Rechercher un dossier Archivé

15/01/2018

 

1. Description
Comment rechercher un dossier Archivé dans Kleos

2. Solution
Depuis l’onglet général Dossier, cliquer sur Recherche avancée.
Dans la case Archivé, sélectionner OUI. Kleos sortira la liste des dossiers Archivés uniquement.

 

 

Pour sélectionner les dossier Archivés et les dossiers actifs, sélectionnez TOUS.

 

 

Haut

Comment convertir plusieurs fichiers en un seul PDF

19/02/2018

 

1. Description
Je souhaite convertir plusieurs fichiers en 1 seul PDF.

2. Procédure
À partir de l’onglet général Documents ou depuis l’onglet Documents du dossier:
Sélectionner les documents à convertir > clique droit de la souris > PDF > Enregistrer en PDF ou bouton Plus… > PDF > Enregistrer en PDF

 

 

La fenêtre de création s’ouvre. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les fichiers à convertir en PDF. Cliquez OK pour valider.

 

 

Dans la fenêtre suivante il est possible de modifier le titre du fichier, ajouter une description et voir l’aperçu en cliquant sur la loupe.
Cliquez OK pour valider.

 

 

 

Haut

L’Assembleur PDF

27/03/2018

 

Sommaire

1       Assembleur PDF
1.1         Activer module “Assembleur PDF”
1.2         Creation d’Assembleur PDF
1.3         Modification de l’assembleur PDF
1.3.1      Traitements des documents
1.3.2      Fenêtre de gestion des assembleurs
1.3.3      L’inventaire
1.3.4      Cachet

1.4         Générer l’assembleur PDF
1.4.1      Assembleur PDF en brouillon

INTRODUCTION

L’Assembleur PDF est une nouvelle fonctionnalité pour créer votre dossier de pièces digitale en un instant:

  • Photos, documents Excel et Word, sont assemblés et convertis en format PDF
  • Les pièces sont dotées d’un cachet numéroteur, entièrement personnalisable à votre cabinet.
  • Un inventaire est automatiquement créé.

Tout ceci sera disponible dès la version 6.2. Votre cabinet sera transféré vers cette version entre le 7 et 30 mars.

1     Assembleur PDF

L’objectif de cette fonctionnalité est de créer une collection de documents (pour un dossier de pièces par exemple), vous pouvez :

  • les trier
  • les traiter en appliquant un cachet numéroteur personnalisé
  • de créer un Inventaire de l’ensemble des documents
  • réaliser un ou plusieurs fichier(s) PDF.


Les différents formats de fichiers acceptés pour créer votre conteneur sont les suivants :

  • Doc/Docx
  • Gif
  • Jpeg/jpg
  • Pdf
  • Png
  • Bmp
  • Tiff/tif (y compris les multi pages)
  • Txt
  • Xls/Xlsx (avec PdfCreator version 1.7.3 seulement)


* Ce module est uniquement disponible pour Kleos PRO & Kleos Business

1.1     Activer module “Assembleur PDF”

Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de l’assembleur PDF, vous devez disposer d’une autorisation au module « Gestion de documents avancée » auquel vous pouvez accéder dans Configurations > Bureau> Contrat & autorisations > Gestionnaire de contrats :

 

 

1.2     Création d’Assembleur PDF

Vous pouvez créer un assembleur PDF via Dossier > Documents> Assembleur PDF ou à partir du module Documents > Plus
! Vous devez avoir au moins 1 document sélectionné pour générer l’ensemble PDF.

 

 

 

 

1.3     Modification de l’assembleur PDF

Lorsque vous créez un assembleur ou modifiez un assembleur existant, la fenêtre Assembleur PDF s’affiche :

 

 

1.3.1     Traitement des documents

                    

 

Dans cette fenêtre, vous pouvez :

  • ajouter ou supprimer des documents
  • trier les documents dans le classeur avec les boutons Monter et Descendre
  • afficher l’aperçu du document source dans le volet dédié (droite)
  • également spécifier le premier chiffre à appliquer au premier document du classeur ; tous les autres documents se verront attribuer un chiffre en fonction du premier chiffre spécifié.
  • Dans la colonne « Transmettre en tant que », saisir un nom différent pour le document directement dans la cellule de la grille ; le nom « Transmettre en tant que » sera utilisé pour créer le nom du PDF.


Si le document a déjà été ajouté à un autre classeur, Kleos vous informe  à l’aide d’une icône d’alerte ; lorsque vous déplacer la souris sur l’icône d’alerte, une info-bulle contenant des informations supplémentaires s’affiche.

1.3.2     Fenêtre de gestion des assembleurs

                     

 

Dans cette fenêtre vous pouvez choisir l’option de sortie pour le document, par exemple :

  • Nom de l’assembleur PDF;
  • Dossier concerné si c’est un dossier différent de celui dans lequel vous vous situez ;
  • Répertoire virtuel
  • Vous pouvez choisir de générer un document PDF pour chaque document source de l’assembleur en sélectionnant l’option « Générer un PDF par document ». Si l’option n’est pas sélectionnée, un PDF regroupant tous les documents source sera généré.
  • Taille max : Si une taille maximale est spécifiée, Kleos contrôle la taille des documents et informe l’utilisateur à l’aide d’une icône d’alerte lorsqu’un document dépasse la taille spécifiée. Lorsque l’utilisateur déplace la souris sur l’icône d’alerte, une info-bulle contenant des informations supplémentaires s’affiche : En fonction de la taille de transmission maximale, Kleos peut créer un ou plusieurs documents: Kleos commence à regrouper les documents source dans un document PDF. Un nouveau fichier PDF est créé lorsque la taille de transmission maximale est atteinte.

