Comment créer un bordereau de communication de pièces

 

0.1       E-tampon – le bordereau de communication de pièces par Kleos

 

Cette nouvelle fonctionnalité a pour objectif de vous aider dans la réalisation de vos bordereaux de communication de pièces. Rassemblez vos pièces dans un “conteneur’, organisez les dans l’ordre souhaité, appliquez un tampon, créez votre page d’index de toutes vos pièces et générez votre bordereau au format .PDF (en un seul ou plusieurs fichiers).

 

0.2         Activer le module « E-tampon »

 

Pour bénéficier de ce nouveau module il faut que vous disposiez de l’édition BUSINESS de Kleos OU que vous contactiez notre service commercial.

 

Si vous disposez déjà de ce module il faut donc l’activer depuis la Configuration de votre Kleos, puis vous rendre dans Cabinet, puis dans le sous menu « Contrat & autorisations », enfin cliquez sur « Gestion de contrat »

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Une fois sur cette page de gestion des modules, activez le module « Gestion avancée de documents » aux utilisateurs de votre cabinet qui doivent bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité.

 

Dès que ce module est affecté, les utilisateurs pourront créer leurs bordereaux de pièces depuis l’onglet Documents de leurs dossiers. Le bouton « Nouveau conteneur » apparait une fois que vous bénéficiez de la fonctionnalité :

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Ou depuis la section générale Documents de Kleos :

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NOTE : Pour créer votre 1er bordereau de pièces il faut qu’au moins un document/fichier soit sélectionné.

 

Lorsque vous êtes en cours de création d’un bordereau vous pouvez l’enregistrer en brouillon afin de le finaliser ultérieurement.

 

Les bordereaux en format final & brouillon sont affichés, dans chacun de vos dossiers, depuis le nouveau menu en bas à gauche de votre écran « Conteneurs (assembleur de doc.) » :

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Depuis ce menu, vous pouvez créer un nouveau bordereau, le modifier ou en supprimer :

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Pour créer votre 1er conteneur, sélectionner un ou plusieurs documents. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez sur la touche « Ctrl » de votre clavier et cliquez sur les fichiers que vous souhaitez intégrer. Une fois votre sélection faite cliquez sur le bouton « Nouveau ».

 

0.3         Création d’un conteneur

 

Les différents formats de fichiers acceptés pour créer votre conteneur sont les suivants :

  • Doc/Docx
  • Gif
  • Jpeg/jpg
  • Pdf
  • Png
  • Bmp
  • Tiff/tif (y compris les multi pages)
  • Txt
  • Xls/Xlsx (avec PdfCreator version 1.7.3 seulement)

 

La fenêtre du conteneur se présente de la façon suivante :

Le conteneur est l’étape intermédiaire obligatoire de création de votre fichier de sortie au format .PDF.

Cette fenêtre sert à créer votre conteneur (et donc votre bordereau par la suite).

Cette fenêtre vous permet de :

  • Ajouter un nouveau fichier/document à votre bordereau en construction, dans le cas où vous n’auriez pas pré sélectionné tous les fichiers requis,
  • Supprimer des fichiers de votre bordereau en construction,
  • Trier/ordonner les différents documents de votre bordereau en construction,
  • Pré visualiser le contenu des différents fichiers afin de vérifier que vous ajoutez bien le fichier souhaité, depuis le panneau de droite,

 

Note : si vous avez activé le convertisseur centralisé de PDF en option dans votre Kleos alors les fichiers Xls/Xlsx ne seront pas acceptés à la conversion. Si vous utilisez la version locale V 1.7.3 de PDFcreator, installée sur votre PC, vous pourrez les ajouter à vos conteneurs.

 

Vous pouvez également depuis le haut de cette fenêtre indiquer quel est le premier numéro qui s’applique sur le 1er document du bordereau. Tous les autres documents du lot disposeront de numéros définis à partir du 1er numéro indiqué.

 

Depuis la colonne « Nom dans le doc.final » vous pourrez indiquer un nom différent de celui du fichier d’origine directement. Ce nom sera par la suite utilisé dans le fichier .PDF de sortie.

Si vous ajoutez dans votre conteneur un fichier/document qui a déjà été ajouté à un autre bordereau alors Kleos vous l’indiquera via une icône alerte présente sur le fichier concerné :

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Cette fenêtre d’alerte vous indiquera :

  • Le nom du bordereau comprenant ce fichier,
  • Le dossier concerné si c’est un dossier différent de celui dans lequel vous vous situez,
  • Le répertoire de classification de ce bordereau,

 

Vous pouvez décider de générer un seul fichier .PDF en sortie ou un fichier .PDF pour chacun des fichiers présents dans le conteneur. Pour cela sélectionnez l’option : « Générer 1 PDF par document » :

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Si vous ne cochez pas cette option alors par défaut Kleos générera un seul fichier .PDF pour toutes vos pièces.

