Envoyer des emails en masse / Liste de diffusion

06/11/2018

 

1. Description
La fonctionnalité d’envoyer un email en masse à une liste de contacts n’est pas possible dans Kleos. Cependant, il est possible d’extraire les données de Kleos et envoyer un email en masse à partir d’Outlook.

2. Procédure
Dans l’exemple ci-dessous nous allons sélectionner la liste de Clients.
1. Sélectionnez Contacts > Recherche avancée
2. Remplissez les champs suivants:
a. Rôle: Pour
b. Adresse mail (dans ce champs rentrer uniquement “@”)
c. Statut: Actif

 

 

Dans notre exemple les champs de recherche doivent ressembler comme ceci :

 

 

3. Cliquer sur Rechercher.
4. La liste des résultats s’affichera (uniquement les contacts avec une adresse mail).
5. Sélectionnez ensuite Rapports.

 

6. Sélectionnez le rapport  Export contact et cliquez Ouvrir. Dans Eléments à imprimer cochez Tous. Cliquez Générer rapport afin d’ouvrir le fichier Excel.

 

 

7. Dans le fichier Excel, aller dans la colonne Email
8. Placez le curseur en haut de la colonne pour la sélectionner et appuyez sur Ctrl + C.

 

 

9. Ouvrez Outlook et créez un Nouveau courrier électronique et ensuite appuyez sur Ctrl + V pour copier la liste de diffusion.
Note: la colonne Email 1 sera également copiée, nous devons donc la supprimer.

 

 

Email – possibilité d’écrire directement l’adresse du destinataire dans le champ A, CC ou CCI

09/01/2019

 

Désormais vous pouvez ajouter les destinataires de vos Emails en un clic et écrire directement dans les champs A, CC, CCI.

Ajouter un destinataire dans un Email quand le dossier n’est pas sélectionné
Lorsque vous écrivez au moins 3 lettres dans les champs A, CC ou CCI et que le dossier n’est pas renseigné, alors Kleos ouvrira une fenêtre avec la liste des contacts de votre Kleos pouvant satisfaire à ces critères.

 

 

Une liste déroulante vous proposera les contacts pouvant correspondre, il suffira de sélectionner celui qui est correct est son adresse s’ajoutera comme destinataire.

 

 

Ajouter un destinataire dans un Email quand le dossier est sélectionné
Si vous partez d’un dossier pour créer votre nouvel Email, ou si vous avez déjà renseigné la référence dossier concerné, lorsque vous cliquerez avec votre souris sur les champs A, CC ou CCI, Kleos affichera une liste déroulante des toutes les personnes/parties de votre dossier. Il vous restera à sélectionner les adresses des destinataires.

 

 

Mettre à jour l’adresse Email d’un contact
Si la personne/contact que vous avez sélectionné n’a pas d’adresse Email enregistrée, vous pouvez écrire directement dans le champ entre crochet afin d’entrer son adresse Email.

 


Une fois l’adresse Email remplie, Kleos vous demandera si vous souhaitez mettre à jour la fiche contact avec cette adresse Email.

 

 

Créer un nouveau contact depuis un Email contenant une nouvelle adresse Email
Si vous entrez manuellement une adresse Email dans le champ A ou Cc, ce qui est désormais possible dans l’éditeur de mails, si vous finissez d’écrire l’adresse Email avec le caractère « ; », un bouton + apparaitra et vous proposera de créer une nouvelle fiche contact pour l’adresse Email inconnue.

 

 

Champ CC visible par défaut dans l’éditeur de mails
Le champ « Cc » est désormais affiché par défaut

 

 

 

Importer des e-mails dans Kleos

30/01/2018

 

1. Description
Comment importer des emails dans Kleos.

2. Procédure
Depuis l’onglet Documents du dossier ou l’onglet générale Documents, cliquer sur le bouton Importer > Importer un email

Note : depuis l’onglet générale Documents il faudra indiquer le nom du Dossier.

 

 

La fenêtre ci-dessous s’ouvre. Sélectionnez le ou les emails à importer en cochant les cases de gauche.

Il est aussi possible de changer le dossier de destination ainsi que le répertoire.

 

Cliquer sur Importer ou Importer en masse.

 

Le bouton Importer : Kleos importe un email à la fois

 

 

Le bouton Importer en masse : Kleos importera tous les emails sélectionnés en un seul coup.
Cliquez OK pour valider.

 

 

 

Le mail envoyé depuis Kleos n’apparaît pas dans les éléments envoyés d’Outlook

1. Description
Lorsqu’un mail est envoyé depuis Kleos, celui-ci n’apparaît pas toujours dans les éléments envoyés sur Outlook
Cela vient de la configuration de la boîte mail sous Kleos qui est paramétrée en POP ou IMAP.
Il faut la re-paramétrer en Exchange (Serveur messagerie Outlook).

2. Solution

À partir d’Outlook, allez dans Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte

 

Double-cliquez sur le compte désiré

 

 

Copiez le nom du serveur et ouvrez Kleos.

 

 

 Allez dans Configuration > Généralités > Configuration Générale > Comptes Emails

Sélectionnez Ajouter et ensuite choisissez l’option Configurer manuellement

 

Saisir les informations demandés : Adresse de messagerie / Nom d’utilisateur / Mot de passe / Alias/Nom affiché et Description

Dans Type de compte, sélectionnez Exchange 2010-2013
Décochez la case Param. auto-découverte.
Dans Serveur, collez le nom de serveur copié des paramètres de compte d’Outlook
Dans Protocol, saisissez Https
Cliquez OK pour valider

    

 

Un mail automatique sera envoyé de Kleos vers la messagerie Outlook et sera visible dans les Mails envoyés d’Outlook:

    

 

31/01/2018