1.3.3     L’inventaire

L’Inventaire des pièces représente l’inventaire de l’ensemble des documents de l’assembleur. L’Inventaire peut être généré et intégré en tant que première page du fichier PDF, peut être généré en tant que document séparé ou peut ne pas être généré.

Il est nécessaire de sélectionner un modèle pour produire l’Inventaire des pièces:

 

 

1.3.4     Cachet

Vous pouvez également choisir d’appliquer un cachet numéroteur à l’ensemble des documents de l’assembleur. Deux formats de cachets différents sont disponibles et vous pouvez personnaliser le cachet à l’aide d’un texte dans le haut et/ou dans le bas.
Vous pouvez ainsi sélectionner la position du cachet numéroteur sur le document et choisir si le cachet sera uniquement appliqué à la première page de chaque document ou sur l’ensemble des pages :

                    

 

Attention : chaque page disposant d’un cachet augmentera le poids de celle de 7Ko. Cela aura un impact sur le poids de votre fichier de sortie.

Note : vous ne pouvez pas importer votre propre cachet. Seuls les cachets proposés sont utilisables.

1.4      Générer l’assembleur PDF

Pour créer un assembleur PDF, cliquez sur Générer PDF, tous les documents sont d’abord affichés dans une fenêtre d’aperçu et vous pouvez voir les résultats de l’ensemble.
Si vous voulez changer quelque chose, vous pouvez revenir en arrière (Précédent) pour changer l’assembleur ou finaliser / confirmer les documents en fermant la fenêtre:

 

 

Tous les documents générés sont enregistrés dans l’onglet Documents de chacun de vos dossiers Kleos, accessibles depuis le répertoire que vous aurez choisi.

Afin de vous aider à naviguer facilement dans les documents, des signets sont disponibles pour chaque document et l’inventaire est généré dans votre fichier .PDF :

 

 

1.4.1     L’assembleur PDF en brouillon

Lorsque vous êtes en cours de création d’un assembleur PDF vous pouvez l’enregistrer en brouillon afin de le finaliser ultérieurement.
Les assembleurs en format final & brouillon sont affichés, dans chacun de vos dossiers, depuis le nouveau menu en bas à gauche de votre écran « Liste d’assemblage PDF :
Depuis ce menu, vous pouvez créer un nouveau bordereau, le modifier ou en supprimer :

 

 

 

Haut

Comment signer électroniquement vos fichiers PDF

23/11/2018

 

0.1 Signature électronique & manuscrite des fichiers PDF

Définition : la signature électronique se défini comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache » (art.1316 du code civil)

Kleos 6.4 introduit une nouvelle fonctionnalité majeure : la possibilité pour votre cabinet de signer électroniquement, par certificat, vos fichiers PDF. Signer vos fichiers PDF électroniquement garanti à un tiers que le fichier envoyé est bien l’unique version du document que vous avez produite. Une fois signé, La signature sur fichier dispose d’une valeur d’une valeur légale (contrairement à la signature manuscrite).

La signature utilise le format PADES (PDF Advanced Electronic Signatures) sur l’algorithme SHA256.

ATTENTION : pour bénéficier de cette nouvelle fonctionnalité 2 solutions s’offrent à vous :
1. Acheter un certificat
OU
2. Utiliser le certificat disponible sur votre clé USB RPVA/RPVA.

Sans certificat il n’est pas possible pour vous d’utiliser la signature électronique, seule la signature manuscrite sera utilisable.

NOTE : Si vous décidez d’utiliser la clé de votre clé RPVA/E-barreau alors vérifiez que celle-ci est bien connectée à votre PC avant de signer vos documents.

Pour accéder à cette fonctionnalité rendez-vous dans l’onglet documents de vos dossiers. Un nouveau bouton « Signature » est disponible, celui-ci est bien sur disponible depuis le clic-droit de votre souris. Cette fonctionnalité est accessible uniquement si vous avez déjà sélectionné/cliqué sur le fichier PDF à signer.

ATTENTION : seuls les fichiers au format PDF peuvent être signés ! Si vous souhaitez signer un document WORD Il faudra au préalable le convertir au format PDF PUIS le signer.

Limitations : La fonctionnalité ne supporte pas les PDF avec mot de passe et le format PDF-A.

0.2 Les différents types de signatures

Une fois que vous avez cliqué sur la fonctionnalité vous pouvez choisir parmi 3 types de signatures.

 

 

1. Visible: Certificat obligatoire : Le nom du signataire (propriétaire de la clé USB Ebarreau), la data et l’heure de la signature seront ajouté en tant que signature électronique. En option vous pouvez rajouter l’image de votre signature manuscrite si vous l’avez bien présente en tant que fichier image sur votre bureau Windows.

2. Invisible: Certificat obligatoire : signature électronique de votre fichier. Elle sera invisible à l’œil nu, mais votre fichier sera bien certifié.

3. Image seule (signature manuscrite): Pas besoin d’un certificat – Utilisant une image de votre signature manuscrite (PNG, JPG etc) présente sur votre PC. Ajoutera la signature où vous le souhaitez – plus besoin d’imprimer, signer, scanner, tout se fait en un clic. Le fichier généré ne sera pas certifié car non signé électroniquement par le certificat.

Sur le panneau de prévisualisation à la droite de l’écran vous pouvez dimensionner la taille de la signature électronique, et la positionner où vous le souhaitez. Vous pouvez également modifier les propriétés du futur fichier (Nom du document, répertoire de rangement…)

 

Une fois que vous cliquez sur le bouton « Signer » Kleos affichera alors une fenêtre de sélection de votre certificat pour valider la signature. Sélectionnez bien le certificat RPVA/Ebarreau, puis entrez votre code PIN à 4 chiffres de votre clé RPVA. Une fois effectué le fichier sera signé !

