Cliquez sur Utiliser un modèle de Kleos pour parcourir la liste des 5 modèles d’email utilises récemment, ou en chercher un.

 

Le modèle est ensuite “executé” et remplira (en function du modèle) : les destinataires, le sujet et le corps du texte.

 

BIEN A SAVOIR :

– Si vous avez encodé manuellement un/des destinataire(s) (To, Cc or BCc) avant d’appliquer le modèle, aucun destinatiare sera rajouté du modèle

– Si vous avez encodé manuellement un/des sujet(s) avant d’appliquer le modèle, le sujet ne sera pas mis à jour à partir du modèle

– Si vous avez encodé manuellement un corps de texte, le corps de texte du modèle sera rajouté.

 

Cliquez sur Ajouter des destinataires afin de sélectionner des destinataires à partir du dossier.

Cliquez simplement sur l’adresse email afin de sélectionner destinataire direct, ou CC BCC qui appraîtra quand vous passez au-dessus l’adresse email avec le souris.

Si necessaire, cliquez sur Ajouter pièces jointes

 

Un champ de recherche vous permet également d’aller trouver le document souhaité dans votre dossier.

Vous pouvez en sélectionner un (ou plusieurs, mais seulement un à la fois).

 

Une barre de progression apparaîtra, ensuite le document sera rajouté aux annexes en Outlook (un signe vert dans le Kleos pour Outlook indiquera que le téléchargement à partir du serveur est réussi).

 

BON A SAVOIR: Afin de rendre  la selection des annexes plus simple, vous pouvez filtrer les types des documents à montrer:

 

Après avoir sélectionné les annexes, vous pouvez ensuite taper le corps du texte de l’email.

 

Alors vous êtes Presque prêt pour enregistrer l’email !

 

IMPORTANT : AVANT D’ENREGISTRER : si vous avez l’intention d’ajouter un agenda ou une activité : Sélectionnez Afficher étapes suivantes :

Ensuite cliquez sur Envoyer et enregistrer dans Kleos

 

Au cas où vous avez coché Etapes suivantes  Il vous sera proposé de créer un agenda, une tâche, une activité ou un suivi comme décrit ci-dessous.


 

Kleos pour Outlook: étapes supplémentaires après avoir enregistré un mail (calendrier, tâche…)

 

Après avoir enregistré un email nouveau ou existant, vous pourriez optionnellement rajouter : un rendez-vous / une tâche / suivi / activité.

Ces étapes suivantes sont proposées de différentes façons dépendant du scenario.

 

Scenario 1: enregistrer un email entrant ou déjà envoyé

Les étapes suivantes sont systématiquement disponibles, peuvent être exécutés plusieurs fois si nécessaire et le mail peut aussi être enregistré à nouveau dans un dossier différent :

Scenario2 : créer et enregistrer un nouvel email :

Dans ce cas-ci, Vous devez spécifiquement opter pour exécuter des actvités supplémentaires, en sélectionnant Etapes suivantes

Une fois l’option sélectionnée, Kleos pour Outlook ouvra une fenêtre qui inclut : 

  • Au côté gauche : un résumé de l’email envoyé
  • Au côté droit : les prochaines étapes possibles

Screen KLS-BI-1126. 3

La méthode pour enregistrer les étapes suivantes est la même pour les deux scenarios.

 

Ajouter un rendez-vous (automatiquement lié au dossier dans lequel l’email a été classé)

 

Vous pouvez créer rapidement un nouveau RDV dans votre agenda Kleos en remplissant les informations minimum nécessaire. Une fois enregistré un RDV viendra se créer immédiatement dans Kleos et sera visible par les autres membres du cabinet :

Une fois enregistré une réaction sera affichée (“RDV Ajouté”).

 

BON A SAVOIR:

– Type de rendez-vous : Kleos propose par défaut la préférence applicable qui a été encodée dans la configuration de Kleos (une pour Document import et une pour creation)

– Le rendez-vous est par défaut assigné à vous.

 

Ajouter une tâche (par défaut liée au dossier dans lequel l’email a été classé)

En cliquant depuis « Créer tâches » vous pourrez créer dans votre Kleos une nouvelle tâche en quelques clics. Une fois enregistrée un message vous confirmera la bonne création dans l’application.

Une fois enregistré une réaction sera affichée (“Tache créée”).

BON A SAVOIR:

Vous pouvez choisir de pré remplir vos nouvelles tâches créées depuis le nouveau Add-in Kleos pour Outlook 2.0 en les configurant depuis Configuration> Généralités> Mes préférences> Onglet « Tâches »

La tâche est par défaut assigné à vous (l’utilisateur connecté) mais peut être lié à un autre membre du bureau.

 

Ajouter une activité (par défaut lié au dossier dans lequel l’email a été classé)

Créez en quelques clics une nouvelle activité à facturer dans votre dossier Kleos directement depuis Outlook ! Le responsable de l’activité sera par défaut l’utilisateur qui créé l’activité depuis le complément Outlook. Le dossier de destination sera celui indiqué depuis Outlook. Un message vous confirmera que votre activité a bien été enregistrée dans votre dossier Kleos :

Une fois enregistré une réaction sera affichée (“Activité registré”).

BON A SAVOIR:

– Seulement des activités liées à du temps ou des activités fixes sont disponibles ici.

– Type d’activité type Kleos propose par défaut la préférence applicable qui a été encodée dans la configuration de Kleos (une pour importer un document et une pour créer un Document)

–  Le propriétaire de l’activité est vous-même (l’utilisateur connecté)

Ajouter suivi

Vous pouvez créer une bannette A suivre pour un collègue du cabinet directement après avoir enregistré un Email

Une fois enregistré une réaction sera affichée (“A suivre créé”).


 

Kleos pour Outlook: Répondre à, ou transférer un email déjà enregistré

 

Les fonctions liées à la création d’un nouvel e-mail sont également disponibles lorsque vous répondez à un e-mail ou que vous le transférez.

De plus, si le mail auquel vous répondez a déjà été classé dans Kleos, le Add-in proposera automatiquement de stocker la réponse dans le dossier où le mail original a été classé (mais vous pouvez le modifier).

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