L’option « Taille max. des PDF » vous permet de choisir le poids de votre futur fichier :

 

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Différentes tailles standards sont proposées pour votre fichier de sortie, et ce afin de correspondre aux formats de communication avec le E-barreau/RPVA :

  • 4Mo pour les communications au greffe,
  • 10Mo pour les communications entre avocats,
  • 32Mo pour le tribunal administratif,
  • 40Mo (pour les gros fichiers),

Si vous une taille maximum pour un bordereau, alors Kleos générera un fichier de cette taille. Si le poids maximum est dépassé car votre conteneur contient trop de fichiers/documents, Kleos vous en informera via un message :

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Si vous souhaitez, malgré cette alerte, générer le fichier .PDF de sortie, Kleos bloquera l’opération :

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Selon la taille de transmission choisie, Kleos va alors découper votre fichier .PDF de sortie en plusieurs fichiers, mais ne découpera jamais un fichier en 2. Les fichiers seront conservés en l’état.

 

0.4         Informations techniques

 

  • Un conteneur peut contenir jusqu’à 100 fichiers/documents au maximum,
  • La taille totale cumulée de ces fichiers ne peut pas dépasser 100Mo (NB. La taille d’un fichier en entrée peut être différente de sa taille en fichier de sortie de par la conversion au format .PDF),
  • La taille maximum par fichier est de 40Mo,

 

0.5         L’index des documents/pièces

 

L’index des documents est la liste de tous les documents présents dans le conteneur. Cet index peut être généré et affiché en première page du fichier .PDF de sortie (le bordereau) OU il peut être généré en tant que document séparé ou peut ne pas être généré du tout.

 

Pour générer votre index des documents il faut sélectionner un modèle de document au préalable :

 

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Le document d’index qui sera généré se basera sur le modèle choisi depuis ce menu déroulant.

Des modèles de bordereaux sont fournis avec la fonctionnalité mais vous pouvez également en créer vous-même afin de les personnaliser (ajout de l’entête du cabinet, du cachet …).

 

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Toutes les informations du contexte dossier sont accessibles dans l’éditeur (numéro de rôle, adresse du cabinet, champs spécifiques aux index etc.)

 

0.6         Le choix du tampon

 

Vous pouvez appliquer un tampon à tous les documents présents dans votre conteneur.

« Type de tampon » : 2 tampons différents sont proposés :

  • Un tampon circulaire
  • Un tampon rectangulaire

Il est possible de personnaliser ces 2 tampons en y ajoutant du texte dans la partie haute et basse du tampon.

Le positionnement du tampon dans chaque document est également configurable (en haut à droite, en bas au centre etc.). Le tampon peut être appliqué, au choix, sur toutes les pages des documents, ou juste sur la 1ère page de chaque document.

Toutes ces configurations du tampon sont disponibles depuis l’onglet « Tampon (décocher si pas de tampon) »)

 

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  • « Texte tampon (haut) »: Le texte de la partie haute du tampon sera celui du signet.
  • « Texte tampon (bas) » : Le texte de la partie basse du tampon peut disposer d’un maximum de 30 caractères. Ce texte sert à mentionner le nom de votre cabinet ou le nom de l’avocat en charge du dossier.

Toutes les personnalisations du tampon (textes, positionnement etc.) sont enregistrables pour vos futures utilisations.

 

Attention : chaque page disposant d’un tampon augmentera le poids de celle de 7Ko. Cela aura un impact sur le poids de votre fichier de sortie.

 

Note : vous ne pouvez pas dans la 1ère version du module E-tampon importer votre propre tampon. Seuls les tampons proposés sont utilisables.

 

 

0.7         Pré visualisation et génération du fichier

 

Avant de générer votre fichier, tous les documents sont visualisables depuis la fenêtre de pré visualisation. Vous pourrez voir le résultat avant génération. Si vous avez besoin d’effectuer des modifications vous pouvez toujours revenir en arrière.

 

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Tous les documents générés sont enregistrés dans l’onglet Documents de chacun de vos dossiers Kleos, accessibles depuis le répertoire que vous aurez choisi.

 

Afin de vous aider à naviguer facilement dans les documents, des signets sont disponibles pour chaque document et l’index des pièces est généré dans votre fichier .PDF :

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27-03-2018 – 15:10