Kleos va alors créer un nouveau fichier PDF, dans le dossier & répertoire souhaité, avec la signature intégrée.

Ce nouveau fichier aura une icône PDF « certifiée » représentée par ce symbole   Cette icone vous indiquera donc que votre fichier est certifié électroniquement.

 

 

 

Haut

Comment importer en masse des répertoires de documents dans Kleos

15/03/2017

 

1. Description
Vous pouvez, depuis votre bureau Windows, importer des répertoires de documents dans Kleos. L’arborescence de répertoires sera conservée dans votre dossier Kleos et tous les documents seront importés.

Limitations :

  • Le poids maximal d’un fichier à importer est de 40Mo,
  • Le poids maximal de tous les fichiers d’une arborescence de répertoires est de 500Mo,
  • Le niveau maximum de sous répertoires est de 10.
  • Le nombre maximum de documents en 1 seul import de répertoires est de 200.
  • Pratiquement tous les formats de fichiers sont acceptés (doc, xls, pdf, img, jpg…).


2. Solution
À partir du dossier souhaité, allez dans Documents.
Dans l’onglet Importer, sélectionnez Import de répertoires.

 

 

Une fenêtre vous demandera de sélectionner le répertoire parent (ou le sous-répertoire) souhaité.

 

Kleos vous affichera une fenêtre récapitulant les répertoires et les documents à importer.
Cochez/décochez les répertoires à recréer dans votre dossier Kleos.
Vous pouvez par exemple choisir de n’importer que les documents dans Kleos sans recréer les niveaux de répertoires.
Vous pouvez aussi choisir de ne pas importer le répertoire parent, pour cela, décochez Importer le répertoire parent.
Choisissez le Répertoire de destination et cliquez sur Importer.

 

En bas de page le poids total (en Mo) des documents & répertoires avant import et aussi le nombre total de documents qui seront importés dans le dossier.

Cliquez Oui pour confirmer.

 

Cliquez OK pour valider.

 

Les nouveaux répertoires sont visibles dans Kleos :

 

 

Haut

La Gestion des Documents et des Emails

28/07/2017

 

Création des Documents et des Emails

Il existe plusieurs façons de créer un nouveau document ou un nouvel email dans Kleos :
1. Depuis le bureau Kleos
Positionnez votre souris du l’icône . Un menu contextuel apparaitra. Dans la liste des choix proposés il suffira de cliquer sur   ou sur  
Sélectionnez depuis la liste le modèle de document à créer. Il ne vous reste plus qu’à renseigner le dossier de rangement dans le champ « dossier », puis cliquez sur « Ok » pour créer et enregistrer votre nouveau document.

 

2. Depuis un dossier
Vous pouvez également créer un nouveau document ou un nouvel email depuis vos dossiers dans Kleos, pour cela, depuis l’onglet , cliquez sur le bouton  puis sur  ou .
Pour cette dernière situation, vous avez deux boutons, le premier que nous venons d’évoquer qui vous permet d’envoyer un mail sans forcément y joindre de pièce et un bouton   qui lui vous permet de sélectionner plusieurs pièces avant de cliquer sur celui-ci.
La fenêtre de choix de modèle de document à créer s’ouvrira alors. Il ne vous restera qu’à choisir le modèle souhaité.

 

Cliquez sur « Ok » pour créer et enregistrer ce nouveau document.
Dans le cas de l’envoi de mail, vous pouvez choisir le destinataire à l’aide des boutons A, CC ou CCI en utilisant les flèches (possibilité d’indiquer manuellement le nom et l’adresse email) ainsi que des pièces en utilisant le .

IMPORTATION DES DOCUMENTS ET DES EMAILS

Vous avez deux possibilités pour intégrer tous types de document dans Kleos, que ce soit un document Microsoft Office, du PDF, des images ou des mails.

1. Le “drag and drop” (glisser déposer)
Un document provenant de l’Explorateur Windows (votre disque local, un disque réseau, une clef USB…) ou un email de votre Outlook peuvent être intégrés dans Kleos par glisser/déposer.

Sélectionner un mail avec le bouton gauche de la souris et maintenir ce dernier enfoncé. Descendre le pointeur de souris dans la barre des tâches Windows et se positionner un instant sur KLEOS, ce qui le fait réapparaitre. Relâchez le bouton de la souris une fois au-dessus du dossier.

La fenêtre d’intégration de document s’ouvre :

 

Vous avez la possibilité d’indiquer un nom, une description pour ce document, et le dossier dans lequel il doit être stocké (si non renseigné) puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Vous pouvez également réaliser cette manipulation avec plusieurs éléments. Vous aurez alors la fenêtre « Gestion des imports » avec les fonctionnalités suivantes :

  • Sélectionner dossier/répertoire : permet d’indiquer dans quel dossier et quel répertoire vont les documents sélectionnés préalablement
  • Importer en masse : Importe en masse les documents en fonction des informations indiquées
  • Importer : La fenêtre d’intégration de chaque document s’ouvre tour à tour

     

 

1. Le bouton « importer »
Un bouton d’importation est accessible avec 3 possibilités :

 

1.  Import de document : pour importer un seul document en le récupérant sur le poste via le bouton 
2.  Import de répertoire : pour importer tout un répertoire et le greffer dans l’arborescence du dossier
3. Import de mail : Avant tout, Kleos liste les emails présents sur le serveur de messagerie pour qu’ensuite vous puissiez choisir ce que vous souhaitez importer dans le dossier.

3. L’importation automatique
Vous pouvez créer un répertoire d’import automatique. L’ensemble des documents que vous allez y enregistrer ou déposer (vous-même, un autre utilisateur ou votre scanner…) va automatiquement déclencher le message d’import de Kleos.

 

 

Note :
Pour définir le répertoire automatique, cliquez sur  puis  et enfin . Dans l’onglet cochez  et indiquer le chemin du répertoire que Kleos doit scruter, en cliquant sur le bouton 

VISUALISATION DES DOCUMENTS

Lorsque vous souhaitez uniquement consulter un document, sans objectif de modification, vous avez deux possibilités.
La première solution est le bouton  (présent aussi dans le clic droit). Votre document s’ouvrira alors en lecture seule sans lien avec Kleos.
La seconde possibilité est le volet de prévisualisation situé à droite de l’écran. Ce dernier apparaît  grâce au bouton 

À SUIVRE
Kleos permet d’envoyer des documents à corriger/relire entre utilisateurs d’un même cabinet au travers de la fonctionnalité
Depuis un dossier, sélectionnez le document souhaité dans la liste et cliquez sur  
Dans la fenêtre qui s’ouvre intitulée , dans la partie  cliquez sur le bouton .
Vous aurez alors la possibilité de choisir la priorité à affecter au document (révision), la personne qui va le recevoir et le traiter et d’affecter un commentaire dans « Note ».


Ce document est donc accessible depuis le bureau de Kleos, via la fenêtre « A suivre » chez la personne ayant transmis le document ainsi que chez la personne l’ayant reçu.

 

Pour répondre après traitement du document, cliquez sur « A suivre » pour rouvrir la fenêtre de transfert. Les actions à effectuer sont :

1. 

2.  afin de réaliser un nouvel envoi.

Une fois l’ensemble des actions réalisé et afin de retirer le document de ce parapheur électronique, il suffit alors de sélectionner le document en question et de .

LES PETITS PLUS

Conversion PDF
Cette fonctionnalité vous permet de convertir le document Word en PDF et également de d’enregistrer plusieurs documents Word en un seul document PDF. Pour cela, une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton (clic droit).

L’étape suivante vous sera proposée, elle permet de définir l’ordre dans lequel les documents pré sélectionnés s’afficheront dans le PDF.

Les boutons en bas à gauche  permettent de définir l’ordre voulu des documents. Cliquez sur « Ok » une fois que la sélection est finalisée.

Il ne vous restera plus qu’à enregistrer le document PDF nouvellement créé au travers de la page de sauvegarde qui apparaitra.

 

 

Dupliquer un document
Il est possible dans Kleos de dupliquer un document afin d’en créer une copie pour le dossier dans lequel vous travaillez ou pour un autre.
Pour effectuer cette manipulation, faites un clic droit sur le document que vous souhaitez dupliquer et cliquez sur . La fenêtre des propriétés du duplicata apparait. Vous pouvez ainsi le nommer, le classer et modifier le dossier de destination si nécessaire.

Propriétés d’un document 
L’accès aux propriétés permet de renommer ou de reclasser le document en question. Pour cela, sélectionner le document, allez dans  puis .

Copier vers/Transférer vers
Les deux fonctionnalités suivantes ont pour but de déplacer des documents.  déplace localement sous forme de copies. Quant à lui  permet de déplacer un document d’un dossier à un autre.

La lecture seule des factures
Après fusion d’une facture et enregistrement de cette dernière, le document Word se verrouille en lecture seule. Il est possible de retirer temporairement cette restriction. Pour cela, ouvrez les  du document Facture et dans la partie   , décochez .
Valider et double-cliquez sur le document pour l’ouvrir.

ATTENTION: ne modifiez pas les montants du document. Ils resteront inchangés dans Kleos.

Recherche de documents
Il est possible dans la thématique DOCUMENTS (hors dossier) d’effectuer une  afin d’utiliser une  différents critères.

 

 

 

Haut

Comment Imprimer des documents en masse

15/03/2017

 

1. Description
Imprimer des documents en masse.
Attention : La limite est de 200 docs. Il est toutefois possible de faire la demande pour monter jusqu’à 400 docs, par base.

2. Résolution
A partir de l’onglet Documents du Dossier ou Facturation de Kleos s’il s’agit de documents de facturation, faites Ctrl +A sur le clavier afin de sélectionner tout ou sélectionnez seulement le nombre de documents souhaité.
Sélectionnez l’onglet Plus…

 

 

ou faites un clic-droit avec la souris et cliquez sur Imprimer.

 

 

Cliquez OK pour confirmer :

 

 

Attention : Il faut que les documents soient générés au préalable.

 

 

Haut

L’option de création de répertoires de documents dans le dossier n’est pas visible

17/08/2018

 

1. Description
Je souhaite créer des répertoires de documents mais l’option n’est pas visible.

 

2. Solution

 Allez dans Configuration > Généralités > Configuration Générale
Sélectionnez Paramètres Généraux et ensuite l’onglet Documents.
Cochez la case Activer gestion des répertoires pour les dossiers.

 

 

Effacez le cache et redémarrez Kleos Kleos.
L’option de création Répertoires de documents est maintenant visible.

 

 

 

Haut

Kleos Guide d’utilisation – Documents (1)

15/03/2017

 

Documents
Créer un nouveau document

Dans la barre de menu, vous pouvez cliquez directement sur le bouton “Documents” et, à partir du moment où vous déplacez votre curseur sur ce bouton, choisissez l’option “Nouveau Document”:

La fenêtre de dialogue “Création document” s’ouvre.

 


Modèle

  • Langue: ce champ filtre la liste des modèles affichés.
  • Lieu: le répertoire virtuel dans lequel le modèle que vous souhaitez utiliser est stocké.
  • En-tête: l’en-tête définit la mise en page d’un document telle que le format et la couleur de la police standard, le format d’une page, etc. Sélectionnez un en-tête pour le document.
  • Modèle: un modèle est un document préformaté dont le contenu est déjà largement défini. Après avoir sélectionné la langue et le lieu, une liste des modèles qui répondent à ces deux critères sera affichée. Sélectionnez un modèle en cliquant dessus.
  • Titre: affiche par défaut le nom du dernier modèle que vous avez sélectionné mais vous êtes libre de modifier ce titre. Les titres des documents peuvent être automatiquement générés par Kleos.
  • Description: introduisez une description pour le nouveau document.
  • Dossier: introduisez le numéro de référence ou le nom partiel ou complet du dossier pour afficher et sélectionner le dossier correspondant.

 

Options

 

 

 

  • Répertoire virtuel: sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez sauvegarder le document dans la liste déroulante.
  • Classification: cliquez sur Ajouter pour ouvrir l’écran Catégorie de dossier et sélectionner une catégorie.
  • Type de documents: spécifiez le type de document: entrant, sortant ou interne.
  • Statut d’avancement: sélectionnez le statut d’avancement du document: Brouillon, En attente d’approbation, Approuvé, Définitif.
  • Base de connaissances: cochez la case si vous souhaitez que le document fasse partie de la base de connaissances de votre bureau.

 

Remarque:
Les données avancées ne doivent pas nécessairement être complétées à ce stade. Lorsque vous sauvegardez un document le système vous demandera automatiquement de compléter ces données.

Après avoir cliqué sur OK, le système créera un document MS Word basé sur le modèle sélectionné et compilera toutes les données variables se rapportant au dossier, aux identités et au Bureau. Dans certains cas, le système vous demandera de fournir des données complémentaires pour compléter l’opération de compilation. Une fois le document créé, il sera ouvert sur votre poste de travail et vous pourrez l’éditer.

Lorsque vous sauvegarderez ce document, l’écran Document à sauvegarder sera ouvert. Dès que vous fermez le document Word, l’écran Document s’ouvre. Ici vous pouvez éditer et compléter le document.

 

 

Importer des documents externes dans KLEOS

Vous pouvez importer toutes sortes de documents de votre ordinateur à Kleos. La taille de fichier maximum est de 25 MB. Pour ne pas limiter la capacité de stockage inutilement, Kleos vous demande de d’abord de confirmer avant qu’un document de plus de 10 MB ne soit importé.

Importer un document dans un dossier avec la méthode Glisser – Déposer

Vous pouvez importer un ou plusieurs documents directement dans Kleos avec la méthode glisser-déposer. Vous pouvez importer les documents par le module Documents, mais aussi directement dans le dossier. Pour importer un document directement dans un dossier:

  • Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez importer le document. Il n’est pas nécessaire de passer l’onglet Documents.
  • Sélectionnez le document dans la recherche et glisser avec le bouton gauche de la souris appuyez, jusqu’à l’écran de Kleos. Ne lâchez pas le bouton gauche de la souris tant que vous ne vous trouvez pas dans l’écran de Kleos (et non pas sur l’icône Kleos dans la barre des tâches de Windows).
  • L’écran Import fichier – 1 de 1 est ouvert:

 

 

  • Le titre et le dossier sont automatiquement complétés.
  • Pour afficher un aperçu du document, cliquez droit dans l’écran sur Afficher l’aperçu.
  • Complétez les autres données si nécessaire et cliquez ensuite sur OK pour sauvegarder le document sous l’onglet Documents.

Vous pouvez aussi importer plusieurs dossiers en même temps. Vous procédez comme décrit ci-haut:

  • Après avoir glissé deux ou plusieurs documents avec le bouton gauche de la souris jusqu’à l’écran Kleos, l’écran Gestion de l’importation apparait.

 

 

  • Remarque: cet écran est utilisé tant pour la gestion des documents que pour la gestion des messages qui sont importés en masse.
  • Les documents qui sont importés sont affichés dans la partie supérieure de l’écran.
  • Chaque ligne document est précédée d’une case à cocher. Décochez la case des documents que vous ne souhaitez pas importer dans le dossier.
  • Après avoir sélectionné tous les documents qui doivent être importés, appuyez sur Importer ou Importer en masse pour les importer définitivement dans le dossier.

o Utilisez Importer pour importer les documents un par un. Par document, un écran d’importation sera ouvert dans lequel vous pouvez définir des données supplémentaires.

o Utilisez Importer en masse pour importer simultanément tous les documents. Une barre d’avancement vous permet de suivre l’avancement de l’importation.

Pour importer un document dans un autre dossier que le dossier dans lequel vous vous trouvez, vous devez d’abord sélectionner le document et ensuite cliquer sur Changer de dossier.

 

 

  • Cochez la case Appliquer sur tous pour attribuer le numéro de dossier à tous les documents sélectionnés. Ceci fonctionne seulement si vous avez sélectionné tous les documents avec la souris dans le gestionnaire d’import. Une coche Seulement devant les documents ne suffit pas. Cette coche indique seulement que le document est prêt pour être importé.
  • Une fois que les documents ont été importés ils disparaissent de la liste des documents à importer. Cliquez sur Fermer pour fermer l’écran et retourner vers le dossier.
  • Vous retrouverez les documents importés sous l’onglet Documents du dossier et dans le module Documents.

Vous pouvez également glisser un ou plusieurs documents vers le module Documents.

  • Avec un seul document l’écran Import fichier – 1 de 1 s’ouvre immédiatement. Vous devez remplir le dossier.
  • Avec plusieurs documents, l’écran Gestionnaire d’import s’ouvre. Si vous choisissez d’importer en masse, vous devez d’abord indiquer par document quel dossier doit être ajouté et sauvegardé dans quel dossier:

cochez Appliquer sur tous si tous les dossiers doivent être liés/ sauvegardés dans ce dossier.

 

Importer un document dans un dossier avec le bouton Importer document

Avec cette méthode vous pouvez importer dans le module Documents, l’onglet Documents du dossier et dans le menu de contexte du document. Ci-dessous est décrit comment importer un document du module Documents et du menu de contexte du document. Si vous choisissez la méthode dans le module Dossiers (onglet Documents), le champ Dossier dans l’écran ci-dessous sera déjà rempli.

  • Après avoir cliqué sur Importer un document, l’écran Document s’ouvre.

 

 

  • Sélectionnez le document à charger.
  • Définissez les propriétés du document et cliquez sur OK.
  • Le document est automatiquement chargé et ajouté au dossier.

 

Importer des documents automatiquement d’un dossier sélectionné de votre poste de travail

Dans la Configuration générale, vous pouvez ajuster dans Préférences afin que Kleos importe automatiquement des documents du dossier sélectionné de votre poste de travail, après que vous avez mis ces documents dans ce dossier (démarrer l’automatisme d’importer les documents du dossier). Si vous reprenez une partie de la référence du dossier dans le nom du fichier qui doit être importé, Kleos propose automatiquement un dossier sur la base de la reconnaissance du nom du fichier.

Exemple: le dossier que vous voulez lier avec le document qui doit être importé, a le chiffre ‘14’ dans sa référence du dossier. Si le chiffre ‘14’ est une partie de référence du dossier, le dossier pertinente sera proposé dans le champ Dossier. Si plusieurs dossiers ont le chiffre ‘14’ comme partie de référence du dossier, le menu déroulant du champ Dossier sera rempli avec les dossiers pertinents et vous pourrez choisir le dossier qui vous convient:
Remarque: la partie de référence du dossier est automatiquement supprimé par Kleos si le document est importé.

 

 

Haut

 Kleos Guide d’utilisation – Documents (2)

15/03/2017

 

Sauvegarder des documents KLEOS existants en format PDF

Pour convertir seulement un document en format PDF:

  •  Sélectionnez le document générique dans la liste des Documents et cliquez sur Plus, PDF, Créer PDF

   

 

  • Le système appellera le logiciel PDFCreator et lancera la conversion. Une fois la conversion terminée, le fichier PDF sera ajouté à la liste des Documents et ouvert à l’aide du lecteur PDF local:

 

 

Quand vous modifiez le document Word et qu’ensuite vous vous reconnectez à Kleos, Kleos vous posera la question suivante:

 

 

Si vous choisissez YES vous créez un nouveau document PDF qui remplace l’ancien document. Si vous choisissez NO, l’icône PDF change de  en  pour vous signaler que le document PDF n’est plus actuel. Vous pouvez plus tard actualiser le document PDF en recliquant sur le bouton Créer PDF.

Pour créer un PDF de plusieurs documents:

  • s’ouvre: Création PDF . L’écran Créer PDFSélectionnez les documents dans la liste des documents et cliquez sur 

     

 

  • La liste des documents sélectionnés est affichée.
  • Décochez la case des documents que vous ne souhaitez pas inclure dans le PDF.
  • L’ordre dans lequel les documents sont repris dans la liste correspond à celui dans lequel les documents apparaîtront dans le PDF. Pour modifier l’ordre:

o Cliquez sur le document pour le sélectionner et appuyez ensuite sur le bouton Monter ou Descendre.

  • Après avoir défini les documents qui doivent être repris et leur ordre d’apparition, cliquez sur OK pour générer le PDF.
  • Le document PDF est affiché comme un document original dans la liste des documents.

     

 

Propriétés de documents

Chaque fois que vous créez un document, la fenêtre “Document” s’ouvrira et vous pourrez insérer un titre, une description, indiquer de quel dossier ce document fait partie, dans quel répertoire virtuel de KLEOS il doit être sauvegardé, etc.

Vous pouvez également afficher à tout moment les propriétés d’un document en cliquant sur le bouton “Propriétés” dans la barre des tâches:

L’écran avec les propriétés du document s’ouvre:

 

Certaines propriétés du document ont déjà été définies lors de la création du document. D’autres peuvent être définies ici.

Un document peut avoir les propriétés suivantes:

  • Titre – Titre du document (obligatoire).
  • Description – Brève description du document.
  • Dossier – Le dossier auquel le document se rapporte (obligatoire).
  • Répertoire – Le répertoire virtuel dans lequel le document est stocké.
  • Classification – Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la liste des catégories et sélectionnez une ou plusieurs catégories.
  • Type de document – Spécifiez le type de document: interne, sortant ou entrant.
  • Langue – A choisir parmi les langues soutenues par Kleos.
  • Indicateur d’avancement – Statut d’avancement du document: brouillon, en attente d’approbation, approuvé, définitif.
  • Base de connaissances – Cochez la case si vous souhaitez que le document fasse partie de la Base de connaissances du Bureau.
  • Action suivante – Cochez les cases correspondantes si vous permettez un contrôle de la version. La ligne apparaît seulement quand vous avez permis le contrôle dans le module Configuration dans les paramètres généraux (alors pour tous les documents).
  • Lecture seule – Cochez la case si vous ne souhaitez pas que le document puisse être modifié.

 

Transfert

Vous pouvez utiliser le transfert de deux manières:

  • Au moment de sauvegarder une lettre.
  • En cliquant sur le bouton “Transfert ” dans la barre des tâches Documents.

Au moment de sauvegarder une lettre, vous pouvez transmettre cette lettre à un autre utilisateur dans la fenêtre de dialogue “Document”.

  • Pour ce faire, vous cliquez sur le bouton “Nouveau” dans la section “Transfert”:

La section “Suivi” s’ouvre:

 

 

Les données de transfert suivantes peuvent être définies:

  • Action – L’action dont le document fera l’objet, telle que Rédiger document, Lire document, etc. Les types d’actions proposés varient en fonction du type de document utilisé.
  • Transmis à – Le membre du bureau qui doit traiter le document.
  • Priorité – La priorité avec laquelle le document doit être traité: Basse, Normale, Haute.
  • Statut – Le statut de l’action transmise: ouvert, clôturé, annulé.
  • Note – Pour l’insertion des Remarques supplémentaires.
  • Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de dialogue.

 

 

Haut

Kleos Guide d’utilisation – Documents (3)

15/03/2017

 

Nouvel e-mail

Vous pouvez créer un e-mail en cliquant sur Nouvel e-mail dans l’onglet Documents d’un dossier

 

 

ou en cliquant sur Nouvel e-mail dans le menu de contexte.

 

 

Après avoir cliqué sur Nouvel e-mail, l’écran Créer e-mail s’ouvre.

     

 

Remarque:
Même lorsque vous répondez à un message ou le transférez, vous devrez sélectionner <pas de modèle> ou un modèle.

  • Vous pouvez à présent créer un message qui n’est basé sur aucun modèle ou basé sur un modèle existant.

o Cliquez sur <pas de modèle> pour créer un message qui n’est pas basé sur un modèle.

o Si vous souhaitez utiliser un modèle, vous devrez d’abord sélectionner la langue et le répertoire dans lequel le modèle est stocké et le sélectionner ensuite dans la liste affichée Voir Modèle message pour plus d’informations sur la création de modèles de message. Remarque: Le système retient le dernier modèle que vous avez utilisé et le proposera automatiquement la prochaine fois que vous créerez un message.

o Cliquez sur OK pour confirmer votre choix. L’écran E-mail sera ouvert.

 

Général

Toutes les données générales sont regroupées sous cet onglet.

     

 

  • Dossier: le dossier auquel le message se rapporte. Si le message est créé à partir d’un dossier ce champ sera déjà complété.
  • De: compte de messagerie à partir duquel le message est envoyé. Si vous travaillez avec plusieurs de comptes de messagerie, vous pouvez éventuellement sélectionner un autre compte.
  • A: destinataire de votre message.
  • Cc: destinataire d’une Copie conforme de votre message.
  • Cci: destinataire d’une Copie conforme de votre message, sans qu’il ne soit visible pour les autres destinataires.
  • Priorité: normale, Basse, ou Haute. Si le message a une haute priorité, un point d’exclamation rouge sera affiché. En priorité Basse, une flèche bleue sera affichée.
  • Sensibilité: normal, personnel, privé, confidentiel

o Si vous choisissez Normal, aucun niveau de sensibilité ne sera attribué au message et aucun texte ne sera affiché dans la barre d’info.

o Si vous choisissez Privé, le destinataire verra le texte Veuillez traiter ceci comme privé dans la barre d’info.

o Si vous choisissez Personnel, le destinataire verra le texte Veuillez traiter ceci comme personnel dans la barre d’info.

o Si vous choisissez Confidentiel, le destinataire verra le texte Veuillez traiter ceci comme confidentiel dans la barre d’info.

  • Recevoir une copie en Cci: cochez cette case si vous souhaitez recevoir une copie du message que vous envoyez.
  • Notification de lecture: cochez la case si vous voulez recevoir une notification de lecture.
  • Notification de livraison: cochez la case si vous voulez recevoir une notification d’e-mail reçu.
  • Objet: description concise du message. Si vous créer un e-mail qui est basé sur un modèle d’e-mail où le sujet a déjà été décidé, alors la référence du dossier, nom du dossier et description seront déjà remplis.
  • Annexes: annexe(s) qui a/ont été ajoutée(s) au message. Cliquez sur  pour ajouter une annexe.

o Joindre fichier du disque local pour ajouter une pièce jointe qui est stockée sur votre poste de travail

o Joindre fichier de Kleos pour ajouter une annexe qui est stockée dans Kleos.

o Joindre fichier de dossier pour ajouter une pièce de jointe de la liste des documents du dossier. Ceci est seulement possible si vous envoyez un e-mail à partir d’un dossier.                                       

 

  • Une fois l’annexe ajoutée, vous pouvez consulter son contenu en la sélectionnant et en cliquant sur Voir l’annexe. Sélectionnez l’annexe et cliquez sur Effacer pour l’effacer.
  • Corps Vous pouvez introduire du texte dans le corps du message en utilisant un simple éditeur de texte.

 

Nouveau mémo

Les mémos sont des notes génériques qui sont uniquement destinées à un usage interne.

  • Vous pouvez créer un mémo en cliquant sur Nouveau mémo dans l’onglet Documents d’un dossier  

 

 

  • ou sur Nouveau mémo dans le menu contextuel.

 

 

Après avoir cliqué sur Nouveau mémo, l’écran Mémo s’ouvrira et vous pourrez introduire toutes les données de mémo pertinentes:

 

 

Vous pouvez compléter les paramètres suivants dans cet écran:

  • Titre – Brève description du mémo.
  • Dossier – Dossier auquel se rapporte le mémo. Si le mémo est créé à partir du module Gestion de dossiers, ce champ sera déjà complété. Cliquez sur pour accéder directement au dossier et en consulter toutes les données.
  • Mémo proprement dit – vous pouvez introduire du texte au moyen d’un simple traitement de texte.

Après avoir complété toutes les données requises, vous pouvez sauvegarder le mémo en cliquant sur OK.

 

Nouvelle note téléphonique

Une note téléphonique est un document dans lequel vous pouvez sauvegarder toutes les données utiles d’un entretien téléphonique de manière structurée. Vous pouvez créer une note téléphonique en cliquant sur Nouvelle note téléphonique dans l’onglet Documents d’un dossier

 

 

ou sur Nouvelle note téléphonique dans le menu contextuel.

 

 

Après avoir cliqué sur le bouton Nouvelle note téléphonique, l’écran Note téléphonique s’ouvrira et vous pourrez introduire toutes les données utiles concernant l’entretien téléphonique.

 

 

Vous pouvez compléter les paramètres suivants:

  • Titre – Brève description de l’entretien téléphonique.
  • Dossier – Dossier auquel se rapporte le mémo téléphonique. Si le mémo téléphonique est créé à partir du module Gestion de dossiers, ce champ sera déjà complété. Cliquez sur    pour accéder directement au dossier et en consulter toutes les données.
  • Participants – Vous pouvez ajouter les membres du cabinet qui ont participé à l’entretien téléphonique en cliquant sur Ajouter. Vous pouvez ajouter d’autres participants en cliquant sur Autres. Pour supprimer des participants, vous cliquez sur Supprimer.
  • Mémo proprement dit – Vous pouvez introduire du texte au moyen d’un simple traitement de texte.

Après avoir complété toutes les données requises, vous pouvez sauvegarder le mémo téléphonique en cliquant sur OK.

 

 

Haut

Kleos Guide d’utilisation – Documents (4)

15/03/2017

 

Rechercher des documents, des e-mails, des notes téléphoniques

Vous pouvez rechercher des documents, des e-mails, des mémos, etc. par la barre de menu en cliquant sur le bouton “Documents”.

 

 

Un écran de recherche s’ouvre dans lequel vous pouvez saisir différents critères de recherche:

 

 

  • Type: un ou plusieurs types de documents peuvent être cochés.
  • Statut: il y a trois types différents de statuts:

o Statut verrouillage: vous pouvez limiter votre recherche aux Documents ouverts ou sauvegardés ou étendre la recherche à tous les documents.

o Indicateur d’avancement: les valeurs suivantes sont possibles: Projet, Pour approbation, Approuvé, Définitif.

o Statut de l’envoi: vous pouvez limiter votre recherche aux e-mails envoyés ou non envoyés.

  • Général

o Recherche plein texte

o Titre/Sujet: tout ou partie du titre d’un Document générique ou le sujet d’un e-mail

o Description: description complète ou partielle du document

o Dossier: le dossier auquel se rapporte le document

o Créé par: le membre du cabinet qui a créé le document

o Modifié du – au: la période au cours de laquelle le document a été modifié

o Répertoire: un ou tous les répertoires virtuels existants

o Banque de connaissances: documents qui ont été ajoutés à la banque de connaissances de votre cabinet

  • Transfer: Vous pouvez rechercher des documents sur la base d’un critère de transfert spécifique.
  • Divers

o E-mail envoyé par: les e-mails qui ont été envoyés par le membre du cabinet sélectionné

o Adresse d’envoi: les e-mails envoyés à partir de l’adresse sélectionnée

o Participants appel téléphonique: les notes téléphoniques dans lasquelles le membre du cabinet sélectionné est mentionné comme participant.

Les documents qui répondent à tous les critères de recherche sélectionnés sont affichés dans la Liste des documents.

 

 

Haut

Problème de création de document: le modèle importé n’est pas visible

1. Description
L’utilisateur a créé ou importé un modèle de document (ex : Certificat de travail) mais lorsqu’il veut créer le document, le modèle n’apparait pas dans la fenêtre de création document (voir image ci-dessous).

 

 

2. Solution
Aller dans Configuration > Documents > Modèles de documents et sélectionner le modèle en question > bouton Plus… > Propriétés.

 

 

Dans Catégorie vérifier que l’option Standard soit bien cochée. Sinon le modèle ne sera pas disponible lorsque le client souhaite créer un document. 

 

 

 

17/05/2018

 

Haut

Le document Word reste en barre des tâches après une fusion

1. Description

  • Après une fusion dans un dossier le document Word reste en barre des tâches.
  • Fusion d’un document dans un dossier ou ouverture par un double clic d’un document dans un dossier.
  • Le document n’apparait pas en premier plan, il reste dans la barre des tâches.
  • Lors de l’ouverture d’un document dans les DOCUMENTS des dossiers le document reste en barre des tâches.
  • Juste après une fusion d’un document Word dans un dossier, vous n’avez pas accès à la barre d’outils de Word en haut de votre document. 

Contexte Software / Hardware:
Cela concerne tout matériel confondu et toutes les versions Windows / Office

2. Solution

Windows 7:

Dans l’explorateur Windows, cliquez sur le menu Organiser > Options des Dossiers.

 

 

Onglet Affichage.
Décochez l’option : Masquer les extensions de fichier dont le type est connu.

    

 

03/07/2017

 

 

Haut